Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ? 

Définition, avantages et outils.

Juliette Lécureuil – 17/05/2021

Mesdames et messieurs, Tool Advisor a une annonce à vous faire [à prononcer avec une voix très solennelle]. Nous sommes heureux de vous annoncer [roulement de tambour]…

Que la planète est entrée dans l’ère numérique ! OK, ça fait quelques dizaines d’années déjà, mais on ne voyait pas comment introduire le sujet de la GED autrement.

Le terme GED signifie “gestion électronique des documents”, terme qui rassemble la gestion, l’archivage et surtout la dématérialisation – d’où notre introduction grandiloquente – des documents d’une entreprise.

Zoom sur ce qu’est précisément la GED, en quoi il peut être intéressant de la mettre en place dans votre organisation, et sur nos logiciels de GED préférés, à privilégier une fois que vous aurez décidé de vous lancer.

Gestion électronique des documents

GED, qu’est-ce que c’est ? Notre définition

Vous l’aurez compris : la gestion électronique des documents est liée avant tout à leur numérisation.

Car le constat est simple : à l’heure où beaucoup de documents sont dématérialisés, il convient de satisfaire aux mêmes obligations d’indexation, de classement et de stockage avec les documents numériques qu’avec des documents papiers.

Quand vous recevez une facture au format papier – ça peut arriver, on vous juge seulement un tout petit peu –, vous ne la jetez pas dans une boîte au hasard. Ayez en tête qu’avoir un logiciel de GED, c’est classer, dater et ranger cette facture… Mais au format numérique.

Pourquoi mettre en place une GED en entreprise ?

Vous le savez bien si vous nous lisez régulièrement – si vous êtes arrivé là par hasard, vous allez vite le comprendre en parcourant les autres articles du blog Tool Advisor – : ici, on est attachés à la productivité des organisations.

De la même manière que l’on vous conseillerait d’utiliser un logiciel de facturation plutôt que de saisir vos factures à la main, ou encore de souscrire à un outil d’envoi de SMS pro plutôt que d’envoyer des textos à vos clients depuis votre Nokia 3310…

On vous conseille de vous doter d’un outil pour la gestion des flux de documents électroniques au sein de votre entreprise.

Car entre les délais légaux de conservation qui s’appliquent aux documents, le risque de doublons, de perte ou de versions différentes pour une même facture par exemple… Vous n’allez pas vous y retrouver.

Et surtout, SURTOUT – les majuscules sont là pour décrire l’offense ultime faite à la productivité que nous chérissons tant – de perdre du temps, et on sait combien il est précieux !

Mettre en place une GED en entreprise, c’est : 

  • avoir des flux de documents mieux organisés et donc gagner du temps ;
  • avoir la capacité d’automatiser certains processus métiers, et donc… Là aussi, gagner du temps ;
  • s’assurer que les documents numériques ont la même valeur que leurs homologues papiers – ça fait un peu “G20 des documents”, on est plutôt fan de la trouvaille ;
  • protéger la planète en imprimant moins de papier.

Bref, il n’y a que des avantages à mettre en place une gestion électronique des documents. Néanmoins, il faut pour cela se doter de l’outil adapté : un logiciel de GED.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

On ne vous refait pas une fois de plus le laïus sur l’importance d’avoir le bon outil puisque vous le savez déjà : être bien équipé, que l’on soit chief marketing officer ou pilote de Formule 1, c’est primordial.

Pour mettre en place une gestion électronique des documents, il faut donc souscrire à un outil de GED. En pratique, un tel outil a des fonctions :

  • de stockage, afin de pouvoir accéder à tous les documents dématérialisés – c’est un peu la fonctionnalité de base d’un logiciel de GED ;
  • de recherche documentaire, afin justement de pouvoir trouver facilement les documents stockés ;
  • de gestion des droits de lecture/de modification selon les utilisateurs – forcément, tous les collaborateurs de l’organisation n’auront pas les mêmes accès aux documents en fonction de leur métier/statut hiérarchique ;
  • de scellement numérique/signature électronique, afin qu’il soit possible de garantir l’intégrité de chaque document numérique – les factures et les contrats notamment – et d’en connaître l’auteur ;
  • de gestion de la traçabilité, afin de pouvoir identifier quand ont été effectuées les dernières modifications et qui les a faites ;
  • et enfin d’archivage pendant toute la durée légale de conservation qui s’applique à chaque document.

