15 templates d’emails pour dire non aux sollicitations professionnelles

Gatien Guemas – 22/08/2022

Vous vous êtes déjà retrouvé à accepter un échange téléphonique ou un rendez-vous pour la simple raison que vous n’aviez pas réussi à dire non

Vous faites partie des 94% de français* à qui cette mésaventure est déjà arrivée.

* Bon OK, ce chiffre est bidon. Mais que celui à qui ce n’est jamais arrivé me jette la première pierre.

Après nos articles sur la gestion du temps, sur l’organisation de réunion, la méthode inbox zero et notre guide pour lutter contre la procrastination, nous continuons notre série sur la productivité en vous proposant un article pour apprendre à dire non au travail.

Cet article est composé de 2 grandes parties, une première partie pour vous expliquer pourquoi il est important de savoir dire non et une deuxième partie qui regroupe des templates utilisables directement après votre lecture de cet article pour dire non facilement face à toutes les situations professionnelles.

Pourquoi dire non ?

Savoir dire non est une qualité professionnelle sous-estimée (à ajouter sur votre CV à la fin de cet article). Dans le monde de l’entreprise, les professionnels sont débordés par les sollicitations : demandes de collègues, prospection commerciale, demandes de partenariats, réunions inutiles ou même micromanagement.

Pourtant, ne pas savoir dire non vous empêche d’être maître de votre temps et nuit à votre productivité.

Savoir dire non c’est :

  • Gérer votre temps en fonction de vos priorités et non celles des autres ;
  • S’affirmer, vous seriez étonné de l’effet positif d’un “non”, cela montre que vous savez prioriser et vous organiser ;
  • Gagner du temps en supprimant les tâches et demandes inutiles ;
  • Diminuer le stress en supprimant les situations inconfortables dans lesquelles vous n’auriez jamais dû vous retrouver.

Maintenant que vous savez pourquoi il faut apprendre à dire non, vous vous dites sûrement que savoir pourquoi dire non c’est bien, savoir comment dire non, c’est mieux.

Ça tombe bien, lisez la suite.

Comment dire non ?

Soyons honnêtes, dire non sans culpabiliser est tout sauf simple. Il ne s’agit pas seulement de dire non, vous devez dire “non” sans vexer en étant pédagogue.

Vous ne voulez pas être mal vu ni mettre dans l’embarras vos collègues, votre manager ou votre interlocuteur. C’est pour cette raison que votre “non” doit être accompagné d’une explication et d’un sourire.

Les règles pour dire non :

  • Le dire gentiment, avec le sourire ;
  • Être pédagogue et justifier votre “non” ;
  • Proposer une solution ;
  • Être ferme ;
  • S’assurer que le non est bien compris.

Chez Tool Advisor, on aime le concret. Tous ces conseils c’est bien beau mais rien de mieux que des exemples concrets pour devenir “as du non”.

15 templates pour dire non aux sollicitations professionnelles

Nous vous proposons 15 templates d’emails pour répondre non en toutes circonstances.

On vous voit venir, si vous devez dire non à l’oral plutôt que par email, il vous suffit d’appliquer ces templates à une conversation, vous verrez c’est tout simple.

Dire non : la manière la plus simple

Pour ce premier template, vous risquez d’être étonné. Il s’agit selon nous de la meilleure manière de dire non.

Et oui… Une absence de réponse est la meilleure manière de dire non. Cela vous permettra de ne pas avoir besoin de dire non et donc indirectement de dire non.

Nous vous conseillons vivement de ne pas répondre à toutes les sollicitations professionnelles extérieures qui ne sont pas intéressantes pour vous comme la prospection commerciale ou des demandes de partenariats.

Ne perdez pas de temps à justifier votre non par email ou même à dire non sans vous justifier : ne répondez pas.

Dire non à une proposition de rendez-vous téléphonique

Une sollicitation classique que vous pouvez facilement éviter. À la suite d’un échange par email, votre interlocuteur vous demande d’échanger par téléphone.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre réponse et votre proposition d’échange téléphonique. Malheureusement, j’ai emploi du temps très chargé en ce moment et les échanges par email sont plus pratiques pour avancer.

Peut-on continuer nos échanges à l’écrit ?

Bonne journée,

(Prénom)

N’acceptez les rendez-vous téléphoniques que s’ils sont strictement nécessaires. Comme tous les templates proposés pour dire “non”, pas besoin de faire de long discours. Allez droit au but.

Dire non à une réunion

D’après l’IFOP, les cadres passent près de 24 jours en réunion en moyenne par an, soit 5 semaines. Ces réunions qui durent en moyenne 1h20 sont un calvaire pour votre productivité.

Notre conseil : éviter les réunions inutiles. Si votre présence n’est requise que pour moins de 10% du temps, demandez à être présent au début ou à la fin de la réunion seulement.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

J’ai bien noté l’ajout de la réunion sur (le sujet) à mon agenda. 

