Gestion des emails : 15 astuces pour gagner en efficacité
Juliette Lécureuil – publié le 06/02/2024
La gestion des emails, c’est un peu le “corps sain” du dicton “un esprit sain dans un corps sain” si l’on devait le transposer à la productivité en entreprise.
De la même manière que l’on se sent mal dans un corps dont on ne prend pas soin, on travaille moins bien avec une boîte mail en chantier… Oui, c’est un peu tiré par les cheveux, mais c’est pour mettre en avant l’importance du sujet !
Dans cet article, on vous liste nos meilleures astuces pour gagner en efficacité dans votre traitement des emails. Toutes ne peuvent pas être mises en place simultanément, mais à vous de piocher parmi celles qui vous intéressent !
Nos 15 astuces pour une meilleure gestion des emails
Astuce 1 : adopter la méthode Inbox Zero
C’est une méthode bien connue de gestion des mails : appelée Inbox Zero, elle consiste à ne consulter sa boîte mail qu’à certains moments-clés de la journée, à répondre aux heures où personne ne lit ses mails pour éviter la multiplication des échanges…
Bref, à accorder le moins de temps possible au traitement des emails, en étant plus efficace.
Si vous voulez en savoir plus, on ne peut que vous recommander la lecture de notre excellent (en toute objectivité) article sur le sujet, un guide complet pour mettre en place la méthode Inbox Zero.
Astuce 2 : créer des sous-dossiers/libellés
On vous donne cette astuce en priant tous les saints pour que vous l’ayez déjà mise en place… Parce qu’elle est tellement basique qu’on tomberait de notre chaise si on apprenait que vous la découvrez seulement maintenant.
Peu importe la classification que l’on choisit, la création de dossiers ou de libellés permet de ranger chaque mail traité à un endroit où l’on est sûr de le retrouver… Et d’évacuer ainsi les messages de la boîte de réception.
Astuce 3 : appliquer la méthode 4D
Sorte de méthode dans la méthode puisqu’elle est considérée comme la petite soeur d’Inbox Zero, la méthode 4D repose sur la segmentation des mails entrants en 4 catégories, chacune correspondant à une action :
- Delete (“supprimer”, on traduit pour les francophones du fond de la salle) ;
- Do (“faire”) ;
- Defer (“différer”) ;
- Et Delegate (“déléguer”).
En catégorisant chaque email reçu, vous vous assurez qu’ils sont traités, mais aussi et surtout qu’ils le sont dans l’ordre !
Astuce 4 : instaurer la règle des 2 minutes
Dans le prolongement de la méthode 4D, fiez-vous les yeux fermés (pas trop fort quand même, sinon vous risquez d’écrire n’importe quoi) à la règle des 2 minutes théorisée par David Allen dans son livre “Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity”.
Si vous pouvez répondre à un email – et effectuer la tâche qui y est associée – en moins de 2 minutes, c’est que vous pouvez la ranger dans “Do” et vous y mettre tout de suite… Et hop, le sujet sera classé !
Astuce 5 : trier ses emails par statut
En matière de tri des emails, il y a plusieurs écoles… Et l’une d’elle consiste à mettre en place, sur le même modèle que celui de la méthode 4D, le tri des dossiers par statut.
Pour cela, rien de plus simple : il suffit de ranger chaque email reçu dans l’une des catégories que l’on a créées – de “très urgent” à “pas urgent” –, ce qui permet d’adresser les sujets les plus importants en premier.
Astuce 6 : créer des templates de réponses
Certains mails ne sont envoyés que pour signifier que l’on accuse réception d’un document ou d’une information. Pour gagner du temps, créez-vous une bibliothèque de réponses toutes faites du type “C’est bien noté, merci”, à dégainer dès que possible.
La gestion de sa boîte mail en est généralement facilitée, et l’on perd moins de temps à rédiger des mails sans valeur ajoutée.
Astuce 7 : soigner ses objets d’email
C’est bien connu : vous aurez beau avoir la meilleure classification en sous-dossiers du monde… Vous commencerez toujours par taper un mot-clé dans la barre de recherche pour chercher un email. La théorie n’a pas encore de nom, mais on veut bien la breveter.
D’où l’intérêt de bien soigner ses objets d’email en étant précis et méthodologique, afin de pouvoir retrouver facilement (au moins pour les échanges dont vous êtes à l’initiative) un email auquel on pense.
