Logiciel de paie : Comparatif & Avis (MAJ 2023)

Notre objectif est simple : vous aider à faire le bon choix grâce à nos conseils et une analyse détaillée et indépendante des différents logiciels de paie. Nous avons testé et analysé des logiciels très différents :

• Des logiciels de paie pour TPE et PME ;
• Des logiciels de paie pour PME et ETI ;
• Des solutions pour externaliser la paie ;
• Des logiciels de paie pour les spécialistes de la paie.

La partie de cet article où nous comparons les logiciels de paie est divisée en 5 parties :

• Comparaison des types de logiciels ;
• Comparaison des prix ;
• Comparaison des fonctionnalités ;
• Nos recommandations ;
• Le récapitulatif.

Quels sont les logiciels de paie analysés dans notre comparatif ?

Nous privilégions la qualité des analyses à la quantité. Les logiciels de paie les plus utilisés, les plus connus et ceux qui répondent aux besoins de nos visiteurs sont d’abord étudiés et nous complétons régulièrement notre analyse comparative avec de nouveaux logiciels de gestion de paie.

Les logiciels étudiés dans notre comparatif sont : PayFit, Silae, Sage, Macompta, fiche-paie.net, Listo Paye, Cegid et ADP.

Il existe d’autres logiciels de gestion de la paie qui ne sont pas encore présents dans notre comparatif mais qui méritent d’être mentionnés.

On pense notamment aux logiciels suivant : 123paie, EBP et Nibelis.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Notre analyse commence par une rapide définition puisque derrière le terme « logiciel de paie » se cachent des logiciels très différents.

Un logiciel de paie ou logiciel de traitement de la paie est une solution informatique, en SaaS sur le cloud ou à télécharger, permettant de gérer l’ensemble du processus de paie. Ces logiciels font partie de la famille des logiciels SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) autrement appelé logiciel de gestion RH.

Les fonctionnalités des logiciels de paie ne s’arrêtent donc pas à la seule édition des fiches de paie mais couvre tous les besoins relatifs à la gestion sociale des entreprises :

• Édition des bulletins de paie des employés en prenant en compte tous les éléments nécessaires comme les jours de congés ou les heures supplémentaires ;
• Dématérialisation des fiches de paie et archivage légal ;
• Édition des documents relatifs aux ressources humaines comme la déclaration unique d’embauche (DUE), l’attestation Pôle Emploi, la promesse d’embauche, le contrat de travail, la rupture conventionnelle, le solde de tout compte et les arrêts de travail ;
• Télédéclaration des fameuses déclarations sociales nominatives (DSN) et réalisation de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
• Tenue du registre du personnel ;
• Paiements des cotisations et rémunérations ;
• Intégration des écritures de paie avec votre logiciel de comptabilité.

Tous les logiciels de paie présents dans notre comparatif n’ont pas le même mode de fonctionnement. On peut les séparer en plusieurs catégories :

• Les logiciels de paie pour les entrepreneurs ;
• Les logiciels de paie pour les professionnels de la paie (cabinet d’expert-comptable, cabinet de gestion de la paie, gestionnaire de paie) ;
• Les logiciels de paie avec une solution d’externalisation.

Ces trois types de logiciels sont présents dans notre comparatif pour vous donner une vision globale du marché même si la plupart de nos visiteurs recherchent un logiciel de paie pour entrepreneur.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de paie ?

Tous les logiciels de paie ne s’utilisent pas sur le modèle classique du SaaS et certains devront être installés sur votre ordinateur (oui cela existe encore).

Pour le fonctionnement, il est similaire pour l’ensemble des logiciels : La personne en charge de la paie (en interne ou avec une solution d’externalisation) complète les informations pour chaque salarié (heures travaillées, heures supplémentaires, congés payés, primes, frais). Ensuite, les logiciels permettent d’éditer le bulletin de salaire au format papier ou numérique. La dématérialisation des fiches de paie est possible, sans être une obligation légale, depuis une loi de 2017.

Les données de paie sont ensuite transmises aux différents organismes (URSSAF, impôt, caisse de retraite) grâce à la déclaration sociale nominative et rebelote le mois suivant.

Quels sont les avantages des logiciels de paie ?

Comme tous les logiciels B2B, l’argument numéro 1 des logiciels de paie est de vous faire gagner du temps et d’améliorer votre productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches mais les avantages d’un logiciel vont plus loin :

• Respecter la réglementation en vigueur : les logiciels sont mis à jour en fonction de l’évolution des lois, du droit social et du droit du travail automatiquement pour que vos fiches de paie et contrats respectent les dispositifs légaux ;
• Diminuer le risque d’erreur : les logiciels de paie automatisent certaines tâches ce qui évite les erreurs de saisie et ils vérifient que vos bulletins de salaire et déclarations ne comportent pas d’erreurs ;
• Stockage sécurisé de vos données : les données de paie sont des données sensibles, les logiciels de gestion de la paie accordent une importance toute particulière au respect du RGPD et à la sécurisation de vos données ;
• Valorisation de vos données : les solutions de paie mettent à disposition de leurs clients des tableaux de bord pour gagner en visibilité et obtenir de nombreuses données intéressantes sur le volet social de votre entreprise.

