Dématérialisation des documents : définition, enjeux et conseils.

Gatien Guemas – 18/10/2021

Vous utilisez un logiciel de facturation ou un logiciel de signature électronique ? Sans le savoir, vous avez déjà entamé votre processus de dématérialisation des documents, ce nom barbare pour décrire la digitalisation des entreprises grâce aux logiciels.

Aujourd’hui, nous vous parlons donc de dématérialisation ! Comment la définir ? Quels sont les enjeux qui se cachent derrière ? Quels sont les avantages et les inconvénients de la dématérialisation ? En lisant cet article vous aurez toutes les réponses à ses questions.

Et ce n’est pas tout ! Nous vous proposons notre sélection de logiciels pour accélérer votre transition digitale et votre processus de dématérialisation.

dematerialisation

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation est un processus qui touche toutes les entreprises sans forcément qu’elles y prêtent attention. Difficile de parler de dématérialisation sans définir le terme, vous n’échapperez donc pas à une belle définition made in Tool Advisor. Nous vous expliquerons ensuite les enjeux de la dématérialisation au sein des entreprises.

Qu’est-ce que la dématérialisation ? Définition et explications

La dématérialisation consiste à remplacer les documents papier par leur version numérique. On parle également de numérisation ou d’informatisation même si la dématérialisation va beaucoup plus loin que le passage d’un support physique au support numérique.

Un processus de dématérialisation consiste à transformer les processus d’une entreprise dans le but de favoriser le format numérique au détriment du format papier.

Pour cela, les entreprises utilisent de nombreux logiciels : logiciels de GED (gestion électronique des documents), les ERP (enterprise ressource planning) ou sa version française les PGI (progiciel de gestion intégré), les logiciels SIRH (système de gestion des ressources humaines), les logiciels de signature électronique ou les logiciels de facturation.

La dématérialisation est une conséquence de la digitalisation des entreprises qui ont de plus en plus d’outils à disposition et mise sur le numérique pour gagner en productivité et en efficacité.

Les lois sur la dématérialisation

La dématérialisation est un enjeu crucial pour les entreprises et la loi vient encadrer les bonnes pratiques à respecter depuis de nombreuses années.

14 mars 2000, article 1313-1 du Code civil : le format numérique est une preuve comme le format papier

La première pierre de l’édifice de la dématérialisation est posée par l’article 1313-1 du Code civil selon lequel “l’écrit au format numérique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier”.

Si la version numérique contient les mêmes mentions obligatoires que la version papier, elle aura la même valeur probante.

12 mai 2009, la loi de simplification prévoit la possibilité de remettre un bulletin de paie par voie numérique

La loi du 12 mai 2009 encadre la dématérialisation des bulletins de paie. Les entreprises peuvent proposer à leurs employés de recevoir leur fiche de paie au format numérique.

L’État français va même plus loin avec la loi de 2016 qui place le format numérique comme la norme pour les bulletins de paie, c’est désormais au salarié de faire part de son opposition.

Le format numérique doit respecter les mêmes règles et contenu les mêmes mentions que le format papier.

Septembre 2014 (entrée en vigueur) : le règlement eIDAS

Le règlement européen eIDAS (pour electronic Identification, Authentification and trust Services) vient compléter une directive européenne de 1999 et harmoniser le cadre européen pour garantir la sécurité des transactions entre usagers, prestataires et autorités administratives.

EIDAS réglemente les problématiques d’authentification, d’horodatage, de signature électronique, de conservation de documents et d’envoi de documents dématérialisés pour l’ensemble des pays européens pour rendre le marché plus transparent et sécurisé.

Le règlement eIDAS propose notamment 3 niveaux de signature électronique : simple, avancé et qualifié.

Loi de finance 2020 : généralisation des factures au format numérique

La Loi de finances 2020 vient généraliser l’utilisation de la facturation électronique à l’ensemble des entreprises. L’objectif affiché est de simplifier la vie des entreprises, les obligations déclaratives en matière de TVA et… Lutter contre la fraude (pas folle la guêpe).

À partir de 2024, toutes les entreprises françaises auront l’obligation d’accepter la réception de factures électroniques. Cette obligation s’appliquera à un moment différents selon la taille de votre entreprise : 

  • 2024 pour les grandes entreprises ; 
  • 2025 pour les ETI ;
  • 2026 pour les TPE/PME.

