Comment gérer son agenda ? Nos 11 conseils et 7 outils

Gatien Guemas – 15/03/2021

Chez Tool Advisor, nous aimons vous parler de logiciels, d’outils et d’applications pour faciliter votre quotidien. Une fois n’est pas coutume, nous allons plus vous parler de méthodologie que d’outils pour traiter le sujet du jour : votre agenda.

Tout comme l’habit ne fait pas le moine, le meilleur outil d’agenda en ligne ne fait pas de vous quelqu’un d’organisé. Avant de vous dévoiler notre liste d’outils pour gérer votre agenda, nous vous proposons quelques conseils pour bien vous organiser.

Todoist

Comment gérer son agenda en ligne ?

Ne confondez pas votre agenda avec votre to-do list

Votre agenda en ligne n’est pas votre to-do list. Ne confondez pas ces deux outils incontournables de l’entrepreneur, du manager ou du collaborateur productif.

Votre to-do list doit regrouper l’ensemble des tâches à effectuer qui vous prennent moins de 30 minutes quand votre agenda contient les tâches qui nécessitent plus de 30 minutes. Vous devez gérer votre agenda et votre to-do list en parallèle.

Rien de mieux qu’un exemple pour illustrer la différence entre les deux. Imaginons une tâche dans votre agenda “optimisation d’un article de blog”, cette tâche se traduira en microtâches au sein de votre to-do list comme : 

  • ajouter des visuels ; 
  • améliorer le titre ; 
  • optimiser le champ sémantique ; 
  • ajouter du contenu.

Chacune de ces tâches prend moins de 30 minutes. Elles seront regroupées au sein d’un seul et même créneau au sein de votre agenda.

Organisez-vous en fonction de votre productivité

À quel moment de la journée êtes-vous le plus productif ? Organisez votre journée en fonction de la réponse à cette simple question. Si vous êtes plus productif le matin, placez dans votre agenda les tâches qui vous demandent le plus de concentration à ce moment-là de la journée.

La plupart des professionnels sont moins productifs en fin de journée, profitez-en pour y placer les tâches les plus faciles. Par exemple, prévoyez vos rendez-vous le matin lorsque vous êtes en pleine forme et traitez vos e-mails plutôt en fin de journée.

Le deuxième avantage à traiter ces e-mails à ce moment-là de la journée est que vous ne serez pas dérangé par les éventuelles réponses.

Programmez des tâches récurrentes

Votre quotidien est souvent constitué de routines. Placez des tâches récurrentes quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles pour allouer du temps pour ces tâches récurrentes.

Quelques exemples de tâches récurrentes à prévoir dans votre agenda : 

  • Remplissage de vos tableaux de reporting ;
  • Faire votre veille concurrentielle ; 
  • Gérer votre comptabilité ; 
  • Consulter les réseaux sociaux ; 
  • Consulter ses e-mails.

On s’éloigne légèrement de la gestion de votre agenda pour insister sur ce dernier point. Parmi les points essentiels d’une bonne organisation il y a l’absence de notifications. Cette notion est très importante, enlevez toutes les sources de distractions possibles : appels entrants, SMS, e-mails, réseaux sociaux ou Slack et réservez des créneaux précis pour consulter ces canaux de communication.

Une étude de Gloria Mark de l’université de Californie avance que pour chaque interruption, cela nous prend en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à notre niveau de concentration initial.

Pour illustrer cette pratique par un exemple concret, rien de mieux que de parler de l’emploi du temps de l’auteur de cet article. Les tâches récurrentes : 

  • Le lundi matin de chaque semaine : 1h à faire les tableaux de reporting et analyser la semaine précédente ;
  • Chaque jour de 18h15 à 19h : réponse aux e-mails ;
  • Chaque vendredi en fin de journée : veille concurrentielle et stratégique.

Il y a également des plages dédiées chaque semaine pour l’écriture d’articles et la mise à jour des fiches des logiciels.

Regroupez les tâches

Vous connaissez l’expression “passer du coq à l’âne” ? Elle fonctionne aussi pour la gestion de votre agenda. Regroupez les tâches similaires au sein d’une même matinée ou d’un même après-midi et ne passez pas du coq à l’âne.

Par exemple, chez Tool Advisor, nous avons des créneaux bloqués pour échanger avec les logiciels tous les mardis et jeudi matin. Pareillement, le vendredi matin est traditionnellement accordé aux échanges avec les visiteurs du site (on prend le temps de répondre aux messages que vous nous écrivez à l’adresse hello@tool-advisor.fr) et partenaires.

Utilisez le principe de Pareto

Si vous ne connaissez pas encore le principe de Pareto, nous vous conseillons cet article sur le sujet. En deux mots, le principe de Pareto ou le principe des 80-20 énonce que 20% de nos actions amènent 80% des conséquences, à l’inverse 80% de nos actions n’entraînent que 20% des résultats.