Cependant, je pense que ma présence n’est pas obligatoire ou en tout cas pas pour toute la durée de la réunion. 

Pouvez-vous me communiquer les éléments dont vous avez besoin pour que je puisse consacrer (temps de la réunion) à mes sujets actuels ou organiser la réunion pour que je ne sois présent que quelques minutes (au début ou à la fin).

Merci pour votre compréhension,

Bonne journée,

(Prénom)

N’hésitez pas à dire non aux réunions où vous n’avez rien à y faire. C’est un signe de bonne organisation et de bonne gestion des priorités. Cela permet également de responsabiliser vos collègues.

Vous seriez étonné de voir l’impact positif de votre refus. Comme toujours, soyez pédagogue, ferme et proposez une solution alternative.

Dire non à une demande de test de produit

Les néo entrepreneurs recherchent des feedbacks. Pour cela, quoi de plus simple que de contacter les entrepreneurs et managers dans leur cible pour tester gratuitement le produit ou le service ? C’est une démarche très répandue et plutôt positive !

Malheureusement, votre temps est précieux et vous ne pouvez pas répondre de manière positive à chaque demande.

Pour les demandes non personnalisées et hors cibles, référez-vous au template numéro 1 : ne répondez pas

Pour les demandes plus travaillées, utilisez le template ci-dessous :

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre présentation de (nom du projet) ! Actuellement, (value proposition du projet) n’est pas dans mes tops priorités et je vais décliner votre proposition de test.

Je garde votre contact si la situation change de mon côté.

Bonne chance pour le développement de (non du projet),

Bonne journée,

(Prénom)

Pour savoir si vous devez dire non, il vous suffit de vous demander si ce logiciel ou ce produit va avoir de l’impact direct sur votre business ou si l’entrepreneur qui le lance peut vous apporter quelque chose. S’il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute.

Dire non à une demande d’entraide

Plus compliqué… L’entraide entre professionnels est tellement utile pour répondre à des problématiques qu’il est peut-être encore plus compliqué de dire non dans ce genre de situation mais parfois vous n’avez rien à y gagner ou vous n’avez pas le temps.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre proposition d’échange à propos de (problématique) ! Effectivement, c’est un sujet que nous avons en commun mais je vais devoir décliner votre proposition car mon agenda est déjà bien rempli.

Puis-je revenir vers vous à un moment plus opportun ? Malgré mon refus du jour, je pense que nous pouvons nous apporter mutuellement.

Bonne continuation avec (non de la société),

Bonne journée,

(Prénom)

C’est toujours difficile de dire non à une demande d’entraide. Prenez du recul et demandez-vous si le temps que cela va prendre aura un impact positif sur votre business. 

Les rencontres professionnelles peuvent, elles aussi, aider votre entreprise alors pesez bien le pour et le contre.

Dire non à une interview ou à un podcast

Plus votre entreprise avance, plus les sollicitations sont nombreuses et plus vous allez devoir sélectionner. L’important ici est de fixer un seuil à partir duquel vous acceptez ce genre de proposition, cela peut-être :

  • Une audience supérieure à 1000 personnes ;
  • 25 épisodes de podcasts enregistrés ;
  • Moins de 30 minutes d’interview.

Ce seuil dépend du stade de développement de votre entreprise.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre proposition ! Je suis flatté ! Je me permets de sélectionner mes interventions pour garder le contrôle sur mon agenda et me fixe la règle de ne pas participer à des podcasts avant le 25ème épisode (seuil à adapter en fonction de la demande).

Pouvez-vous me recontacter une fois que vous aurez passé le 25ème épisode ? Je participerai à votre podcast avec plaisir !

Je vous souhaite plein de réussite avec (nom du média),

Bonne journée,

(Prénom)

Notre conseil : les interviews écrites ou audios sont, selon nous, de formidables outils de communication. On vous conseille donc de ne pas “faire les difficiles” car ces échanges sont souvent gagnant-gagnant.

Dire non à une demande de réduction d’un client

Savoir dire non à une demande de réduction ne concerne pas uniquement les commerciaux. Chargé de partenariat, fondateur, chargé de relation client… Les demandes de réduction concernent beaucoup de professionnels. Pour dire non à ce type de demande, vous devez insister sur la valeur de votre produit ou votre service ainsi que l’égalité de traitement entre vos clients.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos clients ! Concernant votre demande de réduction, nous n’en proposons jamais chez (nom de votre entreprise) car nous pensons que la valeur de (type de produit ou service) est supérieure au prix payé par votre entreprise.

De plus, nous ne faisons pas d’exception à ce principe pour ne pas rompre l’égalité de traitement entre nos clients.

Je suis désolé de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande.

Je reste disponible si vous avez la moindre question.

