Comment lutter contre la procrastination ? Nos conseils & outils.

Gatien Guemas – 18/04/2022

Les logiciels B2B que nous étudions sur Tool Advisor ont tous les mêmes mots à la bouche : efficacité, gagner du temps, productivité…

Évidemment, nous sommes convaincus de l’utilité des logiciels B2B pour digitaliser et améliorer votre productivité mais nous pensons surtout que les clés de votre productivité se situent dans votre organisation.

Après nos conseils pour améliorer la gestion de votre temps et notre guide sur l’Inbox 0, nous nous attaquons aujourd’hui à un autre sujet pour améliorer votre productivité : la lutte contre la procrastination.

Que celui qui n’a pas déjà procrastiné nous jette la première pierre ! Nous sommes tous des procrastinateurs (et non procrastineurs) ou procrastinatrices.

L’objectif de cet article n’est évidemment pas de vous faire culpabiliser mais de vous aider à mieux comprendre les causes de la procrastination et de vous proposer des astuces simples pour lutter contre votre procrastination.

Et, Tool Advisor oblige, nous vous proposerons de finir par notre sélection de logiciels pour vous aider à vaincre votre procrastination.

C’est parti !

Qu’est-ce que la procrastination ?

Avant de chercher des solutions contre la procrastination, il faut en comprendre les causes.

Qu’est-ce que la procrastination ?

La définition courte de la procrastination est simple : la procrastination est la tendance à remettre à plus tard des tâches ou des actions que l’on devrait ou pourrait accomplir maintenant. La procrastination concerne aussi bien les tâches personnelles que professionnelles.

En préparant cet article, nous avons trouvé de beaux synonymes de procrastination tels qu’atermoiement ou ajournement, c’est beau mais ça ne résout pas notre problème.

Ces tâches qu’on remet sans cesse à demain sont souvent des tâches peu agréables, peu urgentes et compliquées à réaliser. C’est cette accumulation de tâches ajournées qui transforme la procrastination en problème.

Quelles sont les causes de la procrastination ?

Les causes de la procrastination sont multiples. Chaque cause que nous avons identifiée trouvera un conseil associé dans la partie suivante pour vous aider à résoudre votre problème : 

  • La recherche du plaisir immédiat : nous avons tendance à privilégier le plaisir immédiat plutôt que de nous concentrer sur une tâche plus compliquée.
  • Nous évaluons mal le temps nécessaire pour effectuer une tâche : d’une part nous sommes souvent trop optimistes lorsque nous estimons le temps nécessaire à consacrer à une tâche et d’autre part, comme le dit la loi de Parkinson (voir notre article sur la gestion du temps), plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus celle-ci vous prendra de temps.
  • Nous sommes mal organisés : nous ne savons pas par où commencer ni comment effectuer une tâche.
  • Nos habitudes sont mauvaises : lutter contre la procrastination est d’abord une histoire d’habitudes et de routines. De mauvaises habitudes ou l’absence de routine entraîne de la procrastination.
  • Les tâches que nous repoussons sont déplaisantes. Pas besoin d’avoir fait Bac + 5 pour comprendre qu’on aura plus tendance à repousser une tâche inintéressante qu’une tâche passionnante. Loin d’être anecdotique, rendre plaisantes ces tâches est un levier très efficace pour lutter contre la procrastination comme nous le verrons…

Maintenant !

9 conseils pour lutter contre la procrastination

Ces 9 conseils et astuces que nous vous proposons sont à utiliser en fonction de votre niveau de procrastination. Loin du cliché sur les réseaux sociaux et les vidéos marrantes de votre feed TikTok, la procrastination se matérialise souvent plus sournoisement en décalant des tâches dans votre to-do list, en faisant durer une réunion plus que nécessaire ou en faisant de la “veille” plutôt qu’en avançant sur votre pu**** de Powerpoint.

Notre conseil : identifiez vos axes d’amélioration et piochez parmi ces 9 conseils pour trouver ceux qui vous aideront le plus.

