18 Solutions pour Gérer votre To Do List

Gatien Guemas – initialement publié le 16/02/2021 – mis à jour le 03/01/2022

Chez Tool Advisor, nous sommes des adeptes de la to do list, ou plutôt des to do list. Que ce soit pour notre journée ou notre semaine, il y a toujours une to do list pour nous accompagner. 

C’est simple, ça nous permet de nous organiser et ça aide à rester concentré et motivé.

Mais nous ne sommes pas là pour faire la promotion des to-do list ou “liste des choses à faire”, on sait que la plupart des entrepreneurs et décideurs sont des habitués des listes.

Aujourd’hui, on vous propose de traiter le sujet des to do list sous notre angle habituel : celui des logiciels. Nous avons sélectionné une liste de 18 outils, logiciels et applications pour gérer vos to do. Notre sélection va de l’application de to-do list pour votre quotidien aux logiciels de to do list plus orientés “gestion de projet”. 

On vous promet même quelques pépites dont certaines ne sont pas encore sorties officiellement.

Pourquoi faire une to do list ?

Avant de vous dévoiler les résultats de nos recherches, revenons aux bases. A quoi sert une to do ? Voici 5 avantages :

  • Diminuer la procrastination ;
  • Réduire le stress ; 
  • Se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée (en respectant le principe des 80/20 par exemple) ;
  • Avoir une vue d’ensemble sur les tâches à effectuer et sur les délais à respecter ;
  • Voir sa progression.

En résumé, votre to do list favorise votre productivité. C’est un outil simple à mettre en place et une bonne habitude à prendre pour travailler plus efficacement. Vous ne tenez pas encore de to do list ? C’est le moment de s’y mettre !

Comment faire une to do list ?

Une bonne to do n’est pas seulement une succession de tâches que vous listez dans une application ou dans un cahier. Pour un maximum d’efficacité, on se permet de vous proposer quelques conseils. 

Tout d’abord, vous devez prioriser les actions les plus importantes ou les plus urgentes en haut de votre to do pour vous concentrer dessus. Les actions moins prioritaires se retrouveront en bas de votre liste de sorte à pouvoir reporter les actions non réalisées au lendemain même si on sait que vous terminez tous votre to do list chaque jour.

Lorsque vous faites votre to do list et que vous organisez votre journée, pensez à prendre en compte les moments où vous êtes le plus productif. Ajoutez une estimation du temps à accorder à chaque tâche pour savoir où vous en êtes. Essayez d’être réaliste, ne surestimez pas ou ne sous-estimez pas le temps que vous prendra une tâche.

Vous devez trouver le juste équilibre entre une to do list détaillée sans être surchargée. Si une tâche vous paraît trop importante, décomposez-la en sous-tâches. 

Une to do list est un outil au service de votre productivité et non un remède miracle pour vous rendre plus productif. Il y a un article dans notre to do sur les astuces pour être plus productif (Si vous ne voulez pas le rater -> abonnez-vous à notre newsletter).

Le moment est venu de vous parler des outils pour gérer vos listes quotidiennes. Nous avons décomposé notre sélection en 4 parties : nos outils préférés, les outils spécialisés dans les to do list, les outils de gestion de projet avec une partie to do list et les inclassables avec une ou deux surprises.

Nos logiciels de to do list préférés

Todoist

Todoist

C’est une application gratuite que nous utilisons au quotidien pour les “petites” to do list, très simple d’utilisation et disponible sur desktop et mobile, la solution est idéale pour gérer facilement vos to do. On aime beaucoup l’aspect visuel, la possibilité de collaborer à plusieurs sur les to do list et la gestion des priorités. Testée et approuvée par Tool Advisor ! 

Pour ne rien vous cacher, nous utilisions précédemment feu Wunderlist, le logiciel racheté par Microsoft, qui a fermé en mai 2020 pour laisser la place à Microsoft To Do.

Monday

Monday

On triche un peu avec le logiciel Monday qui est plus proche de la gestion de projet que du logiciel pour gérer vos listes mais on aime beaucoup !

Si vous avez besoin d’un outil plus puissant qu’une “simple” to do list, on vous conseille ce logiciel très simple d’utilisation disponible sur desktop et mobile qui a l’avantage de s’intégrer à de nombreux outils. Plus collaboratif que Todoist, il est parfait quand vous devez gérer des projets et des listes de tâches à plus de 2 et que vous avez besoin d’automatiser vos listes de tâches et projets. 

