9 astuces pour organiser une réunion efficace

Gatien Guemas – 07/03/2022

Se cogner l’orteil dans le coin de la table basse < rater son train < assister à une réunion qui ne sert à rien.

Nous avons déjà tous connu cette sensation désagréable d’assister à une réunion où notre présence n’est pas indispensable. On pourrait s’arrêter là, râler, pester, grogner, mais pire que cette sensation désagréable, organiser une réunion coûte cher, en temps et en argent.

Faites le calcul. Imaginons une réunion en présentiel ou en visio avec 10 personnes qui dure une heure. Est-ce que les 10 heures (10 personnes x 1 heure) de présence cumulée et le coût (coût horaire moyen des salariés présent x 10) valent le résultat ?

La réponse est souvent non.

Chez Tool Advisor, on n’aime pas les réunions. On n’aime pas y assister et on n’aime pas organiser les réunions.

Pour nous les réunions, c’est l’ancien monde.

Ok, on exagère. Toutes les réunions ne se valent pas mais il y a de sacrés progrès à faire. On vous donne aujourd’hui nos conseils pour organiser une réunion efficacement en 11 points.

N’organisez pas de réunion

Cette réunion est-elle (vraiment) importante ? C’est la première question à vous poser quand vous souhaitez vérifier que vos réunions sont utiles.

Il existe de nombreux moyens d’échanges : email, téléphone, échange oral court, échange asynchrone via des outils qui conviennent souvent plus que le format réunion.

Si un autre format est plus pertinent, même si vous avez l’habitude de faire une réunion, changer cette habitude et privilégiez le format le plus efficace pour échanger.

Partez du principe qu’organiser une réunion n’est pas nécessaire pour organiser uniquement les réunions indispensables.

D’après l’IFOP, les cadres passent près de 24 jours en réunion en moyenne par an, soit 5 semaines. Ces réunions durent en moyenne 1h20. Quand on vous dit qu’on a un problème avec les réunions…

Tips numéro 1 : Pourquoi ne pas carrément supprimer les réunions ? Alan, 360 Learning… Certaines startups ont tout simplement supprimé les réunions et se portent très bien. On aime beaucoup la formule de 360 Learning : “less meetings, more doing”.

Tips numéro 2 : Évitez les réunions de routine souvent informatives qui peuvent être remplacées par de la communication asynchrone et qui perdent en efficacité au fil du temps.

Préparez la réunion en amont

Si vous tenez vraiment à faire une réunion, préparez-la en amont. Préparez le contenu et envoyez (par email ou sur l’évènement prévu dans l’agenda commun) le sujet, le planning, les participants, les objectifs et les points à aborder au cours de la réunion.

Les autres participants auront de quoi préparer la réunion et pourront réfléchir à leurs éventuelles questions. Plus que “pouvoir”, ils devront eux aussi préparer la réunion. Sensibilisez-les (envoyez cet article par exemple) à l’importance des réunions productives et aux conséquences sur votre entreprise ou votre équipe.

Nommez un leader de réunion

La réunion doit être animée par une seule personne. C’est elle qui veille au bon déroulé de la réunion, au respect du temps imparti et qui maîtrise le temps de parole de chacun et les sujets abordés.

Un leader de réunion permet de mieux cadrer les échanges et de veiller à ce que tous les points importants soient abordés pendant le temps imparti.

Une réunion = un sujet

Ne faites pas des réunions pour aborder trop de sujets différents. Cela multiplie les chances :

  • D’avoir des participants qui ne sont concernés que par 5% de la réunion ;
  • De divaguer vers d’autres sujets proches ;
  • De répondre vaguement à plusieurs sujets sans répondre concrètement à un sujet précis.

Le sujet de la réunion et les points abordés doivent être mentionnés dans l’email pré-réunion pour que tous les participants connaissent le contenu et puissent signaler s’ils pensent qu’ils n’ont rien à faire dans votre réunion.

Invitez uniquement les personnes concernées (et maximum 5 personnes)

Le problème des réunions est qu’elles réunissent souvent trop de personnes différentes. Chaque participant doit vraiment avoir sa place et être utile. Pas besoin de rameuter toute l’équipe marketing quand une seule personne suffit, pareil avec l’équipe commerciale.

La communication au sein de vos équipes doit être assez bonne pour qu’une personne puisse en représenter plusieurs.

Les réunions avec plus de 5 personnes sont un non-sens. Imaginez une réunion de 50 minutes, cela fait moins de 10 minutes de parole en moyenne par personne si vous êtes plus de 5.

Tips numéro 3 : si vous pensez que votre présence n’est pas utile dans une réunion, n’hésitez pas à le mentionner à celui qui vous invite et à ne pas y aller, vous pouvez aussi lui envoyer cet article, ça lui fera un peu de lecture.

Tips numéro 4 : Inspirez-vous de la théorie des deux pizzas de Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon, si 2 pizzas ne suffisent pas à nourrir l’ensemble des participants, c’est qu’il y a trop de participants.

Soyez ponctuel

Imaginez 5 minutes de retard pour une réunion de 45 minutes avec 5 personnes, c’est 5 minutes perdues au début et probablement 5 minutes perdues à la fin de la réunion (donc 50 minutes en tout).