Si vous hésitez entre plusieurs outils de GED, assurez-vous avant de signer que celui auquel vous envisagez de souscrire est bien doté de ces fonctionnalités de base. S’il ne l’est pas, c’est qu’il y a un loup !

Outils de GED : notre sélection de logiciels

Comme toujours lorsque l’on cherche un logiciel, pas facile de s’y retrouver entre toutes les offres… Pour vous aider dans votre chemin de croix logiciel – oui oui, ça existe –, voici une petite liste des outils que nous vous recommandons :

Zeendoc

C’est l’un des acteurs les plus connus du marché, et pour cause : Zeendoc permet à ses utilisateurs – TPE et PME principalement – une gestion simplifiée de leurs flux de documents, à travers une solution à la fois intuitive et efficace.

On l’aime parce qu’elle coche toutes les cases citées ci-dessus, mais propose aussi des fonctionnalités intéressantes comme la suppression de pages vierges ou la configuration de processus de validation sur-mesure, et s’intègre facilement à d’autres logiciels SaaS.

Côté prix, comme souvent en matière de logiciel de GED, pas l’ombre d’une info sur le site… Mais il est possible de bénéficier d’une période d’essai gratuite.

Qualios

Logiciel de management de la qualité, Qualios édite Qualios Doc, un logiciel de GED complet permettant de créer, valider, diffuser et archiver vos documents dans quasi tous les formats.

Son gros “plus” ? Un outil de recherche puissant, qui permet de retrouver facilement un document recherché. Côté “moins”, on pourrait citer son look un peu rétro mais en matière de GED, on fait rarement beaucoup mieux.

Là encore, pas de tarifs affichés sur le site pour cet outil… Mais il est possible bien évidemment de demander une démo gratuite.

Oodrive_platform

Cocorico, on a là un logiciel pondu – quitte à pousser la métaphore jusqu’au bout – par un éditeur français ! Il s’agit d’Oodrive_platform, plateforme modulaire qui fédère toutes les solutions éditées par Oodrive.

Si dans le lot, certaines comme Oodrive meeting sont plutôt des outils collaboratifs, les solutions Oodrive collaborate, Oodrive save et Oodrive media permettent de mettre en place une stratégie de gestion électronique des documents efficace.

Côté tarifs, pas d’indication de prix. Néanmoins, l’éditeur spécifie les secteurs d’activité pour lesquels la solution est adaptée : aérospatial et défense, banque finance et assurance, santé… Les domaines sont nombreux !

Atolia

On le cite ici car c’est un outil qui offre – entre autres – des fonctionnalités intéressantes, mais Atolia est plus une plateforme collaborative qu’un logiciel de GED à proprement parler.

En matière de GED, la solution permet le stockage et le partage de tous types de fichiers, quels que soient leur format, ainsi que l’édition collaborative de documents, qui peut être un atout important en matière de productivité.

Si ce n’est pas forcément l’outil le plus performant, on salue tout de même le fait qu’il s’agisse d’un logiciel de GED gratuit, la version pro dotée de davantage de fonctionnalités coûtant 9 € par mois et par utilisateur. 

Openbee Sphère

Objectif revendiqué par Openbee Sphere ? Centraliser l’ensemble des informations de votre entreprise au sein d’un espace sécurisé

Définitivement l’une des seules plateformes assez séduisantes visuellement parlant, et qui propose le stockage et le partage de documents, l’édition collaborative et l’assignation de tâche. 

