Comment choisir son logiciel de paie ? Nos 5 conseils pour faire le bon choix.

Gatien Guemas – mis à jour le 21/07/2024

“Meilleur logiciel de paie”, “logiciel de paie pas cher”, “logiciel de paie gratuit”… En travaillant le SEO de Tool Advisor et en regardant la Google Search Console, nous voyons tout le chemin qu’il reste à parcourir pour aider les utilisateurs de Tool Advisor à choisir le logiciel de paie qui leur correspond

OK, choisir le bon logiciel de paie est compliqué mais ce n’est pas en tapant “meilleur”, “pas cher” et “gratuit” sur votre moteur de recherche préféré que vous allez trouver le logiciel de paie qui vous donnera satisfaction.

Logiciel de préparation de paie, logiciel de paie ou externalisation de la paie

C’est la première étape indispensable de votre recherche et le critère numéro 1 pour choisir votre logiciel de paie en ligne. Il existe trois catégories de logiciels de paie :

  • Les logiciels de préparation à la paie, souvent des logiciels RH, qui se connecte au logiciel de paie de votre expert-comptable ou gestionnaire de paie ;
  • Les logiciels de paie qui vous permettent de gérer votre paie de A à Z ;
  • Les logiciels de paie avec externalisation qui sont des logiciels de préparation à la paie et/ou des logiciels de paie qui vous permettent de déléguer la gestion sociale à des spécialistes de la paie.

Pour choisir le logiciel de paie qui vous correspond et filtrer les logiciels qui ne correspondent pas à votre besoin c’est assez simple. Il vous suffit de répondre aux questions suivantes : 

  • Voulez-vous gérer votre paie de A à Z ? -> Logiciel de paie.
  • Voulez-vous déléguer votre gestion sociale à votre expert-comptable ? -> Logiciel de préparation à la paie intégré avec le logiciel de comptabilité de votre expert-comptable ?
  • Voulez-vous être accompagné par un spécialiste de la paie ? Choix d’un spécialiste de la gestion de la paie et du logiciel qu’il utilise.

Il existe une dernière possibilité si vous utilisez un logiciel de comptabilité. Certains logiciels comme Sage ou Cegid proposent également des fonctionnalités autour de la paie et il peut être intéressant de souscrire à ses fonctionnalités complémentaires plutôt que de chercher un “nouveau” logiciel de paie.

Listez les fonctionnalités indispensables et les fonctionnalités secondaires

La plupart des logiciels de paie proposent les mêmes fonctionnalités de base même si la qualité varie d’un logiciel à l’autre

  • Édition des bulletins de paie des employés en prenant en compte tous les éléments nécessaires comme les jours de congé ou les heures supplémentaires ;
  • Dématérialisation des fiches de paie et archivage légal ;
  • Édition des documents relatifs aux ressources humaines comme la déclaration unique d’embauche (DUE), l’attestation Pôle emploi, la promesse d’embauche, le contrat de travail, la rupture conventionnelle, le solde de tout compte et les arrêts de travail ;
  • Télédéclaration des fameuses déclarations sociales nominatives (DSN) et réalisation de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
  • Tenue du registre du personnel ;
  • Paiement des cotisations et rémunérations ;
  • Intégrations des écritures de paie avec votre logiciel de comptabilité.

Pour choisir le logiciel qui correspond le mieux à votre besoin, nous vous conseillons de lister les fonctionnalités secondaires importantes pour vous ce qui permettra d’effectuer un nouveau filtre sur les logiciels de paie.

Pour vous donner quelques exemples, cela peut être : 

  • Un espace salarié ;
  • L’automatisation de la saisie des variables de paie ;
  • Des fonctionnalités SIRH complémentaires ;
  • Des intégrations avec des logiciels RH (gestion de planning, communication interne, etc).

Pour choisir le logiciel qui vous correspond, il est indispensable de bien formaliser votre besoin.

Prix, accompagnement, design : hiérarchisez !

C’est souvent à partir de ce conseil que ça se complique. Il ne s’agit plus de filtrer entre les logiciels de paie qui vous correspondent et ceux qui ne vous correspondent pas mais de hiérarchiser et d’affiner votre choix.