Plus important que la productivité et l’efficacité, il y a le respect. Faire attendre les autres participants d’une réunion, c’est interdit.

Tips numéro 5 : Pas fan de l’idée mais certains (dont Richard Branson ou feu Steve Jobs) faisaient leurs réunions débout ou en marchant. Les échanges étaient plus efficaces et il se murmure que la marche stimule la créativité.

Ne déviez pas du sujet

C’est là que le leader de réunion est important. Une réunion doit aborder seulement certains thèmes bien précis. Vous avez une autre information à communiquer à un collègue ? Attendez un moment plus propice. Il y a un problème qui attend d’être réglé depuis 2 semaines et vous voulez faire bouger les choses ? Ce n’est peut-être pas le bon endroit.

Les règles de base pour organiser une réunion efficacement sont simples : préparez-la, soyez rigoureux (ponctuel et concentré) et tenez-vous en au sujet de la réunion.

Évitez les distractions

Alors… Comment vous dire ? Pour nous, ce point c’est un peu comme la ponctualité. Il devrait être obligatoire et naturel. Qui dit réunion dit :

  • Pas de portables et de notifications ;
  • Pas de réponses aux emails, à Slack ou de consultations de reporting ;
  • On se concentre sur le moment présent et uniquement sur le moment présent.

Évidemment, il peut toujours y avoir des urgences. Dans ce cas, si c’est vraiment important, un collègue aura le courage de venir interrompre la réunion ou vous pouvez utiliser un “canal d’urgence” comme le SMS.

Faites un rapide suivi de la réunion

Faites le bilan, calmement, en vous remémorant chaque point important de la réunion que vous venez d’organiser.

Une trace écrite post-réunion est indispensable pour que les décisions soient actées et pour avoir une bonne communication. Cela peut-être par email ou sur une base de connaissance interne.

On vous voit venir… N’en profitez pas pour perdre du temps et écrire un email pendant 30 minutes, il doit être concis et aller droit au but (straight to the point comme disent les vrais franglais).

Résumé

Avant de passer à la dernière partie de cet article sur les outils qui peuvent vous aider à mener des réunions, faisons un rapide résumé :

  • La plupart des réunions ne sont pas indispensables, organiser uniquement les réunions qui sont VRAIMENT importantes ;
  • Soyez un bon leader de réunion qui organise les échanges et veille à ce que tous les sujets importants soient abordés ou un bon participant concentré, sans distraction, qui a préparé sa réunion et qui connaît ses sujets ;
  • Ne soyez pas trop nombreux ;
  • Préparer la réunion et faites le suivi par écrit.

4 outils pour organiser vos réunions

Avec un nom comme Tool Advisor, vous imaginez qu’on va vous parler d’outils à un moment donné, c’est maintenant. Contrairement à nos comparateurs de logiciels, il ne s’agit pas d’une analyse mais d’une présentation des logiciels pour vous aider à organiser vos réunions. Nous allons plus loin que la simple liste mais nous n’avons pas testé ces logiciels.

Google Agenda

google agenda

Commençons par un grand classique. Nous sommes plutôt team Google que Microsoft chez Tool Advisor, et Google Agenda est un outil incontournable pour planifier les réunions et savoir quand tout le monde est disponible. Nos agendas sont ouverts et partagés pour éviter l’utilisation d’un Doodle.

Notion

organiser reunion notion

Notion nous sert au quotidien chez Tool Advisor et c’est notre allié incontournable pour la préparation, la tenue et le suivi des réunions. Pas besoin d’envoyer un email avant et après la réunion puisque nos réunions et les enseignements qu’on en tire sont accessibles directement depuis Notion, un outil qui permet de rassembler nos connaissances, projets et process internes.

Mindmeister

reunion efficace

Si vous cherchez un outil plus visuel, Mindmeister est peut-être l’outil qu’il vous faut. Cet outil sert à préparer vos brainstormings sous forme de cartes mentales plus visuelles qu’un Notion. Mindmeister peut servir aussi bien à préparer la réunion qu’à la mener.

Klaxoon

organisation de reunion

Klaxoon c’est la Workshop Company (pour reprendre leurs mots) qui aide les entreprises à organiser des workshops et réunions efficaces. C’est un outil très complet qui va au-delà de l’organisation de réunions simples.

Klaxoon propose un ensemble de modèles à suivre pour des réunions et workshops (enfin) efficaces. Klaxoon favorise l’interaction avec des quiz, des sondages, des questions libres, des challenges, des votes et dynamise les réunions grâce à de nombreuses fonctionnalités comme des chronomètres ou des comptes à rebours.

Jamais essayé mais on en a entendu le plus grand bien et l’entreprise compte de belles références comme Microsoft, Harvard, Danone et LVMH.

Les outils c’est bien, une bonne organisation c’est mieux. Si vous avez des suggestions pour compléter nos conseils pour une organisation efficace de réunion, n’hésitez pas à nous écrire à hello@tool-advisor.fr.

Articles associés

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

Tool Advisor Newsletter

3 nouveaux outils à découvrir chaque semaine, des promotions et des ressources exclusives… Rejoignez + de 2000 professionnels inscrits à la newsletter pour la recevoir tous les mardis.

S’inscrire à la newsletter