Comment l’utiliser pour mieux gérer votre agenda ? Tout simplement en supprimant les taches qui auront peu d’impact sur vos objectifs. Le mot d’ordre est simple : priorisez !

Soyez rigoureux

C’est le b.a.-ba, la base et la règle numéro 1 à suivre : soyez intransigeant et soyez rigoureux. Rien de mieux que la loi de Parkinson pour vous encourager à être rigoureux. Selon elle, le travail s’étale de façon à occuper tout l’espace disponible. En d’autres termes, plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus vous prendrez de temps pour la réaliser.

Avoir des créneaux précis pour effectuer certaines tâches et s’y tenir vous permet de garder la maîtrise de votre agenda et d’être plus serein dans votre gestion quotidienne. Essayez au maximum de ne pas vous laisser déborder.

Pour devenir un maître dans la gestion de votre agenda, vous pouvez même essayer de réduire le temps alloué à certaines tâches. Vous comptez 3 heures pour écrire un article de blog ? Prévoyez un créneau de 2h30. Vous prévoyez 1h pour vos réunions ? Changez pour 45 minutes. Si on en croit la loi de Parkinson – et notre expérience – réduire le temps pour ces tâches vous forcera à être plus productif, à gagner du temps et, en règle générale, vous n’aurez pas besoin de plus de temps.

Partagez votre agenda

Si vous travaillez en équipe, n’hésitez pas à partager votre agenda à vos collaborateurs ou collègues. Est-ce que la face du monde changera si votre collègue connaît votre emploi du temps ? La réponse est non. Est-ce que cela permettra de fluidifier les interactions grâce à une meilleure connaissance de vos projets du moment ? La réponse est oui.

Placer un rendez-vous, prévoir des réunions, savoir si votre collègue est au bureau ou non est plus facile avec un agenda partagé. La transparence est parfois un des points noirs en entreprise alors qu’elle permet aux équipes d’avancer plus vite et de mieux collaborer.

Déléguez dès que possible

Si avec le principe de Pareto nous avons vu qu’il était possible de supprimer une partie des tâches qui composent votre agenda pour l’alléger, il existe une alternative.

Pourquoi ne pas déléguer des tâches à vos collègues ? On ne parle pas de se débarrasser des tâches qui ne vous intéressent pas mais de supprimer tout ce qui peut s’apparenter à du micromanagement ou de déléguer les tâches pour lesquelles vous n’avez aucune valeur ajoutée mais qui constitueront un bon apprentissage pour vos collaborateurs.

Faites le point régulièrement

Un bon agenda c’est un agenda qui évolue régulièrement. Évaluez ce qui fonctionne et ne fonctionne pas dans votre organisation. N’ayez pas peur de changer vos habitudes et d’adapter vos agendas selon vos apprentissages et l’évolution de vos missions.

Idéalement, faites un rapide point chaque soir pour savoir à quelle sauce vous allez être mangé le lendemain, en fin de semaine pour la semaine suivante et la même chose à chaque fin de mois.

Chez Tool Advisor, c’est simple, la dernière demi-heure de la semaine de travail consiste à prévoir la semaine suivante et environ chaque mois, les tâches récurrentes et les gros projets sont placés dans nos agendas respectifs.

Prévoyez l’imprévisible

Non “prévoyez l’imprévisible” n’est pas l’accroche de la dernière publicité d’Uniqlo. Même en étant le professionnel le plus organisé, avec un agenda épuré et une productivité au top, il y aura toujours des impondérables.

Vous ne pourrez jamais respecter vos délais et votre agenda à 100% du temps. C’est triste, mais c’est comme ça.

Pour ne pas vous surcharger de travail, faites entrer les impondérables dans votre quotidien en prévoyant des moments pour adapter votre agenda aux aléas.

Bloquez du temps pour réfléchir

Dernier conseil mais non des moindres. Nous vous conseillons de bloquer du temps pour les aspects plus stratégiques. Ne foncez pas tête dans le guidon (promis c’est la dernière expression que nous utiliserons dans cet article).

Par “bloquer du temps”, nous entendons 1h ou 2 par semaine sans autre préoccupation que de réfléchir sur des sujets plus stratégiques. Cela peut être l’occasion de creuser un aspect de vos missions ou de vous projeter à quelques mois.

Que vous soyez salarié, manager ou entrepreneur, il est très important de garder une vision d’ensemble sur le moyen et long terme et d’avoir du temps à votre disposition chaque semaine pour creuser un sujet si besoin.

Comment choisir votre agenda en ligne ?

Si vous faites partie des habitués de Tool Advisor, vous connaissez notre mantra : le meilleur logiciel n’existe pas mais il en existe un qui vous correspond plus que les autres. Ce conseil s’applique également lorsque vous recherchez un outil pour gérer votre agenda en ligne, tout dépend de votre profil et de vos besoins.

