Les 4 avantages et 2 limites des logiciels de facturation
Juliette Lécureuil – publié le 19/01/2024
Les avantages d’un logiciel de facturation sont nombreux et indéniables. Mais sans aller jusqu’à dire qu’ils sont l’arbre qui cache la forêt, ils peuvent aussi être contrebalancés par quelques inconvénients.
Dans cet article, on dresse la liste des avantages, et on vous détaille les inconvénients d’un logiciel de facturation. Bonne lecture !
Les 4 avantages d’un logiciel de facturation
Vous commencez à nous connaître si vous nous lisez régulièrement : nous faisons plutôt partie du gang des optimistes ! Par conséquent, commençons par détailler les avantages d’un logiciel de facturation.
Le logiciel de facturation limite les erreurs humaines
C’est l’un des premiers arguments qui nous vient en tête car c’est un peu notre cheval de bataille chez Tool Advisor : au rang des avantages d’un logiciel de facturation, il y a le fait de limiter le nombre d’erreurs humaines.
C’est un constat qui ne plaira pas à Jean-Michel de la compta, mais un logiciel avec de nombreuses possibilités d’automatisation est forcément plus attentif qu’un humain qui pense à sa future assiette de frites à la cantine.
En effet, la centralisation des données permet de référencer toutes les infos relatives à un client dans sa fiche, d’appliquer automatiquement les conditions tarifaires négociées et le taux de TVA applicable…
Quand on y ajoute la bibliothèque de produits, les modèles et exemples de facture et la transformation des devis en factures, on évite un nombre important d’erreurs. Et c’est logique : moins il y a de données à saisir à la main, moins il y a d’erreurs !
Utiliser un logiciel de facturation fait gagner du temps
On ne le redira jamais assez… Mais en matière de gestion d’entreprise, le temps, c’est de l’argent. Oui, c’est moche, mais c’est comme ça. Difficile, donc, de lister les avantages d’un logiciel de facturation sans parler du gain de temps que cela engendre.
Aujourd’hui quand on est doté d’un bon outil, on peut éditer une facture en quelques clics, ou carrément en un clic pour les factures récurrentes. Et on aime autant vous dire qu’un clic, ça va vite.
Idem pour les relances : même pas besoin de cliquer – et on aime autant vous dire que zéro clic, ça va encore plus vite –, puisque les outils de facturation performants permettent de paramétrer des relances automatiques. Pratique !
Le logiciel de facturation permet de respecter les mentions légales
Utiliser un logiciel de facturation est aussi le meilleur moyen de respecter la législation en matière de mentions obligatoires sur une facture. Et quand on sait que l’on risque une amende de 15 € par mention manquante ou erronée, on fait un peu attention…
Le gros avantage du logiciel de facturation, c’est qu’il se met à jour au rythme des dernières évolutions réglementaires.
Un moyen d’être en règle sans avoir à mettre en place une veille (très fastidieuse, il faut bien le dire, sauf si vous faites partie des gens qui aiment regarder Public Sénat ou LCP) sur des sujets ardus d’ordre législatif.
Se doter d’un outil de facturation = avoir une meilleure vision
Visualiser le recouvrement des créances, recevoir des notifications en cas de facture impayée, paramétrage des emails de relance de facture impayée), obtenir des statistiques sur les ventes… Voici le petit dernier des avantages d’un logiciel de facturation : il offre une vision de l’état de la facturation !
Et pas seulement : en réalité, il permet aussi de suivre l’évolution des affaires, en gardant un œil sur les produits les plus vendus, ou encore le délai de paiement des clients… Autant de données précieuses car elles permettent de prendre des décisions plus éclairées.
Les 2 limites d’un logiciel de facturation
On aime la nuance. Après les avantages d’un logiciel de facturation, voici donc… [Roulement de tambours du suspense] les limites d’un logiciel de facturation !
L’intégration avec d’autres outils n’est pas garantie
Dans certains cas, implémenter un logiciel de facturation peut se révéler assez compliqué. Car si certains logiciels de comptabilité en ligne ont développé le leur – ce qui évite les problèmes liés à l’intégration –, ce n’est pas le cas de tous les outils…
C’est le sujet de l’interopérabilité. Quand on commence à devoir adapter l’outil à l’infrastructure informatique de l’entreprise, on comprend assez vite quels peuvent être les inconvénients d’un logiciel de facturation !
Il faut du temps pour paramétrer son logiciel de facturation
Parmi les limites d’un logiciel de facturation, on trouve aussi le paramétrage : si vous n’êtes pas un crack de l’informatique, vous risquez de passer à côté de pas mal de fonctionnalités – ce qui est souvent le cas quand on prend un outil en main et que l’on n’est pas expert.
Mais surtout, vous allez devoir dédier du temps à ce paramétrage, afin de collecter des données stockées à un autre endroit – dans le pire des cas, dans un tableau Excel –, et de mettre en place une nouvelle base de données au sein de l’outil.
Certes, il s’agit de temps que vous dédiez pour en gagner ensuite, mais cela peut en freiner plus d’un… D’autant plus ceux qui pensent à l’après, et au long paramétrage auquel il faudra de nouveau procéder si jamais ils changent d’outil !
Comment choisir son logiciel de facturation ?
On a une annonce fracassante à vous faire : le logiciel de facturation de vos rêves ne sera pas celui du voisin. Si vous êtes déjà convaincu par la nécessité de vous équiper, vous devrez donc commencer par :
- Décortiquer votre besoin. De quelles fonctionnalités votre futur logiciel doit-il impérativement être doté ? Distinguer celles qui sont vraiment nécessaires de celles qui sont “bonus” vous permettra d’y voir plus clair ;
- Identifier les logiciels les mieux adaptés à votre activité et à la forme juridique de votre entreprise. Si vous êtes microentrepreneur, certains logiciels seront plus recommandés que si vous gérez une très grande entreprise ;
- Déterminer votre besoin en accompagnement. Certains ont besoin d’un support en Français très réactif, quand d’autres peuvent se contenter d’un chat… Après tout, tout le monde est différent !
Sachant qu’il existe sans doute des entre-deux comme pour tous les logiciels… Ne cherchez pas le meilleur logiciel, cherchez le logiciel qui correspond à vos besoins.
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