Nous vous invitons à consulter notre comparatif des logiciels de paie pour en savoir plus car on y détaille les points forts et les points faibles de chaque logiciel de paie mais avant ça, nous vous conseillons de classer les critères suivants par ordre d’importance : 

  • Le prix ;
  • L’accompagnement (support, chargé de compte, expert de la paie, paramétrage, formation) ;
  • Le design du logiciel (il y a à boire et à manger parmi les logiciels de paie) ;
  • La facilité d’utilisation.

Certains logiciels de paie sont très forts sur le design mais sont plus chers, c’est pareil sur l’accompagnement. À vous de voir ce qui est important pour vous pour choisir le logiciel de paie qui vous correspond.

Nous vous conseillons également de ne pas négliger votre expérience si vous avez déjà utilisé un logiciel de paie. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel que vous connaissez déjà ?

Découvrez le logiciel de paie qui correspond à votre profil, vos besoins et vos critères en moins de 2 minutes.

Vérifiez les intégrations avec vos logiciels

Ce conseil est souvent sous-estimé par nos visiteurs. Vous utilisez probablement déjà des logiciels (comptabilité, gestion de planning, logiciel intranet) et les logiciels de paie ne brillent pas par leurs intégrations.

Vous devez absolument vérifier que les logiciels de paie de votre “short-list” s’intègrent avec vos logiciels existants.

Nombreux sont les utilisateurs de Tool Advisor qui nous contactent en nous demandant si le logiciel de paie qu’ils pensent prendre s’intègre avec un autre logiciel et la réponse est bien trop souvent non.

Définissez votre budget

Il existe des logiciels de paie à tous les prix et pour tous les profils (logiciel de paie pour TPE, logiciel de paie pour PME). Le problème ? Le marché des logiciels de paie est un des plus opaques au niveau des prix parmi toutes les thématiques étudiées sur Tool Advisor.

Vous aurez du mal à connaître les prix finaux sans passer par la case “devis”.

Évidemment, nous connaissons les logiciels les plus compétitifs (et vous pouvez les retrouver dans notre comparatif) mais le prix final dépend de tellement de critères (accompagnement, fonctionnalités, formation, automatisation) qu’il est très difficile de classer les logiciels.

Définir votre budget est une étape indispensable dans votre recherche de logiciel.

Choisir un logiciel de paie moins bon ou qui vous correspond moins pour 50€ en moins par mois est une erreur.

Dans la plupart des cas, vous pouvez choisir votre logiciel de paie rapidement en faisant un premier filtre en fonction de votre activité et des fonctionnalités puis en prenant ensuite les 3 logiciels avec la meilleure réputation en ligne. Ça tombe bien c’est ce dont on parle dans la partie suivante.

Vérifiez la réputation en ligne

Ah la réputation en ligne ! Tout un sujet chez Tool Advisor et pour nos visiteurs. Soyons clairs : une réputation en ligne ça se travaille.

  • Certains logiciels de paie n’encouragent pas du tout leurs utilisateurs à déposer des avis en ligne ;
  • D’autres ne sont même pas présents sur les principales plateformes ;
  • À l’opposé, certains logiciels de paie avec un niveau de satisfaction client plus discutable encouragent, récompensent ou… Paient pour des faux avis.

C’est moche mais ça arrive (on ne vous donnera pas de nom mais on vous voit). C’est pour cela que chez Tool Advisor, nous analysons de manière précise les avis disponibles en ligne et que nous les pondérons en fonction de notre expérience et des échanges que nous avons avec les utilisateurs des logiciels.

Le niveau de satisfaction client dépend souvent de l’accompagnement et de la fiabilité du logiciel.

La réputation en ligne doit vous aider à faire votre choix mais elle ne doit pas être le critère numéro 1 selon nous, elle doit vous aider à arbitrer et choisir entre les 1, 2 ou 3 logiciels de paie sélectionnés.

C’est tout pour nos conseils, les logiciels que nous recommandons le plus pour la paie sont PayFit, Cegid et Silae (et ses alternatives) mais nous vous conseillons de consulter notre comparatif pour découvrir notre analyse détaillée.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

Découvrez le logiciel de paie qui correspond à votre profil, vos besoins et vos critères en moins de 2 minutes.