Astuce 8 : réserver un temps aux désabonnements
À intervalles réguliers, prenez le temps de vous désabonner de toutes les newsletters que vous ne lisez pas. Si vous recevez une newsletter que vous n’ouvrez plus depuis 2 mois, c’est que vous pouvez vous en désabonner… Même si elle est intéressante !
Le meilleur moyen de faciliter la gestion des mails, c’est de faire le ménage !
Astuce 9 : ne répondre que quand cela est nécessaire
C’est un grand classique de la vie en entreprise : répondre à tout bout de champ aux uns et aux autres même quand cela n’est pas vraiment utile… Voire (soyons honnêtes) parfaitement inutile.
Votre collègue Catherine a rapporté du gâteau au chocolat ? Inutile de lui répondre “merci”, c’est typiquement le genre de communications qui parasitent la gestion de sa boîte mail.
Astuce 10 : éviter les envois groupés
Vous allez nous dire que parfois, c’est plus pratique… Mais d’expérience, l’envoi d’un email à plusieurs destinataires transforme vite une boîte mail en gigantesque café du commerce virtuel et donne lieu à de multiples réponses.
Pour éviter d’en arriver là, la solution est simple : limitez les envois groupés et privilégiez les messages individuels. Les messages “à tous” – peuvent trouver leur place sur d’autres plateformes de communication.
Astuce 11 : rédiger des emails clairs et structurés
Il existe des exemples de compte-rendus de réunion déjà structurés… Mais pas de modèles d’emails dans la même veine. On vous conseille par conséquent de construire vos emails de manière simple et directe, en répondant au préalable à ces questions :
- Quel est l’objet de mon email/quelle est ma question/demande (puisqu’il y en a toujours une) ?
- Sous combien de temps la réponse à ma question/demande est-elle attendue ? Sous quel format ?
- Si ma demande concerne une date de rendez-vous, quelles sont mes propres disponibilités (il fait toujours bon prendre les devants en proposant des créneaux) ?
Déjà, vous aurez posé les bases du corps de votre email.
Astuce 12 : supprimer les notifications
Sachez une chose : pour les amoureux de la productivité et des outils de productivité que nous sommes, les notifications sont le diable incarné ! Si ce n’est pas déjà fait, supprimez-les dare-dare et décidez à quel moment vous voulez consacrer du temps à la gestion des mails.
Astuce 13 : envisager d’autres moyens de communication
En fonction des sujets, d’autres moyens de communication peuvent être préférables à l’email.
Si par exemple vous avez besoin d’expliquer quelque chose de compliqué à votre interlocuteur et que vous voyez se profiler un email très long, demandez-lui ses disponibilités pour l’appeler : ce sera sans doute plus clair par téléphone !
Astuce 14 : ne pas perdre trop de temps à se relire
C’est un peu contre-intuitif… Mais le traitement des emails ne doit pas vous prendre plus de temps qu’il n’en mérite. Si vous êtes perfectionniste, forcez-vous à ne vous relire qu’une fois, et déstressez. Une faute de frappe ne va pas changer la face du monde.
Astuce 15 : paramétrer une signature d’email
Vous allez penser qu’on se moque de vous tant l’astuce que l’on vous propose semble basique… Mais on préfère vous prévenir : tout le monde n’en est pas encore au stade de la signature d’email – notamment quelques irréductibles défenseurs du Moyen-Âge.
Pour qu’elle vous fasse gagner du temps sur la rédaction de vos emails, paramétrez-la avec une formule de politesse intégrée. Et si vous en avez marre de toujours utiliser la même, n’hésitez pas à parcourir notre article sur comment remplacer bien cordialement.
Notre sélection de 3 outils pour bien gérer ses emails
La gestion de sa boîte mail peut être facilitée par l’utilisation de quelques outils bien choisis. Parmi eux, on peut en citer 3 :
- Le correcteur orthographique. Votre meilleur atout pour ne pas perdre trop de temps à vous relire… mais éviter les fautes. Chez Tool Advisor, nous utilisons MerciApp comme correcteur d’orthographe en ligne et nous en sommes très satisfaits ;
- Le time tracker. Si vous voulez savoir combien de temps vous dédiez à la gestion des emails et circonscrire ce temps, le meilleur moyen est de choisir l’un des outils de gestion du temps de notre liste. Vous verrez, c’est révolutionnaire ! ;
- Les extensions permettant de créer des templates de réponse, comme Briskine qui permet d’insérer ces derniers en créant des raccourcis.
Voilà, vous avez toutes les clefs en main pour mieux organiser votre boîte mail professionnelle… Maintenant, c’est à vous de jouer !
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