Faites une to-do quotidienne, hebdomadaire et mensuelle

Le grand classique pour lutter contre votre tendance à procrastiner : faites une to-do list.

Avoir un programme précis en démarrant votre journée, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour ne pas procrastiner.

  • Vous avez déjà priorisé vos actions ;
  • Vous savez combien de temps vous avez pour effectuer une tâche (rappelez-vous de la loi de Parkinson) ;
  • Vous pouvez insérer les tâches “récompenses” en fin de journée pour vous motiver.

Chez Tool Advisor, on essaye (à notre toute petite échelle) de sensibiliser aux problèmes du présentéisme forcé. Cela ne concerne pas tous les professionnels évidemment mais quelle idée de rester au bureau si vous avez fini votre to-do quotidienne ? Nous pensons qu’on devrait “juger” un salarié sur sa productivité et ses réalisations plutôt que sur sa présence.

Réfléchissez-y ? Est-ce qu’il vaut mieux avoir un collègue qui travaille 5h par jour et fait 120% de ses objectifs ou un collègue qui travaille 9h par jour et réalise 80% de ses objectifs. Voilà. Fin de la parenthèse.

Votre to-do list peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle même si dans ce dernier cas cela ressemble plus à de la gestion de projet. L’important est d’allouer une tâche à chaque moment de votre journée en utilisant le timeboxing ou la méthode pomodoro.

Commencez votre journée par la tâche la plus ardue

Faire une to-do, c’est bien. Mais comment l’organiser ? Pour lutter contre la procrastination, commencez par la tâche la plus compliquée. On aime bien l’analogie de Brian Tracy à ce sujet avec son livre Eat that frog : si vous commencez votre journée en avalant une grenouille, le reste de votre journée sera plus facile. 

C’est pareil avec votre organisation, commencer par la tâche la plus compliquée et finir par la tâche la plus simple vous aidera à moins procrastiner.

Votre concentration est au maximum en début de journée et vous devez en profiter pour réaliser les tâches les plus compliquées quand la fin de journée sera plus propice pour les tâches récompenses ou les tâches plus simples.

Notre conseil : organisez votre journée en fonction de vous. Certains sont plus productifs en début de matinée, d’autres en fin de matinée et d’autres à partir de 18h quand les bureaux sont vides. On met donc un léger bémol à ce conseil, adaptez ce conseil en fonction de vos périodes les plus productives. 

Fixez-vous des objectifs clairs

Les objectifs clairs vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel. Par “objectifs clairs”, nous ne parlons pas d’une liste interminable d’objectifs sans précisions mais d’objectifs qui vous aideront à rester sur le chemin de la productivité. Prenons l’exemple de l’écriture de cet article, les objectifs sont :

  • 30 minutes pour trouver les informations, chercher les mots-clés sur lesquels se positionner grâce à notre logiciel SEO, trouver le nombre de mots idéal par rapport aux contenus des concurrents et faire un plan de l’article précis (titres et sous-titres) ;
  • 2h30 pour écrire l’article en mode deep work sans aucune distraction ;
  • 30 minutes pour publier l’article sur Tool Advisor en comptant les images à ajouter et le maillage interne à optimiser.

Nous allons donc plus loin que “écriture de l’article sur la procrastination” dans notre to-do. Pour aller plus loin, vous pouvez décomposer vos objectifs en sous-objectifs, par exemple :

  • Avoir 20 rendez-vous avec de potentiels clients -> Envoyer 100 emails à des prospects froids et relancer 25 anciens prospects ;
  • Optimiser le SEO d’un article de blog : augmenter le nombre de liens internes, ajouter 4 images, améliorer le champ sémantique et démarcher 5 sites pour des backlinks ;
  • Développement d’une nouvelle fonctionnalité sur un logiciel : échange avec les équipes produit, cahier des charges, développement, tests en interne et tests avec les utilisateurs.

L’important n’est pas de définir des objectifs mais de définir des objectifs clairs et précis.

