Gestion du temps : 6 principes, 11 conseils et 6 outils pour progresser en 2021

Gatien Guemas – 22/10/2021

“Que celui d’entre vous qui n’a jamais procrastiné lui jette la première pierre ! ” Jean, chapitre 8, versé 7 de la Bible.

Honnêtement, nous ne sommes pas totalement sûrs de cette citation mais ce dont nous sommes certains c’est que le domaine de la gestion du temps est trop souvent sous-estimé au sein des entreprises et des organisations.

Chez Tool Advisor, on essaye de faire beaucoup avec peu. Une bonne gestion du temps est donc au cœur de notre ADN et comme nous pensons bien maîtriser le sujet, nous vous avons préparé un guide complet pour progresser dans la gestion de votre emploi du temps et de votre productivité.

On se concentre sur du concret et des astuces actionnables dès la fin de cet article. Nul besoin de formation sur la gestion du temps ou de coaching, on vous parlera des grands principes de la gestion du temps, on vous donnera nos conseils et, pour changer, on vous conseillera quelques outils.

Prêt ? C’est parti !

Pourquoi mieux gérer son temps ?

Avant de parler du “comment” et du “avec quels outils”, vous devez vous demander pourquoi il est important d’améliorer votre gestion du temps. Derrière le terme gestion du temps, on pense souvent à l’augmentation de la productivité, mais à quoi cela va vous servir d’être plus productif ?

Vous serez moins stressé

Une meilleure gestion du temps fera baisser votre stress et améliorera votre bien-être au travail. Vous appréhenderez mieux les délais (OK on a failli mettre “deadline”), vous gagnerez en sérénité dans votre organisation quotidienne et vous serez plus épanoui.

Savoir gérer son temps, c’est aussi savoir poser un cadre qui vous permettra d’être la meilleure version de vous-même. OK, ça fait un peu développement personnel tout ça mais un salarié moins stressé est un salarié qui restera plus longtemps (dans l’entreprise, pas jusqu’à 22h) et sera plus efficace.

Vous dégagerez du temps pour des choses importantes

Gagner en productivité pour travailler plus est une hérésie. L’intérêt de mieux gérer son temps est d’allouer le temps gagné au bien-être de vos équipes, à des tâches plus stratégiques ou à vos loisirs. On observe doucement (très doucement) un recul du phénomène de présentéisme en entreprise, action qui consiste à rester jusqu’à une heure précise même si les missions du jour sont réalisées.

Un bon moyen de se motiver pour améliorer sa gestion du temps est de se demander ce que vous allez faire avec ces heures gagnées : 

  • Partir plus tôt du boulot ; 
  • Accorder plus de temps à vos proches ; 
  • Faire du sport ou une activité qui vous fait du bien ;
  • Se former ;
  • Travailler sur d’autres projets ; 
  • Travailler plus (cela peut aussi être une bonne raison).

Vous serez plus efficace

Ça paraît évident mais mieux gérer votre temps fera de vous un meilleur professionnel. Vous atteindrez plus facilement vos objectifs et vous progresserez plus vite. Vous apporterez de la sérénité à vos collègues ou vos équipes.

Si nous avons commencé par parler de bien-être et de temps supplémentaire dans cette partie, une bonne gestion du temps est aussi synonyme de meilleurs résultats et donc, in fine, d’une augmentation du chiffre d’affaires.

6 lois fondamentales sur la gestion du temps

Un peu de littérature avant de vous parler des 11 astuces pour mieux gérer votre temps. Quand on parle de gestion du temps et des priorités, il existe des lois, plus ou moins connues, qui illustrent la manière dont nous perdons du temps chaque jour.

Pour rendre à César ce qui appartient à César, on a décidé de vous ajouter petit portrait de chacun des “auteurs” de ces découvertes.

La loi de Pareto : 20% de votre travail produit 80% des résultats

Loi de Pareto - Gestion du temps

Vilfredo Pareto est le meilleur ami de l’auteur de cet article. Le temps est la ressource la plus précieuse pour les entrepreneurs, les managers, les salariés, pour tout-le-monde. Bien souvent, nous passons du temps sur des tâches qui ne produiront aucun résultat, pour se donner bonne conscience ou par manque de recul sur nos priorités.