Il y a de nombreux avantages aux logiciels de paie mais il y a également quelques inconvénients. N’enterrez pas tout de suite les cabinets de gestion de la paie car le domaine reste toujours très (trop ?) compliqué et le risque d’erreur est toujours présent.

Faire le bon choix est donc indispensable. Un logiciel de paie se garde de nombreuses années et choisir un logiciel qui ne correspond pas à vos besoins et à votre profil peut avoir des conséquences sur votre business. Mais rassurez-vous, c’est finalement assez simple de faire le bon choix.

Quel est le profil type des clients de chaque logiciel de paie ?

Pour trouver le meilleur logiciel de paie pour votre entreprise, la première étape consiste à bien calibrer vos besoins. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :

Avez-vous besoin d’un outil de paie pour gérer votre paie vous-même ou en interne ?

Combien avez-vous de salariés ?

Avez-vous besoin d’un accompagnement par un service client ou par un expert de la paie ?

Souhaitez-vous externaliser totalement la gestion sociale de votre entreprise ?

À chaque logiciel son besoin. Pour faire un premier tri, nous séparons les logiciels en fonction de leur catégorie que nous vous avons mentionnés précédemment :

• Les logiciels de paie pour les entrepreneurs ;
• Les logiciels de paie pour les professionnels de la paie (cabinet d’expert-comptable, cabinet de gestion de la paie, gestionnaire de paie) ;
• Les logiciels de paie avec une solution d’externalisation.

Nous vous indiquons également à qui s’adresse les différents logiciels.

Ce tableau devrait déjà vous aider à éliminer quelques solutions qui ne correspondent pas à votre besoin. Il ne s’agit que de la première étape de notre analyse et la suite de notre comparatif des logiciels de paie vous aidera à affiner votre choix.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de paie ?

Il est difficile de comparer les logiciels de paie sur les fonctionnalités car toutes les fonctionnalités basiques listées ci-dessous sont obligatoires pour le bon fonctionnement du logiciel :

• Édition des bulletins de salaire des employés ;
• Dématérialisation des fiches de paie ;
• Prise en compte des éléments variables de la paie ;
• Édition des documents relatifs aux ressources humaines ;
• Télédéclaration mensuelle des DSN ;
• Tenue du registre du personnel ;
• Paiement des cotisations sociales et salariales ;
• Intégration des écritures de paie avec votre logiciel de comptabilité.

Notre analyse portera donc sur les fonctionnalités additionnelles qui peuvent faire la différence dans votre choix en listant celles qui, selon nous, font la différence pour chaque logiciel.

Les logiciels de paie misent sur des stratégies différentes et il est important de le comprendre pour faire le bon choix. Certains logiciels se focalisent sur la simplicité d’utilisation avec moins de fonctionnalités comme fiche-paie.net, Listo Paye ou Macompta.

D’autres comme PayFit ou Silae sont beaucoup plus complets tout en essayant de maintenir une facilité d’utilisation bienvenue dans un secteur compliqué.

Enfin, des logiciels comme ADP s’appuient sur un logiciel complet et un accompagnement externalisé.

Pour vous orienter vers le logiciel qui vous correspond, demandez-vous si vous avez besoin d’un logiciel minimaliste, complet et d’un accompagnement par un spécialiste de la paie ou par un conseiller formé sur le sujet.

Quels sont les prix des logiciels de paie ?

Le nerf de la guerre pour chaque entrepreneur et responsable de la paie.

Chez Tool Advisor, un de nos principaux conseils est d’encourager les entrepreneurs à aller au-delà du prix pour choisir leur logiciel de paie.

Si vous recherchez un logiciel de paie gratuit, cela existe. Mieux que votre tableau Excel ou Google Sheet, certains logiciels de paye gratuits comme Oxygene ou ABZ Paie peuvent vous intéresser mais ils sont très très limités et vous gagnerez du temps avec les logiciels présentés dans notre comparatif. Ils sont certes payants mais on vous conseille ne serait-ce que de comparer les interfaces et vous comprendre pourquoi nous vous disons cela.

Si vous recherchez un logiciel de paie pas cher, cela existe aussi mais le « pas cher » est souvent une question de point de vue en mettant en perspective les fonctionnalités proposées. Il est parfois (souvent) plus judicieux de mettre 50 ou 100 euros de plus par mois pour un meilleur logiciel de paie et pour un meilleur accompagnement.

Nous sommes désolés mais les prix des logiciels de paie ne sont pas tout le temps disponibles en ligne, il faut parfois réaliser un devis et échanger avec des commerciaux.

Les tarifs des logiciels sont parfois opaques et c’est là qu’on intervient pour vous aider.

Pour comparer les tarifs des logiciels de paie, nous avons utilisé 2 cas de figure :

• Prix pour 2 bulletins de salaire ;
• Prix pour 10 bulletins de salaire.

