Agenda partagé : 7 outils à tester en 2023

Vous faites partie de ces gens qui écrivent encore dans un agenda papier avec un crayon en 2023 ? C’est mignon !

N’ayez pas honte, ça arrive à des gens très bien… Des gens très bien qui aiment perdre du temps. Vous l’aurez compris : chez Tool Advisor, nous sommes des pro-agenda en ligne, mais aussi de fervents défenseurs de l’agenda partagé en entreprise.

Dans cet article, on vous explique pourquoi l’usage d’un tel outil peut se révéler bénéfique pour votre entreprise ou votre organisation et on vous propose notre sélection d’outils si vous n’utilisez pas déjà Gmail ou Outlook. Bonne lecture !

Quels sont les avantages d’un agenda partagé ?

On ne va pas vous lister les bonnes raisons de passer à l’agenda en ligne, même si on en meurt d’envie – convaincre les gens de choses dont on est déjà convaincu est l’une de nos plus grandes passions dans la vie, après les logiciels bien sûr. 

Mais si vous sautez le pas… Il ne se passera pas longtemps avant que vous soyez tenté par l’usage de l’agenda partagé !

L’agenda partagé, c’est tout simplement la version de l’agenda en ligne commune à une équipe, et qui permet à ses membres d’avoir accès au planning des uns et des autres et de planifier des réunions sans avoir à consulter chacun d’eux. 

Que vous gériez une entreprise ou plusieurs collaborateurs, cet outil a beaucoup à vous apporter en matière de gestion du temps. Et notamment : 

• Une plus grande facilité dans l’organisation des évènements, qu’il s’agisse d’organiser des réunions, des déjeuners de travail ou des team buildings ;
• Une meilleure gestion des tâches avec des rôles et responsabilités très clairs pour chacun, mais aussi (selon l’outil et l’utilisation que l’on en fait) la possibilité d’avoir une vue d’ensemble sur les grandes étapes des projets et leur avancée ;
• Un management fluidifié. Si vous gérez une ou plusieurs équipes, vous savez déjà combien les tâches relatives au management pur peuvent se révéler chronophages… Et avec un calendrier partagé, plus facile de déléguer ;
• Un important gain de temps (et d’argent), d’autant plus important qu’il est commun à toute l’équipe, donc multiplié par le nombre de personnes qui la compose ;
• Et en toute logique (l’un entraînant l’autre), un gain tout aussi important de… Productivité, notre mot préféré ! Hé oui, moins on passe de temps à organiser des points d’équipe, plus on a de temps à consacrer à son cœur de métier.

En bref, l’agenda partagé présente de nombreux avantages… Encore plus quand on a le mode d’emploi pour en utiliser correctement toutes les fonctionnalités ! 

Ci-dessous, on vous explique justement comment procéder avec un logiciel d’agenda partagé, avec les exemples de Google Agenda et Calendrier Outlook, deux des outils les plus utilisés par les organisations.

Comment partager son agenda Google ?

Pour créer un calendrier partagé dans Google Agenda, deux options s’offrent à vous :

La première consiste à partager votre calendrier aux personnes avec lesquelles vous collaborez. 

Commencez par vous rendre sur la version desktop de Google Agenda – vous ne pourrez pas le faire sur l’appli mobile –, et cliquez sur la flèche déroulante de la section “Mes agendas” à gauche de votre calendrier.

Cliquez sur les 3 petits points (qui correspondent à un “plus”) à droite de l’agenda que vous souhaitez partager, et sélectionnez “Paramètres et partage”.

Scrollez un peu la section « Partager avec des personnes en particulier », jusqu’à voir l’option “Ajouter des contacts”, puis ajoutez l’adresse e-mail d’une personne ou d’un groupe Google.

Quand vous cliquerez sur “Ajouter des contacts”, un  menu se déroulera, permettant de choisir les autorisations d’accès du contact. Cliquez ensuite sur “Envoyer” pour valider votre ajout.

Le contact que vous aurez ajouté recevra, dans un e-mail, un lien pour ajouter votre agenda à sa liste. 

Quant à la seconde option, elle consiste à créer directement un agenda de groupe. Pour cela, il faudra d’abord avoir créé un groupe, incluant tous les contacts devant avoir accès à l’agenda.

Cliquez sur le + à droite de “Autres agendas”, puis choisissez « Créer un agenda”. Avant de valider la création de votre agenda, vous devrez choisir le nom de l’agenda (par exemple, “Agenda Équipe Communication”), une description et le fuseau horaire.

Comment partager son calendrier Outlook ?

Si vous utilisez Outlook, vous allez aussi pouvoir partager votre calendrier. 

