7 tâches répétitives à automatiser facilement
Juliette Lécureuil – mis à jour le 07/01/2025
Si on avait dû trouver un slogan pour la team Tool Advisor, on aurait sûrement choisi “plus il y a de tâches à automatiser, plus on rit”. Oui, c’est un peu tristoune comme slogan…
Mais pour notre défense, automatiser des tâches répétitives est ce qui nous permet de gagner un temps considérable au quotidien, et de nous concentrer sur le travail à plus forte valeur ajoutée.
Dans cet article, on partage avec vous notre petite bible de l’automatisation de tâches manuelles, afin de vous faire gagner en productivité. Mais ce n’est pas tout : on vous aide à trouver le bon moment, et on vous liste les outils pour le faire. Bonne lecture !
Quel est le bon moment pour automatiser une tâche manuelle ou répétitive ?
À cette question, on aurait pu répondre “ça dépend” (de votre organisation, du temps que vous avez à consacrer à l’optimisation de vos process, d’où et qui vous voulez être dans 5 ans, de la météo, du sens du vent, etc.).
Mais on sait combien c’est énervant, alors on va faire en sorte de vous fournir une réponse un peu moins vague. Pour faire simple, on vous déconseille de procéder à l’automatisation de tâches répétitives une fois que vous êtes en train de faire la tâche.
Si par exemple vous avez une épiphanie au moment où vous êtes en train d’envoyer des relances à la main pour vos factures non acquittées, que vous vous dites “tiens, et si j’automatisais l’envoi des relances ?” en fronçant un sourcil… Ne le faites pas !
Notez la tâche sur votre to-do/outil de gestion des tâches pour les fadas de logiciels qui en sont équipés, et prévoyez un temps dédié un peu plus tard dans la semaine. L’idée, c’est qu’automatiser des tâches (bonne idée) ne flingue pas votre journée (mauvaise idée).
Bon, c’est un peu un conseil que l’on pourrait trouver dans “Mieux gérer son temps pour les nuls” tant c’est la base… Mais on n’en est pas tous au même point en matière d’éducation à la productivité, alors il mérite quand même d’être énoncé.
Vous l’aurez compris : si vous lisez cet article avant d’avoir créé votre entreprise, pensez à bien lister les tâches que vous pouvez automatiser dès le départ, soit dès la création de vos différents process… Vous gagnerez du temps !
Les 7 tâches du quotidien à automatiser
1) La relecture des contenus
Première de la liste des tâches à automatiser : la relecture de ce vos écrits. On est désolé de vous décevoir si vous êtes de la team “les fautes d’orthographe n’ont jamais tué personne”, mais on aime envoyer des mails et publier des articles correctements rédigés.
Certes, personne n’est encore mort d’avoir lu un texte avec des fautes, mais 1) ça ne fait pas sérieux, 2) ça envoie un mauvais signal (on vous prend soit pour un dilettante, soit pour un analphabète) et 3) ces erreurs sont faciles à éviter.
Il suffit pour cela d’utiliser un correcteur orthographique fiable. Cela permet de diminuer son niveau de vigilance, de mettre fin à ses dilemmes quand on n’est pas le meilleur en orthographe… Bref, que des avantages pour vous/l’image de votre entreprise.
2) La comptabilité
Dans le grand guide de l’automatisation des tâches manuelles, on trouve aussi la comptabilité. Non, tenir sa comptabilité n’est pas l’aspect le plus fun de la vie d’entrepreneur… Mais il faut le faire.
Pour le faire sans trop vous fatiguer, on vous conseille de vous équiper d’un logiciel de facturation ou de comptabilité, ou de déléguer cette tâche à un expert-comptable, à condition que l’un ou l’autre soit relié à votre banque.
3) La prise de rendez-vous
Il n’y a rien de pire pour tuer la productivité que de passer des heures à essayer de trouver des disponibilités communes pour échanger avec un prospect, un client, un partenaire…
Faites-nous plaisir, ne tuez pas la productivité : évitez-vous des dizaines de mails type “malheureusement, je suis déjà pris le jeudi 12. OK pour mercredi 13/09 de 15h30 à 16h30 ?” et dotez-vous d’un logiciel de prise de rendez-vous !
