Apprendre à dire non au travail : 15 exemples d’emails pour dire non aux sollicitations professionnelles
Gatien Guemas – mis à jour le 01/01/2025
Vous vous êtes déjà retrouvé à accepter un échange téléphonique ou un rendez-vous pour la simple raison que vous n’aviez pas réussi à dire non ?
Vous faites partie des 94% de français* à qui cette mésaventure est déjà arrivée.
* Bon OK, ce chiffre est bidon. Mais que celui à qui ce n’est jamais arrivé me jette la première pierre.
Après nos articles sur la gestion du temps et notre guide pour lutter contre la procrastination, nous continuons notre série sur la productivité en vous proposant un article pour apprendre à dire non au travail.
Cet article est composé de 2 grandes parties, une première partie pour vous expliquer pourquoi il est important de savoir dire non et une deuxième partie qui regroupe des exemples utilisables directement après votre lecture de cet article pour dire non facilement face à toutes les situations professionnelles.
Pourquoi est-ce si difficile de dire non ?
Apprendre à dire non est beaucoup plus compliqué qu’il n’y paraît. De nombreux ressorts psychologiques entre en ligne de compte lorsque vous devez dire non. Voici les 3 principaux :
- Vous avez l’habitude de dire oui : cette habitude peut-être le résultat d’une pratique répandue dans votre entreprise (ne pas dire non à une réunion ou à un déjeuner entre collègues est mal vu) ou d’une croyance personnelle (vous avez dit non pour une tâche que vous n’auriez pas dû faire et vous la faites désormais toutes les semaines).
- Vous avez peur du conflit : dire non vous expose à une insatisfaction de votre interlocuteur. Dire oui est la solution de facilité pour éviter tout conflit mais, comme vous le verrez, dire non avec les bons mots vous évitera ces problèmes.
- Vous n’avez pas confiance en vous : votre non n’a parfois aucun rapport avec votre interlocuteur et vient d’un manque d’estime personnelle. Tout le monde n’est pas né avec un égo super développé et une confiance en soi à toute épreuve.
Inutile de vous mentir : apprendre à dire non est compliqué. Le bon côté c’est qu’une fois que vous avez les bons réflexes, dire non est beaucoup plus facile et moins culpabilisant.
Pourquoi apprendre à dire non ? Les 4 avantages
Savoir dire non est une qualité professionnelle sous-estimée (à ajouter sur votre CV à la fin de cet article). Dans le monde de l’entreprise, les professionnels sont débordés par les sollicitations : demandes de collègues, prospection commerciale, demandes de partenariats, réunions inutiles ou même micromanagement.
Pourtant, ne pas savoir dire non vous empêche d’être maître de votre temps et nuit à votre productivité.
Savoir dire non c’est :
- Gérer votre temps en fonction de vos priorités et non celles des autres ;
- S’affirmer, vous seriez étonné de l’effet positif d’un “non”, cela montre que vous savez prioriser et vous organiser ;
- Gagner du temps en supprimant les tâches et demandes inutiles ;
- Diminuer le stress en supprimant les situations inconfortables dans lesquelles vous n’auriez jamais dû vous retrouver.
Maintenant que vous savez pourquoi il faut apprendre à dire non, vous vous dites sûrement que savoir pourquoi dire non c’est bien, savoir comment dire non, c’est mieux.
Ça tombe bien, lisez la suite.
Comment dire non ?
Soyons honnêtes, dire non sans culpabiliser est tout sauf simple. Il ne s’agit pas seulement de dire non, vous devez dire “non” sans vexer en étant pédagogue.
Vous ne voulez pas être mal vu ni mettre dans l’embarras vos collègues, votre manager ou votre interlocuteur. C’est pour cette raison que votre “non” doit être accompagné d’une explication et d’un sourire.
Les règles pour dire non :
- Le dire gentiment, avec le sourire ;
- Être pédagogue et justifier votre “non” ;
- Proposer une solution ;
- Être ferme ;
- S’assurer que le non est bien compris.
Chez Tool Advisor, on aime le concret. Tous ces conseils c’est bien beau mais rien de mieux que des exemples concrets de phrase pour dire non poliment et devenir « un as du non ».
15 exemples pour dire non aux sollicitations professionnelles
Nous vous proposons 15 exemples d’emails pour répondre non en toutes circonstances.
On vous voit venir, si vous devez dire non à l’oral plutôt que par email, il vous suffit d’appliquer ces exemples à une conversation, vous verrez c’est tout simple.
Dire non : la manière la plus simple
Pour ce premier exemple, vous risquez d’être étonné. Il s’agit selon nous de la meilleure manière de dire non.
Et oui… Une absence de réponse est la meilleure manière de dire non. Cela vous permettra de ne pas avoir besoin de dire non et donc indirectement de dire non.
Nous vous conseillons vivement de ne pas répondre à toutes les sollicitations professionnelles extérieures qui ne sont pas intéressantes pour vous comme la prospection commerciale ou des demandes de partenariats.
Ne perdez pas de temps à justifier votre non par email ou même à dire non sans vous justifier : ne répondez pas.