Notion

Notre logiciel coup de coeur ! Notion remplace votre to do list mais également votre gestion de projets, la prise de note, la documentation en interne et les usages sont quasi-illimités. 

L’outil no-code est hyper-personnalisable, disponible lui aussi sur desktop et mobile et, pour tout vous dire, on hésite à l’utiliser encore plus chez Tool Advisor.

Les outils spécialisés dans les to do list

Remember the milk

Cet outil, créé par 2 australiens en 2004, est une des solutions les plus anciennes de gestion de to do list en ligne. Il permet de gérer vos listes et vos projets facilement en étant synchronisé avec Gmail, Outlook et Alexia. Vous pouvez rattacher des documents Google Drive ou Dropbox à vos tâches. Remember the milk est gratuit.

Teuxdeux

Teuxdeux

“What deux yeux have teux deux teuxday ?”

On ne connaissait pas Teuxdeux mais le titre de leur homepage suffit pour les inclure dans notre sélection. L’objectif de l’outil est de garder l’application aussi simple qu’une feuille de papier et il semble que ce soit réussi. 

Teuxdeux offre un essai gratuit d’un mois mais il faudra débourser ensuite 3$ par mois pour utiliser l’application. L’outil est disponible sur desktop et mobile. 

Pomotodo

Pomotodo

Connaissez-vous la méthode pomodoro ? Cette astuce de productivité qui doit son nom au compte-minute en forme de tomate est simple. Le but est de se concentrer sur une tâche précise en lançant un chronomètre pendant 25 minutes puis de faire une pause de 5 minutes. Si vous êtes un puriste, vous utilisez un chronomètre en forme de tomate sinon l’application de votre téléphone fera l’affaire. En alternant travail intense et pause, vous gagnerez en productivité. 

On s’est un peu égaré mais les créateurs de Pomotodo se sont inspirés de cette méthode pour créer une application pour faciliter la gestion des tâches. Aux couleurs de la tomate (évidemment), cette application vous permet de gérer vos to do list, vos projets et d’obtenir des statistiques sur votre productivité. 

L’outil existe en version gratuite. Pour synchroniser Pomotodo à votre agenda en ligne, il faudra passer sur la version payante à 3,9$ par mois.

Microsoft To Do

Si on n’a pas tout à fait pardonné à Microsoft la disparition de Wunderlist, force est de constater que l’application Microsoft To Do bénéficie d’excellents retours.

Privilégiée par les utilisateurs de Microsoft, c’est une application simple et efficace disponible sur Android, IOS et Windows. On retrouve quelques éléments de Wunderlist pour les plus nostalgiques mais le point fort de Microsoft To Do est son intégration avec l’ensemble de l’écosystème Microsoft dont l’assistant vocal Cortana, très utile pour ajouter facilement une tâche à votre to do list.

Any.do

L’application de to do list est régulièrement citée parmi les meilleures solutions du marché. Elle rassemble tout ce qu’on attend d’une bonne application de to-do : simplicité d’utilisation, design engageant et nombreuses intégrations (Google et Outlook notamment).

Google Tasks

Pour tout vous dire, on ignorait complètement l’existence de Google Tasks et on a eu du mal à la retrouver au sein de notre Gmail. Et pourtant, Google propose bien une application pour gérer vos to do list.

L’application propose le strict minimum, sans faire offense à Google, c’est la moins bonne application parmi celles citées au sein de cet article mais si vous avez besoin d’une solution simple (et gratuite) et que vous avez Gmail elle pourra vous convenir. Si on peut permettre à nos lecteurs de découvrir cette fonctionnalité, ça ne mange pas de pain !

Les outils de gestion de projet

Nous avons déjà cité Monday au début de l’article mais il existe d’autres logiciels de gestion de projet pour gérer vos tâches. La to do list est la version simple de la gestion de projet et les outils mentionnés ci-dessous vous permettent d’aller beaucoup plus loin dans les intégrations, la personnalisation et la complexité des tâches que les logiciels précédents.

Trello

Trello

A-t-on encore besoin de présenter Trello ? Il est régulièrement cité parmi les outils de gestion de projet les plus efficaces du marché. Trello reprend le principe de gestion de projet Kanban avec différentes colonnes qui matérialisent les différentes étapes d’un projet. 