4) Le démarchage commercial
Quand on dit “automatiser des tâches répétitives”, vous vous doutez bien qu’il ne s’agit pas de se délester de l’intégralité de la tâche, mais d’en déléguer au moins une partie.
C’est le cas pour le démarchage commercial, sur lequel il est plutôt facile de gagner du temps grâce aux outils de sales automation. Que vous soyez team “focus sur un seul canal” ou “multicanal”, vous allez gagner du temps sur votre prospection…
Et signer d’autant plus de clients que cette prospection sera effectuée méthodiquement – on n’est pas en train de dire que vous êtes mauvais mais que la prospection est un processus chronophage qui nécessite de remplir des tableaux Excel à l’infini (et au-delà).
5) La gestion des mots de passe
Au rang des tannées quotidiennes qui font perdre un maximum de points de vie, on trouve évidemment la gestion des mots de passe. Combien de fois, cette année, avez-vous cliqué sur “mot de passe oublié” après avoir vainement tenté de vous connecter à une interface ?
Ne cherchez pas trop longtemps : si vous commencez à compter sur vos doigts, c’est que c’est déjà trop… Pour éviter de gaspiller du temps, pas besoin de mettre en place un processus compliqué : il suffit d’utiliser un gestionnaire de mots de passe.
Le logiciel va stocker vos mots de passe dans un “coffre-fort” crypté auquel vous pourrez accéder avec un mot de passe unique. Comme dirait l’ami Orelsan, c’est simple, basique, et surtout facile à mémoriser.
6) La recherche d’informations
Avec l’intelligence artificielle et sa capacité à processer des milliards de données, effectuer une recherche ou une synthèse n’a jamais été si rapide – ne cherchez pas les Messieurs et Mesdames Esprit-de-Contradiction du 1er rang, il n’y a pas match avec le cerveau humain.
S’il y a bien UNE – oui, en majuscules, on est comme ça – case que vous devez cocher sur la liste des tâches à automatiser, c’est bien le fait de passer en revue des pages de résultats Google… La vie est trop courte pour passer du temps à les compiler !
7) La relance des factures
Autre piste d’automatisation de tâches manuelles : la relance des factures. On ne va pas se mentir : c’est le genre d’action rébarbative qui n’a absolument aucun intérêt, à part celui d’être enfin payé !
Alors à moins que vous n’ayez jamais besoin de relancer vos clients pour qu’ils vous payent – on est jaloux, on veut des noms –, on vous conseille de déléguer la mission à votre logiciel de facturation… Il le fera aussi efficacement que vous.
Les meilleurs outils pour l’automatisation des tâches
Vous avez maintenant une idée assez complète de toutes les tâches qu’il est possible d’automatiser. Parce qu’on est sympa, hyper généreux (et surtout humbles), on vous a aussi concocté une liste des outils qui le permettent.
Et parce qu’on est complètement psychorigides au sein de la team Tool Advisor, ils sont exactement dans le même ordre que les tâches qu’ils permettent d’effectuer. Soit :
Pour la relecture des contenus, MerciApp
Si vous lisez régulièrement les contenus du blog Tool Advisor, vous avez dû voir apparaître MerciApp dans pas mal d’articles…
Pour la simple et bonne raison qu’il s’agit d’une excellente solution pour éviter les erreurs et garantir la qualité des contenus, et que le niveau d’expertise sur lequel elle s’appuie en fait l’un des outils les plus fiables au rayon des correcteurs automatiques.
Pour la comptabilité, Pennylane, Indy ou Abby
On cite 3 outils que l’on aime bien – la plateforme de gestion financière tout-en-un Pennylane, le logiciel de comptabilité pour les indépendants et les TPE Indy, et son cousin pour les microentrepreneurs Abby –, mais vous en trouverez plein d’autres…
Et notamment parmi notre sélection des meilleurs logiciels de comptabilité et des meilleurs logiciels de facturation. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, on vous laisse téléphoner aux experts-comptables du coin pour trouver l’interlocuteur de vos rêves.
[Les Jean-Michel Indignation du 1er rang : oui, on sait que les experts-comptables ne sont pas des outils, calmez-vous.]
Pour la prise de rendez-vous, Calendly
Pour mieux gérer votre temps, on vous conseille de dédier certaines plages horaires de vos semaines aux rendez-vous prospects/clients/partenaires, et de fournir un lien vers votre Calendly à tous les interlocuteurs qui auraient besoin d’un créneau avec vous.
