Comment mettre en place la Méthode Inbox Zero facilement en 9 étapes

Gatien Guemas – 04/04/2022

Chez Tool Advisor, nous sommes des adeptes de la méthode inbox zéro ou inbox zero method comme disent nos amis anglais.

Contrairement à une idée répandue, la méthode inbox zéro va bien plus loin que l’objectif d’être à 0 email dans votre boîte mail à la fin de votre journée. C’est une méthode pour traiter plus rapidement et efficacement ses emails.

Tous les professionnels, peu importe leur profil, devrait adopter cette méthode quand on sait que (d’après une étude de l’institut BVA et Tryane) :

  • 7% des salariés passent plus de deux heures à traiter leurs emails ;
  • 26% passent entre une heure et deux heures ;
  • 46% y consacrent entre 20 minutes et 1 heure.

Aujourd’hui, on vous donne tous nos secrets pour devenir un maître de l’inbox 0 au sein d’un guide complet sur le sujet.

Qu’est-ce que la méthode inbox zero ?

La méthode inbox zero a été inventée par Merlin Mann et détaillée sur son blog 43folders, inactif depuis de nombreuses années mais toujours en ligne.

Cette méthode de productivité se rapproche de l’approche GTD pour Getting Things Done pour vous aider à organiser votre vie professionnelle.

Dans cet article, nous ne parlerons pas seulement des enseignements de Merlin Mann, nous vous donnerons les clés pour appliquer facilement la méthode inbox zero à votre organisation et pour, plus généralement, mieux gérer votre boîte email.

Définition de la méthode inbox zero

Merlin Mann, encore lui, nous explique que le zero de la méthode inbox zero ne correspond pas aux nombres d’emails de votre boîte mail mais à la quantité de temps que vous devriez accorder à cette dernière.

La méthode inbox zero consiste à traiter le plus efficacement possible ses emails en mêlant une bonne organisation, une bonne priorisation et quelques astuces facilement paramétrables sur les différents services de messagerie électroniques comme Gmail, Outlook, Superhuman ou en utilisant des outils spécialisés comme Boomerang ou Spark.

methode inbox zero

Consultez vos emails 2 à 3 fois par jour seulement

Pas de notifications, pas de fenêtre ouverte sur votre navigateur et pas d’ouvertures intempestives de votre boîte email à toute heure. S’il vous plaît.

On écarte les exceptions comme les commerciaux, les chargés de services clients ou tous ceux pour qui la réactivité est importante dans leurs missions quotidiennes. Pour les autres : arrêtez de consulter votre boîte email 15 fois par jour.

Les urgences professionnelles ne sont que rarement de vraies urgences. Si vous voulez rester joignable en cas d’urgence, privilégiez un autre canal de communication comme le téléphone par exemple mais communiquez bien les appels doivent uniquement concerner de vraies urgences.

L’idéal, selon nous, est de consulter vos emails 2 fois (on dit bien consulter et non répondre) : 

  • À 14 heures après votre pause déjeuner pour vérifier qu’il n’y a pas d’emails urgent à traiter et pour évaluer le volume d’emails entrants ;
  • À la fin de votre journée (17,18,19 ou 20 heures, peu importe), pour cette fois répondre aux emails qui le méritent.

Répondez quand personne ne consulte ses emails

L’intérêt d’une réponse tardive ou matinale est d’éviter que certains destinataires vous répondent lorsque vous traitez des emails et viennent rallonger le temps passé à traiter vos emails.

Idéalement, accordez-vous un temps en fin de journée et programmez vos emails pour le lendemain matin tôt. Cette deuxième étape de notre guide sur la méthode zero inbox à un autre avantage : vous facilitez la déconnexion de vos interlocuteurs qui, pour certains, consultent leurs emails en dehors des horaires de bureau sur leur téléphone portable.

Toutes les communications ne nécessitent pas un email

Si Slack se revendique comme un “email killer”, c’est qu’il y a une raison. Les emails sont utilisés à tort et à travers (surtout à travers selon nous). La méthode inbox 0 est aussi l’occasion de remettre à plat vos canaux de communication en entreprise.

Il n’y a pas de méthode parfaite pour communiquer mais, pour vous donner un exemple, une communication efficace peut ressembler à ça :

  • Pour les urgences (les vraies) : le téléphone ou les SMS ;
  • Pour les communications dont l’historique n’a pas besoin d’être conservé : une plateforme de communication interne ou de communication collaborative comme Slack ;
  • Pour les communications dont vous devez garder une trace écrite : les emails (le but n’est pas d’éradiquer les emails mais de les utiliser intelligemment) ;
  • Pour les échanges qui mobilisent la créativité : une réunion + un suivi par email.

Ne répondez pas à tous les emails

Du classique mais du classique souvent oublié. Vous n’êtes pas obligé de répondre. Vous n’êtes pas obligé d’ouvrir les emails. Vous n’êtes pas non plus obligé de recevoir les emails, vous avez le droit de vous désabonner ou de classer en spams. Pour arriver à l’inbox zero, l’une des étapes importantes est de supprimer : 

  • Les emails de notifications inutiles ;
  • Les abonnements aux newsletters que vous n’avez pas lues 3 fois de suite ;
  • Classer en spams les emails de démarchage commercial non sollicités et inintéressants (pas de quartier, votre temps est important) ;
  • Les boucles d’emails qui ne vous concernent pas : au diable le “CC” et le “CCI”, faites confiance à vos collègues et demandez-leur de vous “retirer de la boucle” si vous n’avez rien à faire dans une conversation. 