Pour partager votre calendrier, choisissez “Calendrier” puis “Partager le calendrier”. Vous devrez alors choisir le calendrier que vous souhaitez partager, puis valider votre choix en sélectionnant “Ajouter”. 

Faites le choix des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre agenda, cliquez sur “Ajouter” puis sur “OK”.

Attention : les contacts que vous ajoutez ont un niveau d’autorisation par défaut. Si vous souhaitez changer ce niveau d’autorisation, vous devez sélectionner un autre niveau d’accès, puis valider en choisissant “OK”.

On vous fait grâce des captures, pour la bonne raison qu’il existe à ce sujet une vidéo très explicite créée par le support Microsoft.

6 autres outils gratuits et payants d’agenda partagé

Certes, Google et Outlook sont les outils les plus utilisés à travers le monde, raison pour laquelle il nous semblait important de vous fournir un mode d’emploi détaillé pour obtenir un calendrier partagé. 

Néanmoins, on n’est pas les cracks (autoproclamés, certes, mais des cracks quand même) du logiciel pour rien. On va donc vous donner notre top 6 des outils d’agenda partagé gratuit et payant, afin que vous ayez toutes les clefs en main pour choisir. 

Atolia

Espace de travail tout-en-un, Atolia est à la fois un outil de calendrier partagé, de messagerie instantanée, de gestion des tâches et de coédition de documents grâce à la suite bureautique Docs & Notes.

Un logiciel que l’on apprécie car il est rapide à maîtriser, idéal pour allier les modes de communication asynchrone et asynchrone, mais aussi pour sa fonctionnalité star (celle qui nous intéresse ici) : celle qui permet de créer un calendrier unifié. 

Côté tarifs, l’offre Starter à 4 € par utilisateur et par mois permet aux petites structures de s’outiller sans dépenser une fortune. Efficace et pas (trop) cher. 

Coorganiz

Notre deuxième choix porte sur un agenda partagé gratuit : Coorganiz, un outil qui se dit entièrement dédié à l’organisation à plusieurs. 

On écrit “outil”, mais on devrait plutôt parler d’application d’agenda partagé, étant donné que l’offre gratuite ne donne pas accès à la version web. Pour y accéder, il faut souscrire à l’offre Premium (4,99 € par mois ou 49,99 € quand on opte pour un paiement annuel). 

Le petit + ? Coorganiz permet de réserver des services (téléassistance, garde d’enfant, aide à domicile) partout en France, et de planifier directement l’intervention en question dans le calendrier des personnes concernées.

Acollab

Acollab fait partie des logiciels français  de notre sélection (Atolia est né en France mais a été racheté par l’éditeur indien SaaS Lab). 

Ce n’est pas l’outil le plus sexy à première vue, mais il s’agit d’une plateforme collaborative dotée de nombreux avantages : elle est très facile à prendre en main, sécurisée, dotée d’une version mobile qui en fait une bonne application d’agenda partagé…

Mais surtout, elle fluidifie le travail en équipe grâce à des fonctionnalités comme les tableaux Kanban. Pour l’utiliser, comptez 5 € par utilisateur par mois, ou 7 si vous souhaitez accéder à la fonctionnalité “suivi des temps et des dépenses”. 

Smart Agenda

Le point fort de la solution SmartAgenda, en plus d’être elle aussi une création française, c’est d’être à la fois un logiciel d’agenda partagé et un outil de prise de rendez-vous en ligne. 

Cela en fait l’allié idéal pour les entreprises qui vendent des services sur rendez-vous, avec des fonctionnalités assez ciblées comme celle conçue pour l’organisation des tournées (qui permet de caractériser l’urgence de la demande et d’obtenir l’itinéraire idéal). 

L’outil étant très complet, il est par conséquent plus cher que certains de ses concurrents cités plus haut (à partir de 30 € par mois).

Any.do

Parmi les applications d’agenda partagé 100 % mobile, on a jeté notre dévolu sur Any.do. Plutôt conçu pour le travail en équipe dans le secteur du digital, Any.do a l’avantage d’être vraiment ergonomique. 

Son design minimaliste le rend agréable à utiliser, et il faut souligner certaines de ses fonctionnalités, comme l’activation de la navigation GPS en un clic pour se rendre à son prochain rendez-vous.

Par ailleurs, il est également très facile à connecter avec un logiciel d’agenda partagé comme Google Calendar, et propose une version gratuite… À considérer si vous cherchez un calendrier partagé pour fluidifier votre travail d’équipe, et qui se consulte sur mobile !

Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est une journaliste, rédactrice et community manager freelance. Spécialiste – entre autres – des sujets liés à l’entrepreneuriat, elle propose ses services sur thecontentbox.fr.

Ses trois logiciels préférés : Asana pour la gestion des tâches, Google Agenda pour els rendez-vous, et Zervant pour la comptabilité.