Pour choisir votre agenda en ligne, regardez du côté des outils que vous possédez déjà. La suite Google ou Microsoft possèdent, avec Google Agenda et Calendrier d’Outlook, des applications très utilisées pour gérer votre emploi. Vous pouvez aussi chercher du côté de votre CRM qui met souvent à votre disposition une partie agenda pour les commerciaux.

L’agenda en ligne qui vous correspond dépend souvent de votre activité. Pour les professionnels qui fonctionnent sous forme de gestion de projet, il existe des outils dédiés comme Asana, Monday ou Trello pour gérer votre agenda.

Il existe également des outils dédiés en ligne qui sont spécialisés dans l’agenda en ligne et qui proposent des modules de prises de rendez-vous.

Enfin, on l’oublie souvent mais l’agenda papier est peut-être la solution qui vous convient. Si vous avez besoin d’intégrations ou de partager votre agenda ce n’est pas l’idéal mais il a pour lui sa simplicité d’utilisation.

7 outils pour gérer son agenda en ligne

Google Agenda

Google Agenda

Google Agenda est le calendrier en ligne de Google. Gratuit, disponible sur mobile, tablette, desktop, il est très facile à prendre en main et c’est l’outil le plus utilisé de notre liste.

Vous pouvez gérer plusieurs calendriers (professionnel et personnel), les personnaliser et il s’intègre parfaitement avec l’ensemble des outils Google. C’est l’outil que nous utilisons chez Tool Advisor.

Calendrier d’Outlook

Calendrier Outlook

L’outil Calendrier d’Outlook est le deuxième outil le plus utilisé de notre liste. C’est le concurrent principal de Google Agenda et il propose les mêmes fonctionnalités.

Pour faire votre choix c’est simple : vous êtes sur la Suite Google, optez pour Google Agenda. Vous êtes sur Microsoft, Calendrier d’Outlook est fait pour vous.

SmartAgenda

Calendrier partagé

On continue notre sélection avec une solution française spécialisée dans les agendas partagés, les rendez-vous en ligne et les rappels. SmartAgenda est une solution tout en un premium qui vous permet de gérer :

  • Votre agenda ; 
  • Vos prises de rendez-vous ;
  • Les rappels par e-mails ou SMS ;
  • Les paiements par Stripe ; 
  • Plusieurs agendas partagés.

Qui dit solution premium signifie prix plus élevé. Les prix démarrent à 39€/mois + 5€ par agenda supplémentaire.

Atolia

emploi du temps

Atolia est un espace de travail collaboratif français avec de nombreuses fonctionnalités dont un agenda partagé. C’est un outil d’agenda en ligne qui convient plus aux entreprises qui ont besoin d’un outil complet.

L’entreprise française propose les fonctionnalités suivantes : 

  • agenda partagé ;
  • messagerie instantanée ;
  • gestion de projet ;
  • stockage de documents ;
  • visioconférence.

Asana

agenda

On aurait également pu citer Monday ou Trello qui permettent de gérer votre emploi du temps mais parmi toutes les applications de gestion de projet. C’est Asana qui nous semble la plus adaptée pour gérer votre agenda.

Avec Asana, vous pouvez suivre vos projets, votre productivité, le temps passé sur chaque projet, la collaboration entre vos différentes équipes et votre agenda. L’outil vous conviendra si vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet en plus de votre agenda.

Any.do

Any.do est une application de to-do list avec laquelle vous pouvez gérer votre agenda. Si besoin, elle se synchronise avec Google Agenda et Calendrier d’Outlook.

L’application est très facile d’utilisation et le design moderne, Any.do dispose d’une version freemium. Il faudra dépenser 5,99$ pour la version premium.

L’agenda papier

Pour finir, comment ne pas parler d’agenda sans citer le bon vieil agenda papier ? Si vous n’avez pas besoin d’intégrations, de modules de prises de rendez-vous, de rappels, de partager votre agenda à vos collaborateurs et que vous aimez le doux bruit des pages qui se tournent, l’agenda papier est fait pour vous.

L’agenda papier a de nombreux avantages à faire valoir : 

  • simplicité d’utilisation ; 
  • meilleure visualisation de vos journées et vos semaines ;
  • pas de notifications et donc pas d’interruptions.

On en profite pour saluer Juliette Lécureuil, inconditionnelle de l’agenda papier, à qui l’on doit de nombreux articles sur le blog Tool Advisor et qui nous a gentiment aidés sur cette dernière partie.

Si vous vous demandez ce qu’on utilise chez Tool Advisor, nous avons opté pour le combo Google Agenda et Calendly pour la prise de rendez-vous.

Cet article est évolutif comme tous les articles sur le blog Tool Advisor, vous avez un outil à nous proposer ou un conseil pour gérer son agenda ? Vous pouvez nous écrire directement à hello@tool-advisor.fr, on vous répond en 24h.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Google Analytics, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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