Bonne journée,

(Prénom)

Chez Tool Advisor, on observe les bonnes pratiques des SaaS qui, s’ils proposent rarement des réductions, savent faire des exceptions en fonction du contexte (erreur de leur part, insatisfaction client, bug sur le logiciel).

N’oubliez pas que fidéliser un client coûte moins cher que d’en acquérir un nouveau, les réductions peuvent être un bon moyen de réduire le taux d’attrition, ne soyez donc pas trop obtus (oui on utilise des mots forts).

Dire non à l’embauche d’un ami, d’un cousin, d’un pote de pote

Il ne s’agit pas vraiment de dire non pour ce template mais plutôt d’expliquer votre processus de recrutement lorsque ce type de demande arrive dans votre boîte email.

C’est simple, le recrutement d’une connaissance, plus ou moins proche, doit suivre le même processus que pour un recrutement classique.

Bonjour (prénom),

Merci pour ton email. Si je suis tous les recrutements avec attention au sein de (nom de l’entreprise), j’invite (nom du candidat) à consulter notre page emploi et à faire une demande auprès de notre service RH directement à l’adresse (adresse de contact du service RH) si aucun poste ne lui correspond dans nos recrutements en cours.

Le processus de recrutement au sein de (nom de l’entreprise) est le même pour tous les candidats :

(explication du processus de recrutement).

Je reste disponible si tu as la moindre question. Hâte de recevoir sa candidature !

Bonne journée,

(Prénom)

Bien recruter est difficile. Si le profil de la connaissance, l’ami ou le proche est incroyable, sautez sur l’occasion et proposez un échange ou une rencontre pour ne pas passer à côté d’une pépite.

Dire non à une demande de nouvelle fonctionnalité ou à une nouvelle prestation

La priorisation est la clé du développement de votre entreprise. Vous ne pouvez pas répondre oui à toutes les demandes entrantes de fonctionnalités, produits ou services.

Pour dire non à ce type de demande, utilisez le template ci-dessous qui explique comment sont priorisées les demandes entrantes.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre suggestion. Nous prenons en compte l’ensemble des retours de nos (utilisateurs / clients / partenaires en fonction du profil du demandeur) et nous devons les prioriser en fonction des besoins de l’ensemble de nos (utilisateurs / clients / partenaires en fonction du profil du demandeur) et de notre roadmap en interne.

Nous avons ajouté votre suggestion à notre liste de nouveaux projets. Si je ne peux pas vous donner de délai précis, je m’engage à vous recontacter dès que (demande) sera disponible.

Je reste disponible si vous avez la moindre question.

Bonne journée,

(Prénom)

Soyez transparents et ne sous-estimez pas les délais. Enfin, très important, gardez les coordonnées du demandeur pour lui envoyer un email lorsqu’il y a du nouveau.

Dire non à un commercial insistant

Vous devez parfois dire non à un commercial avec qui vous avez échangé de nombreuses fois parce que vous avez choisi un concurrent. Si ce dernier fait bien son boulot, il vous contactera jusqu’à avoir un non définitif et une raison précise de refus.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre relance. Je ne vais pas pouvoir donner suite à votre offre car nous avons décidé d’avancer avec (nom du concurrent). 

Pour être transparent et parce que cela doit vous intéresser, je me permets de vous communiquer les raisons de notre choix :

(raisons sous forme de liste courte)

Merci pour nos agréables échanges, je garde votre contact si nous avons des besoins dans le futur.

Bonne journée,

(Prénom)

La clé du refus dans ce cas est d’être ferme tout en expliquant les raisons de votre refus pour que votre interlocuteur puisse comprendre les raisons de votre “non”.

Dire non à un recruteur

Honnêtement, on vous conseille surtout de ne pas répondre aux recruteurs et d’utiliser el famoso template numero uno (oui on parle aussi espagnol). Si besoin, voici un modèle de réponse courte pour dire non à un recruteur.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre email et votre proposition. Je ne suis actuellement pas intéressé par un (utilisez l’expression de votre interlocuteur : nouveau challenge, opportunité, etc.), je vous recontacterai si cela change.

Je vous souhaite beaucoup de réussite dans votre recrutement de la perle rare !

Bonne journée,

(Prénom)

Notre conseil : plus le recruteur personnalise sa prise de contact, plus il mérite une réponse.

Dire non à une proposition de déjeuner, café ou rencontre

Proche de la proposition de rendez-vous téléphonique, les propositions de déjeuner, café ou de rencontre pour “networker” doivent être filtrées entre les bonnes et les mauvaises propositions (un peu comme les bons et les mauvais chasseurs).

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre proposition de (type de rencontre). Malheureusement, j’ai emploi du temps très chargé en ce moment et je ne vais pas pouvoir vous répondre favorablement.