La loi de Pareto permet d’arbitrer arbitrairement et de découper vos tâches en deux grandes parties : 

  • Les tâches qui produisent 80% des résultats et prennent 20% de votre temps ;
  • Les tâches qui produisent 20% des résultats mais prennent 80% de votre temps.

S’il y a une loi sur la gestion du temps à retenir c’est celle-ci. Elle vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

La loi de Carlson : le temps perdu par une interruption est supérieur au temps de l’interruption

Sune Carlson - Gestion du temps

Interrompre ou être interrompu est une très mauvaise idée si vous souhaitez garder votre productivité.

Selon Sune Carlson, le cerveau a besoin de 3 minutes pour se reconcentrer sur sa tâche après une interruption, imaginez les conséquences sur votre gestion du temps et de votre productivité si vous êtes interrompu toutes les 15 minutes.

Éviter d’être interrompu est au cœur des astuces que nous vous livrons dans la partie suivante. Il s’agit, avec la loi de Pareto, du premier axe à creuser pour améliorer sa gestion du temps de travail.

La loi de Parkinson : le travail s’étale de façon à occuper tout l’espace disponible

Loi de Parkinson - Gestion du temps

Plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche vous prendra de temps à réaliser. Par exemple, vous avez un article à écrire sur “la gestion du temps” (tiens, tiens), si je me fixe 24h pour l’écrire, je risque de mettre plus de temps que si je me fixe une demi-journée.

Comme toutes les lois fondamentales de gestion du temps que nous allons évoquer dans cette partie, il faut savoir prendre du recul. Si une tâche vous prend 2 semaines à réaliser, il n’est pas raisonnable de vous donner un délai de deux jours.

Cependant, on aime bien la loi de Parkinson car elle encourage à bien évaluer le temps nécessaire pour effectuer une tâche et à fixer une deadline (OK cette fois, on a osé).

La loi d’Illich : votre productivité décroît au-delà d’un certain seuil

Loi d'Illich - Gestion du temps

Plus la durée de travail est longue, moins vous serez productif. Voilà le sens la loi d’Illich. Si vous travaillez 10h sur une journée, vous serez moins productif la dernière heure.

Cela paraît évident mais la loi d’Illich permet de souligner l’importance des pauses pour améliorer votre gestion du temps. Au bout d’un certain temps, vous êtes moins productif. Faites une pause pour retrouver votre productivité initiale.

En résumé : vous serez plus productif et efficace si vous travaillez 8h par jour avec 5 minutes de pause chaque heure que si vous travaillez 8h par jour avec une seule pause de 30 minutes. On exagère mais vous avez compris le principe.

La loi de Taylor : apprenez à vous connaître pour organiser votre temps.

La loi de Taylor met en avant l’impact de l’organisation sur notre productivité. En fonction de la manière dont vous êtes organisé, vous serez plus ou moins productif.

Vous devez donc analyser les moments de la journée où vous êtes le plus productif pour allouer ce temps à des tâches qui nécessitent plus de concentration. Cela peut-être tôt le matin, en fin de matinée ou tard le soir, peu importe, votre organisation doit suivre votre rythme. OK, on précise tout de même, vous n’êtes pas tout seul, prenez en compte les contraintes de vos collègues).

La loi de Murphy : prévoir l’imprévisible

Loi de Murphy - Gestion du temps

Honnêtement, on n’est pas très fan de la loi de Murphy et de l’utilisation qu’il en est fait. Si on a tous entendu parler (merci Interstellar) de la loi de Murphy et de son adage “tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera mal”, l’intérêt réside surtout dans le fait de comprendre qu’il y a toujours des aléas et qu’il faut savoir les anticiper.

Concrètement, prévoyez l’imprévisible et ajoutez 5 à 10% du temps prévu à une tâche pour correspondre à la réalité car vous ne pourrez jamais anticiper tous les éléments imprévisibles.

11 conseils pour améliorer sa gestion du temps

Entrons dans le cœur du sujet et la raison de votre venue. Quels sont les secrets d’une bonne organisation ? C’est ici et maintenant que ça se passe.