Appliquez la méthode des 4D

Une méthode dans une méthode, nous vous offrons un Inception de l’inbox zero. La méthode ou la règle des 4D vous aidera à segmenter les différents emails entrants et à mieux prioriser :

  • D pour Delete (supprimer) : nous vous l’avons déjà dit, tous les emails ne nécessitent pas de réponses. N’hésitez pas à supprimer ou archiver. 
  • D pour Do (faire) : si vous ne supprimez pas l’email, vous devez donc le traiter. La règle est simple : si l’email ne nécessite pas plus de 2 minutes pour y répondre, faites-le tout de suite.
  • D pour Defer (différer) : si l’email prend plus de 2 minutes, vous devez choisir entre 2 solutions en fonction de vos priorités. Vous avez le choix entre traiter l’email dès maintenant ou décaler à plus tard son traitement. Nous le verrons dans la partie suivante mais n’hésitez pas à procrastiner et repousser de plusieurs jours ou semaine le traitement d’un email. Cela peut paraître contre-intuitif avec la méthode inbox zero vous saurez tout dans une cinquantaine de mots.
  • D pour delegate (déléguer) : vous n’êtes peut-être pas la bonne personne pour répondre à cet email ou vous pouvez préférer le déléguer à un de vos collègues (on a dit déléguer pas “se débarrasser”).

En complément de la méthode des 4D, nous vous conseillons d’adapter votre boîte email à la méthode inbox zero.

Paramétrez votre messagerie

S’il y a bien un article qui nous a donné envie d’écrire sur l’inbox zero, c’est celui de nos amis de Follow Tribes qui ont fait un excellent article sur la gestion de l’inbox zero sur Gmail.

On vous encourage vivement à découvrir la méthode détaillée pour arriver à l’inbox zero expliquée par Dimitri Faber de Tiller mais on vous en fait un rapide résumé.

Paramétrez des tags pour segmenter les emails entrants : “needs action URGENT”, “needs action”, “needs action later”, “to read” et “to follow up” dans l’exemple de Dimitri Faber.

inbox zero method

Chez Tool Advisor, on a opté pour un plus simple : “jour”, “semaine”, “plus tard”, “à suivre”.

Ajoutez de la couleur ou des émoticones pour rendre tout ça visuellement agréable et le tour est joué. Chaque email entrant = une affectation dans une des catégories.

D’autres outils spécialisés comme Superhuman, Boomerang ou Spark vous permettent d’aller plus loin encore dans l’inbox zero avec des messageries pensées pour vous faire gagner en productivité.

Utilisez les templates de réponses

Les trois dernières étapes pour atteindre l’inbox zero sont plus centrées sur la rapidité de réponse que sur l’organisation. Tout d’abord, un outil incontournable mais sous-utilisé : les templates ou modèles.

Dès que vous envoyez des emails similaires, transformez-les en templates au sein de votre messagerie. Que ce soit Google, Gmail ou une autre, elles proposent toutes cette option. Triez vos templates pour garder en évidence les plus utilisés et n’hésitez pas à multiplier les différents modèles. La plupart des emails envoyés sont similaires à de précédents emails.

Créez des raccourcis

On atteint le niveau expert de l’inbox zero avec ce 8ème point : les raccourcis. Vous pouvez encore gagner du temps dans le traitement de vos emails en créant des raccourcis pour les formules les plus utilisées : “bien cordialement”, “veuillez trouver en pièce jointe”, “dans l’attente de votre réponse”.

Notre conseil : parcourez vos 20 derniers emails, notez les 10 formules les plus utilisé et créez un raccourci.

Profitez également de l’autocomplétion proposée par la plupart des messageries, elle est de plus en plus performante avec le temps et permet de grappiller quelques secondes à chaque email.

Faites des réponses courtes et structurées

Dernier point pour devenir un maître de la méthode inbox zero et de l’organisation des emails : faites des réponses courtes.

Oubliez les “j’espère que vous allez bien”, “je me permets de”, “en vous souhaitant une bonne journée pleine de bonheur pour vous et toute votre famille”. Allez à l’essentiel, n’en faites pas trop.

Restez poli évidemment mais faites des réponses courtes et structurées. N’en faites pas trop non plus sur la relecture : évitez de relire 15 fois votre email et/ou utilisez un correcteur d’orthographe comme MerciApp (utilisé et validé par Tool Advisor).

Un dernier conseil pour la route, limitez le temps accordé chaque jour à traiter vos emails. Le traitement de vos emails est rarement plus important que vos autres missions, n’hésitez donc pas à transférer certains emails de la catégorie “to do” à “defer” ou de “jour” à “semaine”.

C’est tout pour aujourd’hui ! Si vous avez d’autres astuces pour enrichir cet article, nous sommes preneurs ! On vous laisse, on doit traiter nos emails.

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Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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