La dématérialisation de vos documents et processus ne doit pas être vue comme une obligation mais comme une opportunité.

Les enjeux de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux, certains évidents comme les gains de productivité et les gains financiers ; d’autres moins comme les gains écologiques. La dématérialisation des documents implique également certains inconvénients.

La dématérialisation des documents entraîne des gains de productivité

C’est l’avantage numéro 1 de la digitalisation des processus et une des raisons d’être de Tool Advisor. Si nous vous parlons de logiciels à longueur de journée et d’articles, c’est que le coût d’un logiciel est (très) souvent rentabilisé par les gains de productivité.

Une affirmation, c’est bien. Des exemples et des données, c’est mieux. Dématérialiser vos documents vous permet de gagner du temps, pensez au temps passé à imprimer et à envoyer les bulletins de paie, les factures, les contrats. Locarchives a quantifié ces gains de productivité pour la dématérialisation des factures : 

  • 46% de temps gagné sur le cycle de traitement des factures ;
  • Baisse de 12% du nombre de retard de paiement.

La dématérialisation permet d’allouer du temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée vers des tâches plus complexes. On peut notamment citer l’exemple du temps passé à envoyer des promesses d’embauches et des contrats au détriment du temps passé à recruter pour un professionnel des ressources humaines.

La dématérialisation des documents entraîne des gains financiers

La dématérialisation de vos documents vous permet aussi de faire des économies. L’illustration la plus parlante est celle de l’archivage électronique. Le stockage des documents nécessite des emplacements dédiés ainsi que du matériel qui peuvent être coûteux. En moyenne, une entreprise consacre entre 5% et 15% de son chiffre d’affaires à ce stockage. C’est donc une source potentielle d’économies.

On a essayé de retrouver, sans succès, cette étude mais nous faisons confiance en Yousign et Dynamique-Mag qui la mentionne.

Les gains financiers se matérialisent (dématérialisation -> matérialiser, c’est toujours gênant d’expliquer nos blagues mais on espère que vous l’aviez sans notre aide) également par une hausse du chiffre d’affaires :

La dématérialisation des documents est bonne pour la planète

Dernier argument en faveur de la dématérialisation : c’est bon pour la planète. L’impact carbone d’une facture électronique est moins important que celui d’une facture papier. La dématérialisation vient dans le prolongement du concept de “zéro papier”, une démarche écologique adoptée par de plus en plus d’entreprises.

Alors… Comment vous dire… Il s’agit, selon nous, d’un argument à nuancer. S’il est avancé de manière assez opportuniste par de nombreux acteurs de la dématérialisation, les études sur le sujet manquent (si vous avez, on est preneur parce qu’on a fait chou blanc sur le sujet).

Les inconvénients de la dématérialisation des documents

Soyons clairs, les avantages surpassent largement les inconvénients. Cependant, la dématérialisation de vos processus n’est pas sans risque.

Tout d’abord, vous devez structurer votre approche pour ne pas nuire à l’organisation et au bon fonctionnement de votre entreprise. Accélérer sur la dématérialisation peut être un processus complexe. Cela peut bouleverser vos équipes et il convient de bien préparer la transition en interne.

Deuxième et dernier inconvénient, vous devez prendre en compte les menaces qui pèsent sur votre entreprise au niveau de la cybersécurité. Stocker ses documents en ligne n’est pas forcément plus sécurisé. Vous n’êtes pas à l’abri d’un piratage et vous devez donc veiller à ce que votre lieu de stockage virtuel soit aussi voire plus sécurisé qu’un lieu de stockage physique.

Les outils pour démarrer votre transformation

Chez Tool Advisor, si vous ne nous connaissez pas, on vous parle de logiciels et d’outils. On accompagne les professionnels dans leurs recherches de logiciels pour les aider à faire le bon choix rapidement et facilement.

On observe donc une accélération de la digitalisation des entreprises de tous les secteurs et, si nous avons des outils que nous recommandons plus que d’autres, nous vous parlerons dans cette partie que des catégories d’outils vers lesquels vous tourner lorsque vous voulez creuser le sujet de la dématérialisation des documents.