Dire non à une proposition de rendez-vous téléphonique
Une sollicitation classique que vous pouvez facilement éviter. À la suite d’un échange par email, votre interlocuteur vous demande d’échanger par téléphone.
N’acceptez les rendez-vous téléphoniques nécessaires. Comme tous les exemples proposés pour dire “non”, pas besoin de faire de long discours. Allez droit au but.
Dire non à une réunion
D’après l’IFOP, les cadres passent près de 24 jours en réunion en moyenne par an, soit 5 semaines. Ces réunions qui durent en moyenne 1h20 (sans prendre en compte l’écriture d’un compte rendu de réunion) sont un calvaire pour votre productivité.
Notre conseil : éviter les réunions inutiles. Si votre présence n’est requise que pour moins de 10% du temps, demandez à être présent au début ou à la fin de la réunion seulement.
N’hésitez pas à dire non aux réunions où vous n’avez rien à y faire. C’est un signe de bonne organisation et de bonne gestion des priorités. Cela permet également de responsabiliser vos collègues.
Vous seriez étonné de voir l’impact positif de votre refus. Comme toujours, soyez pédagogue, ferme et proposez une solution alternative.
Dire non à une demande de test de produit
Les néo entrepreneurs recherchent des feedbacks. Pour cela, quoi de plus simple que de contacter les entrepreneurs et managers dans leur cible pour tester gratuitement le produit ou le service ? C’est une démarche très répandue et plutôt positive !
Malheureusement, votre temps est précieux et vous ne pouvez pas répondre de manière positive à chaque demande.
Pour les demandes non personnalisées et hors cibles, référez-vous à l’exemple numéro 1 : ne répondez pas.
Pour les demandes plus travaillées, utilisez l’exemple ci-dessous :
Pour savoir si vous devez dire non, il vous suffit de vous demander si ce logiciel ou ce produit va avoir de l’impact direct sur votre business ou si l’entrepreneur qui le lance peut vous apporter quelque chose. S’il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute.
Dire non à une demande d’entraide
Plus compliqué… L’entraide entre professionnels est tellement utile pour répondre à des problématiques qu’il est peut-être encore plus compliqué de dire non dans ce genre de situation mais parfois vous n’avez rien à y gagner ou vous n’avez pas le temps.
C’est toujours difficile de dire non à une demande d’entraide. Prenez du recul et demandez-vous si le temps que cela va prendre aura un impact positif sur votre business.
Les rencontres professionnelles peuvent, elles aussi, aider votre entreprise alors pesez bien le pour et le contre.
Dire non à une interview ou à un podcast
Plus votre entreprise avance, plus les sollicitations professionnelles sont nombreuses et plus vous allez devoir sélectionner. L’important ici est de fixer un seuil à partir duquel vous acceptez ce genre de proposition, cela peut-être :
- Une audience supérieure à 1000 personnes ;
- 25 épisodes de podcasts enregistrés ;
- Moins de 30 minutes d’interview.
Ce seuil dépend du stade de développement de votre entreprise.
Notre conseil : les interviews écrites ou audios sont, selon nous, de formidables outils de communication. On vous conseille donc de ne pas “faire les difficiles” car ces échanges sont souvent gagnant-gagnant.
Dire non à une demande de réduction d’un client
Savoir dire non à une demande de réduction ne concerne pas uniquement les commerciaux. Chargé de partenariat, fondateur, chargé de relation client… Les demandes de réduction concernent beaucoup de professionnels. Pour dire non à ce type de demande, vous devez insister sur la valeur de votre produit ou votre service ainsi que l’égalité de traitement entre vos clients.
Chez Tool Advisor, on observe les bonnes pratiques des SaaS qui, s’ils proposent rarement des réductions, savent faire des exceptions en fonction du contexte (erreur de leur part, insatisfaction client, bug sur le logiciel).
N’oubliez pas que fidéliser un client coûte moins cher que d’en acquérir un nouveau, les réductions peuvent être un bon moyen de réduire le taux d’attrition, ne soyez donc pas trop obtus (oui on utilise des mots forts).
Dire non à l’embauche d’un ami, d’un cousin, d’un ami d’un ami
Il ne s’agit pas vraiment de dire non pour cet exemple mais plutôt d’expliquer votre processus de recrutement lorsque ce type de demande arrive dans votre boîte email.
C’est simple, le recrutement d’une connaissance, plus ou moins proche, doit suivre le même processus que pour un recrutement classique.
Bien recruter est difficile. Si le profil de la connaissance, l’ami ou le proche est incroyable, sautez sur l’occasion et proposez un échange ou une rencontre pour ne pas passer à côté d’une pépite.
Dire non à une demande de nouvelle fonctionnalité ou à une nouvelle prestation
La priorisation est la clé du développement de votre entreprise. Vous ne pouvez pas répondre oui à toutes les demandes entrantes de fonctionnalités, produits ou services.
Pour dire non à ce type de demande, utilisez l’exemple ci-dessous qui explique comment sont priorisées les demandes entrantes.
Soyez transparents et ne sous-estimez pas les délais. Gardez les coordonnées du demandeur pour lui envoyer un email lorsqu’il y a du nouveau.