Calendly se présente comme un calendrier sur lequel l’ensemble des créneaux – jours et plages horaires dont vous avez décidé qu’ils seraient dédiés aux calls – libres sur les semaines à venir sont indiqués.
Une fois le créneau choisi par l’interlocuteur qui souhaite s’entretenir avec vous – on utilise des mots chics, c’est notre côté entrepreneuriat-caviar –, le rendez-vous apparaît dans votre agenda et l’interlocuteur reçoit une confirmation par mail.
C’est simple, pratique, ergonomique…Tout ce qu’on aime !
Pour le démarchage commercial, Waalaxy, Lemlist ou La GrowthMachine
Ici encore, on cite trois solutions que l’on apprécie particulièremnt pour le gain de temps qu’elles permettent, sachant que le choix entre les trois dépend de la stratégie commerciale que vous appliquez à votre entreprise.
Waalaxy est particulièrement connu pour la prospection automatisée sur LinkedIn, même si le service permet aussi de démarcher par email.
Du côté de Lemlist, c’est plutôt l’inverse : la plateforme était conçue pour la fonctionnalité “automatisation du cold emailing” et elle permet désormais de passer au multicanal automatisé.
Quant à LaGrowthMachine, l’approche est clairement omnicanale : la page d’accueil du site promet une plus grande efficacité avec le claim “plus de conversations, plus d’opportunités”, qui s’applique aussi bien à Twitter qu’à LinkedIn et aux emails.
Pour la gestion des mots de passe, Dashlane ou LastPass
Au rang des outils qui nous permettent de gagner un temps précieux chaque jour, il y a aussi le gestionnaire de mots de passe Dashlane, dont l’utilisation a un impact direct sur notre tranquillité d’esprit.
Formulé comme ça, il pourrait aussi bien s’agir d’un service de ménage à domicile ou d’une appli de méditation, mais on ne sait vraiment pas comment le dire autrement tant l’utilisation est simple et suivie d’un effet gain de temps immédiat.
Dans le même genre, LastPass permet lui aussi de réaliser des économies de temps (on ne sait pas si ça se dit, mais on le tente, on verra si MerciApp nous laisse faire ou non) considérables… On vous laisse choisir !
Pour la recherche d’informations, ChatGPT
Au moment où l’on écrit ces lignes, ChatGPT reste l’agent conversationnel accessible au grand public le plus abouti. Pas de surprise, donc, à ce que l’on vous conseille cet outil pour réduire le temps consacré à la recherche d’informations.
Avec un petit disclaimer tout de même : l’intelligence artificielle, comme son nom l’indique, n’est pas une intelligence humaine. ChatGPT va digérer des informations, les synthétiser et vous les recracher, mais sans indiquer ses sources.
Une méthode efficace quand vous devez passer l’étape “trouver des informations sur un sujet”, pas forcément si vous devez en donner la source, les contextualiser, etc. Le caractère intelligent de l’intelligence artificielle dépend de l’usage que vous en faites !
Pour la relance des factures… Même combat que pour la comptabilité
On ne va pas re-citer nos logiciels préférés pour la comptabilité et la facturation… Ce serait une perte de temps et d’énergie antagoniste avec le sujet de cet article.
Mais dans un monde idéal, votre logiciel de facturation/comptabilité envoie tout seul des relances lorsque le délai de paiement est dépassé. De votre côté, vous n’avez plus qu’à vous allonger dans votre baignoire en attendant que tombe la pluie de billets.
Pour créer des ponts entre toutes ses tâches à automatiser, Zapier ou Make
Derniers items de notre liste d’outils pour l’automatisation de tâches manuelles, les immanquables Zapier et Make, qui se présentent justement comme des plateformes d’automatisation.
Là où Zapier permet de créer des “zaps”, des automatisations composées de déclencheurs et d’actions, Make donne accès au design de workflows, ce qui malgré cette petite différence sémantique revient à peu près à la même chose.
En gros, vous créez un scénario d’automatisation en reliant automatiquement un déclencheur à une action. C’est presque magique !
Voilà, vous savez tout des outils conçus pour simplifier l’exécution des tâches répétitives au quotidien… Maintenant, à vous de décider des différents process et outils que vous mettez en œuvre !
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