Priorisez vos tâches

La priorisation des tâches est le prolongement de la partie précédente. La procrastination c’est aussi travailler sur des tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple, trier ses emails et lire les newsletters auxquelles vous êtes abonnés plutôt que de répondre à des clients = procrastination.

Vous devez prioriser vos tâches en fonction de deux éléments : 

  • L’impact sur vos objectifs ;
  • Votre niveau de productivité.

Concrètement, après avoir listé vos objectifs, vous devez associer les tâches qui vous feront arriver le plus rapidement et efficacement à votre grand objectif. Dans un deuxième temps, placez ces tâches dans votre to-do en fonction de vos temps forts (en début de matinée, en fin de matinée ou en fin de journée par exemple).

En plus d’une bonne priorisation des tâches, n’hésitez pas à en supprimer. L’exemple le plus évident se situe au niveau de votre boîte email. Vous avez prévu de répondre aux 50 emails en attente dans votre boîte email ? Commencez par supprimer/archiver les emails qui ne nécessitent pas de réponse : les emails de démarchage, les emails ou vous êtes en copie mais où vous n’avez pas besoin de répondre ou les emails de partenariats ou de rendez-vous qui n’auront aucun impact sur vos objectifs.

Pour vous aider à prioriser les tâches entrantes, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower (source Manager Go) :

matrice eisenhower procrastination

Évitez les interruptions

Le B.A-BA de la lutte contre la procrastination : vous devez supprimer toutes les distractions pour vous concentrer uniquement sur votre tâche en cours : 

  • Supprimez les notifications sonores et visuelles de votre téléphone et de votre écran d’ordinateur ;
  • Laissez ouverts uniquement les onglets nécessaires pour votre tâche en cours sur votre ordinateur ;
  • Expliquez à vos collègues les canaux de communication adéquats pour communiquer avec vous : les canaux asynchrones pour les échanges classiques et le téléphone ou la conversation directe pour les urgences (on parle des vraies urgences) ;
  • Si vous travaillez en musique, évitez les musiques avec des paroles et favorisez les musiques qui favorisent votre productivité.
  • Notre astuce coup de cœur : mettez un casque ou vos écouteurs même sans son lorsque vous souhaitez ne pas être dérangé. Ça prévient les interruptions intempestives par vos collègues qui n’auront pas lu ce super article sur la procrastination.

Évitez les distractions, c’est aussi avoir un environnement de travail rangé, clair et propice à la concentration. Car oui, un bureau rangé, c’est un avantage pour éviter les distractions et lutter contre la procrastination.

Une bonne technique pour lutter contre les interruptions est d’apprendre à dire non. Ne vous sentez pas obligé de dire oui à des demandes de vos collègues, partenaires ou clients. Savoir dire non vous permet de vous concentrer sur les tâches essentielles et de ne pas procrastiner sur des tâches à faible valeur ajoutée. 

Ce conseil aurait pu faire l’objet d’un point entier. Ne sous-estimez pas le pouvoir du “non”.

Faites des pauses régulières

Vous trouvez que les 5 premiers conseils sont un peu restrictifs ? Les 4 derniers vont vous plaire. Lutter contre la procrastination c’est aussi déculpabiliser et “être productif pendant vos temps calmes”.

Pas de panique, “productif pendant vos temps calmes” signifie profiter au maximum de vos moments de pause ou les moments où vous êtes moins productifs.

Envoyez cet article à votre manager qui vous reproche de prendre une pause : les pauses participent à votre productivité, vous rendent plus efficace et diminuent votre procrastination.

Vous pouvez vous inspirer de la méthode pomodoro en l’adaptant à votre productivité.

methode pomodoro procrastination

Comme le montre cette illustration du site leboncandidat, les pauses font partie intégrante de votre quotidien et vous aident directement à lutter contre la procrastination.

Mettez en place des routines

L’avantage des routines dans la lutte contre la procrastination est de vous mettre en pilotage automatique à certains moments de votre journée ou semaine et donc d’éviter de procrastiner.