Dire non à un commercial insistant
Vous devez parfois dire non à un commercial avec qui vous avez échangé de nombreuses fois parce que vous avez choisi un concurrent. Si ce dernier fait bien son boulot, il vous contactera jusqu’à avoir un non définitif et une raison précise de refus.
La clé du refus dans ce cas est d’être ferme tout en expliquant les raisons de votre refus pour que votre interlocuteur puisse comprendre les raisons de votre “non”.
Dire non à un recruteur
Honnêtement, on vous conseille surtout de ne pas répondre aux recruteurs et d’utiliser el famoso exemple numero uno (oui on parle aussi espagnol). Si besoin, voici un modèle de réponse courte pour dire non à un recruteur.
Notre conseil : plus le recruteur personnalise sa prise de contact, plus il mérite une réponse.
Dire non à une proposition de déjeuner, café ou rencontre
Proche de la proposition de rendez-vous téléphonique, les propositions de déjeuner, café ou de rencontre pour “networker” doivent être filtrées entre les bonnes et les mauvaises propositions (un peu comme les bons et les mauvais chasseurs). Décliner une invitation professionnelle avec courtoisie est plus aisée qu’on ne le croit. Il suffit d’invoquer le prétexte du manque de temps en ajoutant les formules de politesse. Soit c’est vrai et ça passe, soit c’est faux et ça passera aussi car votre interlocuteur appréciera la réponse et la gentillesse.
L’excuse numéro 1 pour dire non est d’invoquer un emploi du temps chargé (qui n’a pas un emploi du temps chargé ?) et un sens des priorités aigu. Un “non” à un instant T n’est pas forcément synonyme de “non” dans le futur donc restez diplomate et, si ce n’est que partie remise, laissez la porte ouverte à une rencontre future.
Dire non à une invitation à un évènement
Meetups, conférences, salons, afterwork, les sollicitations sont nombreuses et doivent être filtrées au maximum en fonction de votre intérêt.
Dans la plupart des modèles proposés, le refus est justifié mais refuser une invitation sans se justifier ne doit pas être vu comme un manque de respect même si décliner une invitation avec courtoisie sera toujours mieux reçu.
Dire non à une demande d’un collègue
Les priorités de vos collègues ne sont pas forcément alignées avec vos priorités. Ici on utilise le terme collègue mais cet exemple peut aussi s’appliquer à une demande de votre manager.
Quoi ?! Dire non à son manager ? C’est plus facile que vous le pensez et, encore une fois, signe d’une bonne organisation et d’une bonne gestion des priorités.
La clé est d’expliquer les projets plus importants que ce nouveau projet qui arrive sur votre table et, comme toujours, d’exprimer son refus avec courtoisie. Vous sous-estimez probablement l’impact d’un refus exprimé gentiment.
L’intérêt de ce type de réponse est de mettre votre interlocuteur face à vos objectifs communs. Ce nouveau projet a-t-il plus d’impact que vos projets actuels ? Si la réponse est non, votre interlocuteur sera d’accord avec vous et ce nouveau projet sera décalé, confié à quelqu’un d’autre ou annulé.
Dire non à un délai trop court
“Peux-tu m’envoyer cette présentation pour demain soir stp ?”.
Vous savez que vous n’avez pas le temps de le faire de manière satisfaisante et pourtant vous n’osez pas dire non.
Vous n’avez rien à perdre à essayer de dire non avec, comme d’habitude, pédagogie, respect et gentillesse. Notre modèle :
Ce modèle a plusieurs avantages : vous êtes transparent avec votre interlocuteur, vous lui proposez une solution concrète et vous le laissez prendre la décision et donc en assumer une partie de la responsabilité.
Votre interlocuteur vous répondra peut-être non mais vous aurez au moins essayé.
Comment utiliser ces modèles ?
Tout d’abord, nous vous conseillons de les adapter à votre situation. Tutoiement, vouvoiement, formules de politesse, vos templates doivent correspondre à votre ton et à votre situation.
Sélectionnez ensuite les templates les plus utilisés et insérez-les dans votre outil de messagerie :
- Gmail ;
- Outlook ;
- Superhuman ;
- Front ;
- Mail d’Apple ;
- Votre logiciel de ticketing ;
- Votre logiciel CRM ou GRC.
Ce conseil est valable pour vos autres emails également : usez et abusez des templates d’emails dès que vous faites régulièrement la même réponse.
Pour finir, parce qu’il faut rendre à César ce qui appartient à Starterstory, l’idée de cet article nous est venue en lisant l’excellent article How To Say Now (en anglais) qui regroupe les réponses négatives de quelques professionnels célèbres (Tim Ferris, Steve Jobs, Paul Graham, etc.). Pour creuser le sujet, n’hésitez pas à consulter nos 15 astuces pour améliorer la gestion de vos emails.
Vous n’avez plus d’excuse pour ne pas oser dire non. Comme tous les articles de Tool Advisor, cet article est collaboratif et évolutif. Vous avez une suggestion de template pour dire non ? Envoyez-nous un message et on l’ajoutera à cet article (ou on utilisera un des templates pour vous dire non).
Publication mise à jour le 01/01/2025
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