Organisez-vous

Première étape : apprenez à vous organiser. Cela paraît évident mais allez-vous assez loin dans l’organisation ? La réponse est probablement non. Chaque heure de votre journée doit être allouée à une tâche précise en fonction de vos temps productifs forts. Pour cela : 

  • Tenez une to-do quotidienne et hebdomadaire ; 
  • Allouez des temps précis à chacune des tâches que vous allez effectuer ; 
  • Respectez votre agenda : l’urgence de votre collègue est-elle vraiment une urgence ?

Votre agenda doit être rempli de tâche (sous forme de bloc si vous utilisez Google Agenda). N’oubliez pas d’inclure des temps de pauses.

L’idéal est de construire au fur et à mesure une routine avec les tâches qui reviennent quotidiennement ou hebdomadairement. Par exemple, pour l’auteur de cet article :

  • Le lundi matin : reporting et to-do de la semaine ;
  • Le vendredi après-midi : comptabilité et administratif ; 
  • À partir de 19h chaque jour : réponses aux emails ;
  • Le mercredi matin : les réunions (quand il y en a).

Priorisez

On en revient à notre ami Vilfredo Pareto. 20% de nos actions produisent 80% de résultats. Vous devez donc prioriser beaucoup plus que vous ne le faites déjà.

Un bon début pour améliorer votre gestion du temps est d’analyser chaque tâche effectuée la semaine précédente. Quelles tâches impactent vraiment vos résultats ? Pouvez-vous vous en passer ?

Cette réflexion permet par exemple de supprimer les sources de business (canaux d’acquisition, actions) les moins rentables ou de voir que vous passez trop de temps en réunion.

Prioriser ne consiste pas seulement à supprimer les actions qui impactent le moins vos résultats, vous pouvez aussi en décaler certaines dans le temps. Vous pouvez par exemple consacrer seulement 30-45 minutes le vendredi chaque semaine à répondre à des emails qui nécessitent une réponse qui n’est pas urgente.

Vous devez savoir planifier pour bien prioriser. Chaque tâche nouvelle doit être évaluée et triée : 

  • Est-ce qu’il faut vraiment la faire ? Si non, supprimez-la. Si oui placez là dans votre agenda.
  • Cette tâche prend-elle moins de deux minutes ? Si oui, effectuez-la tout de suite. Si non, planifiez-la.

Vous devez être maître de votre agenda pour rester serein. Si une tâche n’est pas urgente, ne vous pressez pas. Vous pouvez aussi essayer de la déléguer (et non pas vous en débarrasser).

Déléguez

Déléguer une tâche est souvent une action sous-estimée lorsque l’on parle de la gestion du temps. Cela peut-être intéressant de déléguer si : 

  • Vous n’apportez aucune plus-value à la tâche en question ; 
  • Quelqu’un de meilleur que vous le fera mieux et plus rapidement ; 
  • Le ROI est positif.

Par exemple, chez Tool Advisor, certaines analyses de logiciels sont déléguées à des spécialistes qui suivent notre processus rigoureux. Ils sont experts de leur thématique et seront plus efficaces pour analyser des logiciels tout en maintenant la qualité de nos analyses.

Il faut aussi apprendre à bien déléguer. Que vous donniez la tâche à effectuer à un stagiaire, un collègue ou un prestataire, vous devez transmettre toutes les informations pour que la tâche soit bien effectuée.

On ne parle pas forcément de “petites tâches” lorsqu’il s’agit de déléguer. Si vous êtes entrepreneur, vous pouvez déléguer des tâches sur de nombreux aspects en interne ou en externe

  • La création de visuels ou de logos ; 
  • Le SEO ; 
  • Votre comptabilité ; 
  • Votre secrétariat téléphonique ; 
  • La création de contenu ; 
  • Votre communication.

Cette liste n’est pas exhaustive. Une fois que vous avez priorisé les tâches les plus importantes, regardez ce qui mérite d’être délégué dans votre quotidien.

Apprenez à dire non (gentiment)

C’est clairement notre astuce préférée. Vous sous-estimez probablement le pouvoir du non. Un “non” vous permettra de garder plus de temps libre et d’allouer votre temps à des actions importantes.