Si vous avez des sujets à aborder en particulier avec moi, n’hésitez pas à me poser vos questions à l’écrit, je ferai mon maximum pour y répondre.

Bonne journée,

(Prénom)

L’excuse numéro 1 pour dire non est d’invoquer un emploi du temps chargé (qui n’a pas un emploi du temps chargé ?) et un sens des priorités aigu. Un “non” à un instant T n’est pas forcément synonyme de “non” dans le futur donc restez diplomate et, si ce n’est que partie remise, laissez la porte ouverte à une rencontre future.

Dire non à une invitation à un évènement

Meetups, conférences, salons, afterwork, les sollicitations sont nombreuses et doivent être filtrées au maximum en fonction de votre intérêt.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre invitation à (nom de l’évènement) le (date de l’évènement). Je ne pourrai malheureusement pas être présent mais j’espère vous rencontrer une prochaine fois. 

Bonne journée,

(Prénom)

Dans la plupart des modèles proposés, le refus est justifié mais vous pouvez aussi dire non sans vous justifier.

Dire non à une demande d’un collègue

Les priorités de vos collègues ne sont pas forcément alignées avec vos priorités. Ici on utilise le terme collègue mais ce template peut aussi s’appliquer à une demande de votre manager.

Quoi ?! Dire non à son manager ? C’est plus facile que vous le pensez et, encore une fois, signe d’une bonne organisation et d’une bonne gestion des priorités.

La clé est d’expliquer les projets plus importants que ce nouveau projet qui arrive sur votre table.

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre email. J’ai bien reçu votre demande mais je ne vais pas pouvoir répondre de manière positive, ma to-do est déjà bien chargée et les priorités du moment sont :

(priorités sous forme de liste)

Ce nouveau projet n’entre dans aucun de mes projets prioritaires. Peut-il être confié à quelqu’un d’autre ou décalé dans le temps ? L’impact de mes projets prioritaires sur nos objectifs est plus important que ce nouveau projet.

Qu’en pensez-vous ?

Bonne journée,

(Prénom)

L’intérêt de ce type de réponse est de mettre votre interlocuteur face à vos objectifs communs. Ce nouveau projet a-t-il plus d’impact que vos projets actuels ? Si la réponse est non, votre interlocuteur sera d’accord avec vous et ce nouveau projet sera décalé, confié à quelqu’un d’autre ou annulé.

Dire non à un délai trop court

“Peux-tu m’envoyer cette présentation pour demain soir stp ?”.

Vous savez que vous n’avez pas le temps de le faire de manière satisfaisante et pourtant vous n’osez pas dire non.

Vous n’avez rien à perdre à essayer de dire non avec, comme d’habitude, pédagogie, respect et gentillesse. Notre modèle :

Bonjour (prénom) ou (civilité + nom),

Merci pour votre email. J’ai bien reçu votre demande. Je me permets de vous demander si le délai pour vous communiquer le (document à envoyer, tâche à effectuer) peut être repoussé au (date souhaitée).

Le (délai initial) est, selon moi, un délai trop court pour rendre un travail de qualité et je préfère vous demander de repousser plutôt que de vous communiquer un (document à envoyer, tâche à effectuer) qui n’est pas pleinement satisfaisant.

Qu’en pensez-vous ?

Bonne journée,

(Prénom)

Ce modèle a plusieurs avantages : vous êtes transparent avec votre interlocuteur, vous lui proposez une solution concrète et vous le laissez prendre la décision et donc en assumer une partie de la responsabilité.

Votre interlocuteur vous répondra peut-être non mais vous aurez au moins essayé.

Comment utiliser ces modèles ?

Tout d’abord, nous vous conseillons de les adapter à votre situation. Tutoiement, vouvoiement, formules de politesse, vos templates doivent correspondre à votre ton et à votre situation.

Sélectionnez ensuite les templates les plus utilisés et insérez-les dans votre outil de messagerie :

  • Gmail ;
  • Outlook ;
  • Superhuman ;
  • Front ;
  • Mail d’Apple ;
  • Votre outil de ticketing ;
  • Votre logiciel CRM ou GRC.

Ce conseil est valable pour vos autres emails également : usez et abusez des templates d’emails dès que vous faites régulièrement la même réponse.

savoir dire non

Pour finir, parce qu’il faut rendre à César ce qui appartient à Starterstory, l’idée de cet article nous est venue en lisant l’excellent article How To Say Now (en anglais) qui regroupe les réponses négatives de quelques professionnels célèbres (Tim Ferris, Steve Jobs, Paul Graham, etc.). 

Vous n’avez plus d’excuse pour ne pas oser dire non. Comme tous les articles de Tool Advisor, cet article est collaboratif et évolutif. Vous avez une suggestion de template pour dire non ? Envoyez-nous un message à hello@tool-advisor.fr et on l’ajoutera à cet article ou on utilisera un des templates pour vous dire non.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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