Il s’agit de prix « à partir de » et donc du premier abonnement qui ne comprend pas certaines fonctionnalités avancées comme la gestion des absences, la génération des contrats ou les espaces employés.

Nous indiquons également la durée d’engagement auprès des logiciels de paie.

*Ce tarif ne comprend pas la création de compte à 50€ ce qui réprésente 100€ de plus la première année pour deux salariés et 500€ pour 10 salariés.

**Ce tarif ne comprend pas non plus la création de compte à 10€ par salarié avec un minimum de 50€. Lissés sur la première année, les tarifs de Listo Paye sont donc de 20€/mois pour 2 bulletins de salaire et 88€/mois pour 10 bulletins de salaires.

Les prix des logiciels de paie sont vraiment très difficiles à décrypter. Si une tendance se dégage et qu’on peut vous dire qu’un logiciel est « plutôt » moins cher qu’un autre, cela dépend souvent de vos besoins.

Pour être sûr du prix du logiciel de paie, demandez un devis détaillé. Faites attention aux possibles frais cachés et aux frais de paramétrage.

Logiciel de paie : nos recommandations

Nous ne recommandons pas un logiciel de paie en particulier. Selon nous, le meilleur logiciel de paie n’existe pas. Vous devez choisir celui qui vous correspond en fonction de votre profil, vos besoins et votre budget.

Pour vous aider, on se mouille un peu en vous donnant quelques recommandations en fonction de votre profil et du résultat de nos analyses.

Le logiciel que nous recommandons le plus est PayFit mais il a l’inconvénient d’être plutôt cher. En prenant en compte les nombreuses fonctionnalités, la facilité d’utilisation et le gain de temps, nous trouvons ça raisonnable mais certains d’entre vous rechercheront une solution moins chère.

Deux bonnes solutions s’offrent à vous : Listo Paye et Macompta. Les deux logiciels sont très simples (d’utilisation et en fonctionnalités) mais parfait pour les entreprises qui veulent aller à l’essentiel et recherche un logiciel avec des prix plus compétitifs.

Sage et Cegid sont également de très bons logiciels mais nous vous les recommandons plus si vous avez besoin d’un ERP ou logiciel de comptabilité et que vous pouvez être intéressé par la suite logicielle complète.

Pour finir, ne négligez pas l’externalisation totale de votre paie auprès d’ADP, votre expert-comptable ou un cabinet spécialisé dans la paie. Pour les cas complexes, les logiciels de paie sont parfois limités.

Comparatif des logiciels de paie 2023 : le récap’

Pour faire encore plus simple, nous avons résumé les informations les plus pertinentes pour faire votre choix au sein d’un seul tableau.

Celui-ci obéit à certaines règles :

• Les prix annoncés correspondent aux prix affichés sur les sites des logiciels de paie ;
• Ce tableau évolue régulièrement en fonction des nouveautés, de nos analyses et des retours de nos utilisateurs ;
• Notre méthodologie de scoring est transparente, vous pouvez la connaître en détail sur notre page dédiée.

Comment choisir le meilleur logiciel de paie en fonction de votre profil ?

Pour choisir le logiciel de paie qui vous correspond, nous vous conseillons de vous les questions suivantes.

Quel est le logiciel de gestion de la paie qui correspond à mon besoin ?

Pensez-vous gérer votre paie en interne avec un non-spécialiste du social ? Avec spécialiste ? Avez-vous besoin d’accompagnement par un expert ou par un conseiller client formé sur le sujet ? Souhaitez-vous externaliser toute la gestion de votre paie ?

En répondant à ces questions, vous supprimerez déjà plus de la moitié des logiciels de paie présents dans notre liste.

Faites attention à anticiper l’évolution de votre entreprise. Changer de solution de paie est tout sauf un plaisir (ceci est un euphémisme). Si vous pensez passer de 2 salariés à 20 en 1 an (on vous le souhaite), choisissez directement un logiciel de paie riche en fonctionnalités.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre logiciel (et les fonctionnalités secondaires) ?

Les logiciels de paie ne se limitent pas à la paie. Des logiciels comme Cegid et Sage sont de véritables ERP quand PayFit est également un logiciel RH. Avez-vous besoin d’un logiciel qui ne fait que de la paie ou un logiciel plus complet ?

Certains logiciels SIRH permettent par exemple de gérer la génération de contrat, la signature de contrat, les échanges entre managers et employés, les entretiens de performance, la gestion des temps et l’engagement collaborateur. Ces logiciels seront évidemment plus chers.

Certains logiciels sont plus avancés que d’autres dans la gestion des congés et des absences. Par exemple, des logiciels comme PayFit permettent à vos employés de visualiser le solde de congés et de RTT ainsi que le décompte pour l’année N et N-1 directement depuis leur espace employé.

Les logiciels s’adaptent aux conventions collectives et permettent de gérer les absences exceptionnelles (avec plus ou moins de faciliter) comme les congés pour enfant maladie, les temps partiels thérapeutique ou les accidents de travail.