Nous disons souvent “oui” par défaut, par peur de dire non ou pour aider. Progresser en gestion du temps signifie de dire non plus souvent. Les exemples sont nombreux : 

  • Peux-tu m’aider à “ajouter le nom d’une tâche” ? Non, je n’ai pas le temps.
  • Peux-tu assister à la réunion ? Non, ma présence a peu d’intérêt.

On ne vous demande pas de devenir un entrepreneur ou un salarié qui vit reclus dans l’espace qui lui est alloué dans l’open space. On vous demande d’oser dire non lorsque votre présence n’est pas obligatoire à une réunion ou que vous avez des tâches plus importantes à réaliser.

Expliquez votre “non” et dites-le gentiment. Savoir dire non est aussi le signe que vous savez gérer les priorités et que vous êtes quelqu’un d’organisé.

Évidemment, n’hésitez pas à transgresser cette règle lorsque cela est nécessaire. Si votre collègue va devoir partir 3h plus tard et que vous pouvez l’aider, faites-le. 

Puis envoyez-lui cet article pour qu’elle gère mieux son temps.

Fixez-vous des objectifs

Les objectifs, les délais et les défis stimulent votre productivité et transformeront votre gestion du temps. Le but des objectifs est double : 

  • Vous avez un délai ou un résultat à atteindre qui clarifie la réussite ou non de votre tâche ; 
  • Vous savez où vous allez ;
  • L’analyse de votre gestion du temps est plus facile, vous avez des axes de progressions et connaissez vos points forts et vos points faibles en fonction de la réussite de vos objectifs.

L’idéal est d’avoir des objectifs transparents et clairs. Pourquoi ne pas les communiquer à vos collègues ? Vous aurez beaucoup plus de chances de les atteindre et, contrairement à ce que vous pensez, vos collègues auront plus tendance à vous aider qu’à vous juger en cas d’objectifs non atteints.

Réalisez une seule tâche à la fois

Être multitâche n’est pas une qualité. À vouloir tout faire on ne fait rien. Vous serez plus productif en faisant une tâche à la fois qu’en passant d’une tâche à l’autre.

On retrouve ici la Loi de Carlson dont nous vous parlions précédemment, passer d’une tâche à l’autre vous déconcentre et vous rend moins efficace. Une bonne gestion du temps passe par des créneaux dédiés à une seule et unique tâche pour être le plus efficace possible.

Certaines méthodes vous aident à rester concentrer sur une seule tâche : 

  • La méthode Pomodoro qui consiste à passer 25 minutes sur une tâche puis faire 5 minutes de pause vous aidera à découper votre emploi du temps ;
  • Le timeboxing est une autre méthode intéressante, avec celle-ci votre journée et découper en “box de temps” et chaque box correspond à une tâche précise.

Coupez les notifications

Les notifications sont à votre gestion du temps ce que Benjamin Pavard à l’équipe de France : toujours là dans votre quotidien mais loin d’être indispensable (désolé Benji pour cette balle perdue). On actualisera ce pic en fonction de l’actualité à chaque mise à jour.

Les notifications sont votre pire ennemi :

  • Elles vous interrompent ; 
  • Elles vous font perdre en productivité ; 
  • Les informations qu’elles contiennent ne nécessitent (quasiment jamais) d’être interrompu.

Pour couper les notifications, employez les grands moyens : 

  • Supprimez toutes les notifications de votre téléphone (un email, un like, une punchline d’un politique sur Twitter peut attendre), votre téléphone ne doit pas émettre un bruit pendant que vous travaillez ;
  • Plus radical, si votre poste ne nécessite pas de recevoir des appels entrants, mettez-vous en mode avion, si c’est important, la personne laissera un message vocal.

On parle aussi bien des notifications sur mobile que sur ordinateur. Voyez les notifications comme ce collègue insupportable qui vous demande toutes les heures : tu veux un café ?

Pour aller plus loin, en plus de couper les notifications, dédiez des moments précis pour consulter

  • Vos emails ; 
  • Slack ou les alternatives ; 
  • Linkedin.

On part du principe que Facebook, Instagram et Tiktok ne font pas partie de votre quotidien professionnel même si on n’est pas dupe.

Testez le Deep Work

Si vous êtes encore en train de lire cet article, c’est que vous comprenez l’importance de la gestion du temps et il est temps de vous parler de notre autre ami : Cal Newport.