Les routines sacralisent (OK c’est peut-être un peu fort) certains moments de votre semaine en associant un moment de votre semaine avec une tâche précise pour être sûr de ne pas la décaler. Par exemple, chez Tool Advisor, nous avons plusieurs règles :

  • La première heure de travail le lundi matin est consacré aux reportings hebdomadaires et à la planification de la semaine ;
  • Les tâches administratives et de gestion sont associées au pire moment de la semaine : le vendredi en début d’après-midi ;
  • La veille concurrentielle directe et indirecte s’effectue le vendredi en fin d’après-midi (période moins productive et intéressante pour préparer la semaine suivante) ;
  • Nous répondons aux emails en fin de journée (de 18h à 19h) sauf pour les urgences, cela permet de répondre aux emails sans être perturbé par les réponses de destinataires pressés à ces mêmes emails.

Encore une fois, adaptez vos routines en fonction de vos temps forts et de vos temps faibles. N’hésitez pas à prendre du recul sur vous et sur votre manière de procrastiner pour définir les routines adéquates.

Faites le bilan régulièrement

Évaluez régulièrement votre niveau de productivité et votre niveau de procrastination. Ils peuvent varier en fonction des périodes de l’année, d’évènements externes et de vos missions quotidiennes.

Vous devez adapter vos habitudes en fonction des contraintes extérieures. Votre organisation ne doit pas être figée car vos objectifs, votre entreprise et vous-même changez sans vous en rendre compte. 

Ce bilan à effectuer régulièrement doit vous amener à notre conseil le plus important et le dernier point de cette liste.

Déculpabilisez

Déculpabilisez. Dé-cul-pa-bili-sez. DÉCULPABILISEZ. Voilà. On ne peut pas être plus clair. Vous n’avez pas besoin d’être le professionnel le plus productif, procrastiner légèrement n’a rien de dramatique.

Nous allons même plus loin, la procrastination peut favoriser la créativité, l’article avance même que les idées des procrastinateurs sont 28% plus créatives (selon le professeur de psychologie Adam Grant).

Lutter contre la procrastination doit répondre à des objectifs sains :

  • Atteindre vos objectifs ;
  • Diminuer votre charge mentale et votre stress ;
  • Améliorer votre sérénité face aux contraintes ;
  • Mieux allouer votre temps.

La lutte contre la procrastination doit être bienveillante et au service de votre bonheur. C’est pour cette raison que notre conseil bonus (et un peu bisounours on l’avoue) est d’apprendre à aimer les tâches sources de procrastination que vous décalez. 

Gamifiez votre comptabilité, la réponse à vos emails en vous accordant quelques plaisirs lorsque vous terminez ces tâches par exemple.

9 outils pour vaincre la procrastination

Lutter contre la procrastination

Il existe 1001 outils (environ) pour lutter contre la procrastination. Indirectement, tous les logiciels B2B vous proposent de “gagner du temps et de vous concentrer sur votre activité”. Nous avons donc uniquement sélectionné les logiciels game changer (ouhhhh cet horrible anglicisme – c’est cadeau).

HeyFocus

heyfocus concentration

HeyFocus est un bloqueur de site disponible sur Mac. Si vous avez tendance à passer trop de temps sur des sites qui n’ont rien à voir avec votre journée de travail (Facebook, TikTok, sites d’actualités), l’outil vous permettra de bloquer l’accès pour un abonnement entre 2,5$ et 4$ par mois ou une licence à vie à 89$. 

Double

double productif

Double est une plateforme pour déléguer une partie de vos tâches à un assistant virtuel  idéale pour masteriser nos conseils “savoir dire non” ou “déléguer”, l’assistant virtuel s’adresse surtout aux CEO, CMO et CFO (dès que votre intitulé de poste se résume en un anglicisme en 3 lettres pour résumer). La plateforme facilite les interactions avec votre assistant (qui lui n’est pas virtuel) et vous permet d’éviter les tâches à faible valeur ajoutée.

Ça coûte un petit bras mais la meilleure solution pour ne pas décaler une tâche n’est-elle pas de la déléguer ? 