On aime le fait que l’outil intègre des fonctionnalités assez lisibles, et aussi utiles pour la mise en place d’une GED que pour le travail collaboratif. Par contre même combat que chez ses concurrents : aucun prix n’est indiqué sur le site.

M-Files

Permettre aux entreprises de travailler avec du “contenu connecté, contextualisé et automatisé”, c’est ce que propose l’outil de GED M-Files

Un logiciel axé sur la gestion documentaire, mais qui met aussi l’accent sur l’automatisation afin de réduire les erreurs humaines. À noter : il convient tout particulièrement aux entreprises utilisant Microsoft 365.

On aime le slogan “une copie, zéro incertitude” utilisé pour mettre en avant la fonction de suppression des doublons, mais on n’a aucune visibilité sur les tarifs – comme c’est d’usage avec les logiciels de GED, vous l’aurez compris.

Youdoc by T2i

Solution conçue pour l’optimisation de la GED, Youdoc s’intègre aux applications de gestion et permet de numériser et d’analyser vos données grâce au module acquisition, et de gérer vos flux documentaires grâce au module gestion.

Le “plus” ? Les différents modules du logiciel – comme la dématérialisation des factures – peuvent être activés en fonction des besoins de chaque entreprise, ce qui permet d’obtenir un outil vraiment personnalisé.

Pour le prix, même combat que pour (presque) tous les outils de GED : contactez Youdoc ! Nous, on ne peut pas vous aider sur ce point.

Tessi

OK, il faut qu’on vous avoue une chose : avant toute le reste, ce que l’on préfère chez Tessi – en plus de son petit nom un peu tendance –… C’est son design ! Honte à nous, on juge au physique, mais on n’y peut rien, on l’adore.

En plus d’être visuel, l’outil propose de nombreuses fonctionnalités – tellement que les intitulés de certaines paraissent très compliqués voire cryptiques – en matière de processus documentaires, très tournées vers le client. 

Plusieurs options et versions sont proposées, mais leurs prix sont uniquement disponibles sur demande… Pour changer !

Starjet by APPIC

Ce n’est pas le plus beau des outils de GED, plutôt l’inverse… Mais Starjet by APPIC est pourtant considéré comme le spécialiste de la gestion électronique des documents et de l’éditique depuis longtemps.

Utilisé par des grands comptes comme l’AP-HP ou SNCF, il permet la diffusion, le partage et l’enrichissement de documents en toute sécurité.

S’il s’adresse à toutes les tailles d’entreprise, on ne saura pas là non plus combien il faut débourser pour l’utiliser. Mystère !

Dokmee

Solution dite “de gestion de contenu d’entreprise” – on parle en Anglais d’Entreprise Content Management (ECM), if you know what we mean –, Dokmee permet de gérer, organiser et sécuriser les documents des organisations. 

Adapté aux entreprises de toutes tailles, cet outil de GED propose à ces dernières de rationaliser leurs processus en créant différents workflows. Un point pour son utilisation fluide, et un autre pour son support très réactif.

Son prix est dévoilé seulement sur demande – ce qui constitue une indication du fait que ce n’est pas un logiciel de GED gratuit –, et il est (encore heureux !) possible de demander une démo afin d’évaluer ses fonctionnalités.

Avant de vous plonger dans cette liste pour choisir votre logiciel de GED, pensez à regarder s’il n’existe pas, parmi vos logiciels existants, un qui peut vous convenir si vous n’avez pas de besoin pousser. 

De nombreux logiciels non spécialisés proposent des modules “GED” qui peuvent être très utiles !

Voilà, vous avez toutes les cartes en main pour – encore, ce n’est jamais assez – augmenter l’efficacité et la productivité au sein de votre organisation… À vous de jouer !

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est une journaliste, rédactrice et community manager freelance. Spécialiste – entre autres – des sujets liés à l’entrepreneuriat, elle propose ses services sur thecontentbox.fr.

Ses trois logiciels préférés : Asana pour la gestion des tâches, Google Agenda pour les rendez-vous, et Zervant pour la comptabilité.

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