Nous devons à cet auteur un très bon livre intitulé Deep Work qui explique ce qu’est le travail en profondeur et donne de nombreux conseils pour arriver à se plonger dans vos missions en évitant les distractions.

Le Deep Work est proche du principe de “flow” et consiste à se libérer de toutes les distractions pour être totalement concentré sur une tâche. Avec un peu d’entraînement, cela permet de rendre vos temps productifs encore plus productifs et d’augmenter votre capacité de travail.

En résumé, si vous pensez déjà être productif, le Deep Work vous permettra de l’être encore plus.

Si vous recherchez un autre bon livre sur le sujet de la gestion du temps, on vous conseille la 25ème heure de Declair, Dinh et Dumont qui regroupe les conseils d’entrepreneurs à succès pour mieux gérer leur temps : c’est un must-have !

Apprenez à vous connaître

Nous vous conseillons évidemment de suivre nos conseils mais mettez-les en perspective par rapport à vos points forts et vos points faibles. Pour cela, posez-vous quelques questions ?

À quel moment de votre journée êtes-vous le plus productif ?

Réalisez les tâches qui nécessitent de la concentration lors de vos moments forts et les tâches “mécaniques” ou à faible valeur ajoutée lors de vos moments faibles.

Quelles sont les missions que vous réalisez pour lesquelles vous êtes le moins bon ?

Personne n’est parfait. Identifiez vos points faibles pour progresser ou déléguer ces tâches.

Quels sont vos axes de progression ?

Gérer son temps n’est pas une science exacte (ce n’est d’ailleurs pas une science du tout). Vous pouvez progresser facilement avec un peu d’entraînement. Pour les puristes, il existe par exemple des outils pour vous entraîner à écrire ou à lire plus vite.

Rassurez-vous, vous n’avez pas besoin d’aller jusque-là. Si vous avez tendance à procrastiner, si vous avez du mal à tenir des délais ou à dire non, la première étape pour progresser est de reconnaître que vous avez besoin de vous améliorer.

Prenez des pauses

On le dit, le redit et le re-re-redit. Les pauses sont importantes et doivent faire partie intégrante de votre quotidien.

Vous n’avez pas besoin de sortir fumer une cigarette pour faire une pause. Ne plus regarder d’écran, marcher dans les bureaux ou prendre l’air vous fera du bien. Une gestion efficace de votre temps inclut forcément des temps de pause.

Si votre responsable râle sur une pause trop longue (et si vous n’avez rien à vous reprocher), vous pouvez lui expliquer l’utilité de ces temps calmes.

Les pauses sont aussi utiles pour échanger avec vos collègues. On sous-estime parfois l’importance de ces discussions moins formelles pour le bien d’une entreprise. C’est parfois l’occasion de parler de certains sujets plus délicats et c’est surtout l’occasion de nouer des liens plus forts avec vos collègues.

Soyez indulgent avec vous-même

Dernier conseil de notre liste : ne soyez pas trop dur avec vous-même. Améliorer votre gestion du temps doit être synonyme de bien-être et de diminution de stress. N’en faites pas trop et ne culpabilisez pas lorsque vous procrastinez ou n’atteignez pas vos objectifs.

6 outils pour mieux gérer son temps

On ne va pas vous citer tous les outils de gestion de projet et les to-do lists  puisqu’on a déjà abordé ces sujets sur le blog Tool Advisor. Ici, on ne vous parlera que de la crème de la crème et des outils qui nous font le plus gagner du temps. On ne vous parle que des outils testés et approuvés par Tool Advisor.

Gestion du temps

Google Workspace

On avoue tout, on regarde avec un certain dédain les utilisateurs d’Outlook et des outils Microsoft complémentaires. Pardon. On sait. On ne devrait pas. Mais Google Workspace (Gmail, Google Agenda, Google Drive), c’est tellement une évidence quand on parle de productivité qu’on vous conseille vite de changer. Les outils s’intègrent parfaitement, c’est intuitif et ça permet de gros gains en termes de productivité.