Todoist

todoist to do list

Todoist est l’outil de to-do list que nous utilisons et que nous recommandons chaudement. Rien de révolutionnaire mais la version gratuite est idéale pour organiser vos to-do professionnelles et personnelles facilement. Il existe de nombreux autres logiciels de to-do list, à vous de choisir celui qui correspond à vos besoins.

Monday

monday gestion de projet

Comme pour Todoist, il existe de nombreux logiciels de gestion de projet comme Monday, mais comme c’est celui que nous utilisons pour les projets mensuels, trimestriels ou annuels, on vous le recommande chaudement. 

Focusmate

lutter contre la procrastination focusmate

Vous travaillez seul depuis chez vous et vous souhaitez booster votre productivité de 200 à 300% (selon les chiffres du logiciel évidemment). Focusmate est fait pour vous. Le principe du logiciel est simple : nous sommes plus productifs quand nous travaillons caméra d’ordinateur allumée avec quelqu’un qui travaille en même temps.

  1. Vous décidez d’un créneau pour booster votre productivité.
  2. Focusmate vous connecte avec un autre professionnel (en anglais) avec qui vous échangez vos objectifs.
  3. La magie Focusmate opère et vous êtes plus concentré et productif comme vous n’êtes pas seul.

Dashlane

vaincre la procrastination dashlane

Vous vous rappelez quand on vous parlait des tâches à faible valeur ajoutée ? Vous est-il déjà arrivé de perdre votre concentration à cause d’un mot de passe perdu que vous recherchez et galérez à trouver ? Bien sûr que oui ! 

Pour résoudre ce problème, nous utilisons le gestionnaire de mot de passe Dashlane. Grâce à un super mot de passe, vous vous connectez automatiquement à vos espaces en ligne sans avoir besoin de taper vos identifiants et mots de passe. Parfait pour maintenir votre concentration et lutter contre la procrastination.

Raycast

procrastination raycast

Raycast est un outil de productivité disponible uniquement sur Mac pour le moment. Le logiciel permet de créer des raccourcis pour accéder plus rapidement à ses liens favoris, faire des recherches directement dans d’autres applications (Notion, Google Drive) et de créer et d’intégrer ses propres scripts à l’outil pour automatiser toujours plus d’actions.

Clockify

procrastination clockify

Clockify est l’outil de time tracking que nous utilisons chez Tool Advisor. L’outil est idéal pour évaluer votre productivité, connaître les moments de la journée où vous avez tendance à procrastiner et pour suivre le temps passé sur chaque tâche.

Nous utilisons la version gratuite et nous en sommes pleinement satisfaits. Le logiciel SaaS est idéal pour faire le bilan de votre productivité et de votre procrastination.

MerciApp

MerciApp productivite

Terminons avec notre outil coup de cœur (ce n’est pas pour qu’on en parle à longueur d’articles) : MerciApp. Ce correcteur orthographique et de grammaire nous permet de passer le moins de temps possible sur la relecture des articles, emails et landing page de Tool Advisor. 

Nous n’avons plus d’excuses pour procrastiner sur cette tâche ingrate et, cerise sur le gâteau, on apprend de nos innombrables erreurs pour faire de moins en moins de fautes.

Pour découvrir plus d’outils, n’hésitez pas à consulter notre article dédié aux logiciels découverts dans notre newsletter ou à vous inscrire directement pour recevoir chaque mardi 3 suggestions d’outils.

C’est déjà la fin de cet article et l’heure de faire le bilan. Évaluez votre procrastination. Vous n’avez pas besoin d’attendre la journée mondiale de la procrastination (oui elle existe et a lieu le 25 mars) pour vous y mettre. Prenez du recul, listez vos temps forts, temps faibles. Analysez les raisons qui vous amènent à procrastiner et piochez les conseils adéquats dans cet article pour vous améliorer.

Si vous avez des suggestions d’outils ou des conseils pour enrichir cet article, ne procrastinez pas, vous pouvez les envoyer directement à hello@tool-advisor.fr.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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