Vous pouvez faire plusieurs tableaux, listes, cartes ou “Kanban” pour chaque projet ou client. L’outil est simple d’utilisation, intuitif, s’intègre avec de nombreux outils et il existe en version gratuite.

Asana

Asana

Asana est un outil de gestion de projet collaboratif qui permet de suivre vos tâches, projets et échéances facilement. Le logiciel propose également des tableaux de bord et un système de notifications pour respecter vos délais. 

Asana est disponible sur desktop et mobile et propose une version gratuite.

Basecamp

Le logiciel basecamp vient compléter notre liste des logiciels de gestion de projet pour gérer votre to do. Basecamp propose de nombreuses fonctionnalités : messagerie, to do, planning, notifications et gestion des documents. Le logiciel est lui aussi disponible sur desktop et mobile.

Les logiciels de gestion de projet s’envisagent comme des outils centraux que les solutions de to do list. Avez-vous besoin d’un outil de to do list ou d’un outil de gestion de projet ? Cela dépend de la complexité de votre besoin, du nombre d’utilisateurs et des besoins d’intégrations.

Clickup

Clickup est un outil très complet qui vous permet de gérer votre to do list et de nombreuses autres choses. Dans le détail :

  • To do list ;
  • Gestion de projet ; 
  • Wiki ;
  • Tableur ;
  • Gestion du temps
  • Gestion des objectifs ;
  • Rappel ;
  • Gestion de vos équipes. 

Clickup vous promet de combiner au sein d’un seul logiciel les outils suivants : Excel, Jira, Monday, Todoist, Wrike, Basecamp, Asana, Trello et Airtable.

Evernote

Certes, Evernote est plus une application de prise de notes qu’un logiciel de gestion de projet mais elle peut être utilisée pour gérer vos to do list… Et mérite donc sa place dans notre sélection. 

L’outil se rapproche de Notion que nous avons mentionné plus haut dans cet article. L’application dispose d’une version gratuite.

Les inclassables

Cette sélection manquait cruellement d’originalité. On ne pouvait pas vous laisser sans vous faire découvrir quelques outils ou vous rappeler l’existence d’outils ô combien sous-estimés mais diablement efficaces.

Kairnapp

1 an ! Bientôt 1 an qu’on place beaucoup d’espoirs en Kairnapp, une application tout droit (pas encore) sortie du startup studio eFounders qui promet de faciliter la gestion des tâches et des projets. Quand on connaît les beaux projets d’eFounders (le logiciel emailing Mailjet, l’outil de signature électronique YouSign, Spendesk, Aircall ou Mention), on ne peut qu’attendre impatiemment la sortie de ce nouvel outil. 

Patricia Bernasconi et Augustin Vignet, par pitié, cessez ce suspense insoutenable.

Sunsama

Nous ne connaissions pas Sunsama il y a encore deux jours mais son passage dans la Growthletter de Spendesk a attiré notre attention. La proposition est simple : transformer en to do list les tâches présentes dans d’autres outils comme Trello, Asana, Gmail ou Calendly.

Google Sheet / Excel

Parler de to do list sans parler de Gsheet et Excel, c’est oublier que de nombreux entrepreneurs et décideurs gèrent leurs tâches sur un outil non spécialisé

L’important dans la gestion de votre to do list n’est pas l’outil mais la manière dont il améliore votre productivité et votre organisation. Gsheet et Excel sont donc tout à fait conseillés pour gérer votre to do list.

La feuille de papier et un stylo

Rappelez-vous le bruit de la feuille chiffonnée, prête à être envoyée dans votre corbeille (ou à côté, n’est pas Michael Jordan qui veut) après une journée de travail terminée et une to-do list achevée. Les meilleures choses sont parfois les choses les plus simples et si gérer votre to do list consiste juste en l’organisation de votre journée, la feuille de papier et le stylo sont peut-être “l’outil” qui vous convient le mieux.

N’oubliez pas, vous aurez beau avoir le meilleur outil de gestion de to do list du monde, s’il peut vous aider à être productif rien ne remplacera la motivation et l’organisation. Alors au boulot.

On s’en va rayer “écrire un article sur les solutions pour gérer votre to-do list” de notre to-do.

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Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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