Mis à part Outlook, nous n’avons pas testé d’alternatives alors comme on sait que nous sommes un peu des “Gaulois réfractaires” on est ouvert à toute suggestion (à hello@tool-advisor.fr comme d’habitude).

MerciApp

Combien de temps passé vous à écrire des emails, du contenu, des landing pages ? Si, comme nous, la réponse est : beaucoup, on a la solution qu’il vous faut. Nous sommes des fans/ambassadeurs de l’outil qui nous permet de :

  • Faire moins de fautes (même si l’outil souligne nos mauvais jeux de mots et nos anglicismes) ;
  • Passer moins de temps à relire ; 
  • Gagner en crédibilité (ça, c’est MerciApp qui le dit, on n’est pas sûr d’être totalement crédible).

En résumé et plus sérieusement, MerciApp nous permet de faire moins de fautes mais surtout de passer moins de temps à relire nos contenus et emails. Qui n’a jamais relu un email important 3 fois par peur d’avoir fait une faute ? Nous si, mais c’était avant.

Calendly

Juste en dessous des utilisateurs d’Outlook dans notre échelle du dédain, il y a nos interlocuteurs qui nous disent “êtes-vous disponible le 26 ou le 27 ?” ou “que dites-vous d’un appel téléphonique le jeudi à 14h30 ou le vendredi à 10h00”.

Chez Tool Advisor, on a paramétré nos Calendly et notre agenda en ligne pour que nos partenaires, utilisateurs, clients (et nos proches aussi) puissent prendre rendez-vous facilement et uniquement aux moments où on le décide.

Dans les faits, l’auteur de cet article, qui préfère garder l’anonymat (jusqu’à l’encart “auteur”), n’accepte aucun rendez-vous le lundi matin ni le vendredi après-midi pour bien démarrer et finir la semaine et envoie son lien Calendly avec ses créneaux disponibles pour que les interlocuteurs prennent rendez-vous facilement. Le rendez-vous est ensuite directement ajouté dans son Google Agenda.

Dashlane

Dashlane est un gestionnaire de mots de passe. Vous avez un super mot de passe qui vous permet de ne pas avoir besoin de mémoriser 50 mots de passe différents (évidemment sécurisé avec des caractères spéciaux).

Que celui qui n’a jamais dû essayer 4 mots de passe différents pour se connecter à un logiciel lève la main ? Dashlane nous permet de gagner du temps et de diminuer de 78%* notre énervement suite aux mots de passe oubliés.

*Chiffre totalement approximatif

Clockify

Clockify.me est un outil de time tracking ou de suivi des temps en bon français. Il n’impacte pas directement la productivité mais permet d’avoir une meilleure connaissance et de connaître les axes d’amélioration et les temps productifs. L’outil de gestion du temps permet de récolter de nombreuses données intéressantes. Par exemple, chez Tool Advisor : 

  • Un article de cette taille prend environ 3 heures à écrire et 1h à mettre en forme ; 
  • Le vendredi est la journée la moins productive de la semaine ; 
  • On passe beaucoup trop de temps à répondre à des emails.

Notion

Dernier outil parmi nos coups de cœur : Notion. Cet outil nous permet de gérer notre to-do list, la gestion de projets, les ressources en interne et les recrutements.

C’est un outil tout en un avec lequel on peut automatiser de nombreuses tâches. Le gros avantage de Notion est que l’outil est hyperpersonnalisable. Il y a une petite courbe d’apprentissage mais une fois qu’on le maîtrise, Notion permet de gérer de nombreuses tâches qui auraient nécessité plusieurs outils auparavant.

On aurait pu en citer beaucoup d’autres mais nous ne mentionnons que la crème de la crème. On prêche un peu pour notre paroisse mais nous voyons dans tous les outils que nous utilisons (logiciel emailing, expert comptable en ligne, logiciel de signature électronique) les possibilités pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et gagner du temps au quotidien.

N’oubliez pas le plus important : on se répète un peu mais améliorer votre gestion du temps doit être synonyme de plus de temps pour vous et votre bonheur.

Si vous voulez enclencher la première étape pour avoir plus de temps pour vous, demandez-vous comment vous allez utiliser votre temps gagné ? Une fois que vous savez à quoi cela va vous servir, il ne reste plus qu’à appliquer nos conseils.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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