Les outils de GED (gestion électronique des documents)

Nous n’avons pas encore analysé de manière approfondie les outils de GED mais on a quand même un article sur la gestion électronique des documents qui vous donnera un aperçu des acteurs les plus connus sur ce marché.

logiciel de GED

Les outils de GED vous permettent tout d’abord de gagner du temps dans la gestion de vos documents et d’avoir des coûts de stockage moins importants (en prenant en compte les coûts d’impression et le matériel).

Mais ce n’est pas tout. Les outils de GED vous aident dans la gouvernance de vos données en donnant la possibilité de paramétrer les accès aux documents sensibles plus facilement. Ces outils mettent également l’accent sur l’automatisation que ce soit pour la recherche, l’archivage ou la suppression des documents (petite pensée pour les vendeurs de broyeurs/destructeur de papier).

Enfin, la sécurité est également une des priorités des professionnels de la gestion électronique de documents. Si aucune solution n’est infaillible, les outils de GED apportent plus de maîtrise et de sérénité qu’un lieu de stockage physique.

Les outils de dématérialisation des factures

Les outils de dématérialisation des factures, plutôt appelés logiciels de facturation sont surement les outils présents dans cet article avec le meilleur ROI (retour sur investissement).

dématérialisation des factures

Les logiciels de facturation ont 5 grands avantages

  • Vous gagnez du temps dans l’envoi de vos factures ;
  • Vos devis et factures contiennent par défaut toutes les mentions légales obligatoires ;
  • Vous pouvez automatiser vos envois et vos relances ; 
  • Les logiciels de facturation vous permettent de stocker tous vos devis et factures ; 
  • Les logiciels mettent en valeur vos données de facturation.

Ce dernier point aurait pu avoir sa place dans les avantages de la dématérialisation. L’avantage du numérique sur le physique est que les données récoltées vous servent à avoir une meilleure visibilité sur votre activité.

Dans le cas des logiciels de facturation vous pouvez détecter automatiquement les retards de paiement, les clients qui représentent un certain pourcentage de votre chiffre d’affaires ou votre trésorerie ce qui est impossible d’automatiser avec les factures papier.

La dématérialisation est souvent une formidable opportunité pour mettre la “data” au cœur de votre stratégie.

Les outils de dématérialisation des processus RH

La dématérialisation des processus RH est une catégorie qui aurait mérité un article entier. Derrière ce terme se cachent différents aspects des ressources humaines : 

  • Le recrutement ; 
  • La gestion de la paie ;
  • L’onboarding des employés (l’arrivée de nouveaux collaborateurs si vous voulez moins d’anglicismes) ;
  • La gestion juridique.

Chaque aspect des RH peut être “dématérialisé” et chaque catégorie a des logiciels spécialisés. Encore une fois, les points forts de ces outils sont les gains de productivité.

Les outils de dématérialisation des processus commerciaux

On pense forcément aux outils de signature électronique et aux CRM mais la dématérialisation des processus commerciaux va bien au-delà. Cela peut concerner les plaquettes commerciales transformées en site vitrine ou les démonstrations physiques remplacées par les démonstrations virtuelles et même des webinars automatisés.

Attention évidemment à garder de l’humain dans vos processus commerciaux.

L’impact des logiciels de signature électronique par rapport aux processus classiques est très parlant :

  • Délais de signatures raccourcis ; 
  • Hausse du chiffre d’affaires grâce à l’automatisation ; 
  • Amélioration de la sécurité grâce à différents niveaux de protection.

Peu importe le logiciel de signature électronique que vous utilisez, la dématérialisation est toujours un bon investissement.

dematérialisation - signature electronique

Difficile de résister à la dématérialisation si vous êtes arrivé à la fin de cet article. Ne vous précipitez pas, la dématérialisation est une formidable opportunité mais elle doit être réfléchie.

Vous devez impliquer vos équipes et penser en amont aux changements d’organisation que la dématérialisation va impliquer. Pensez à sonder vos équipes et à leur demander où est-ce qu’ils jugent nécessaire de digitaliser certains processus.

Une fois vos nouveaux processus et outils mis en place, évaluez l’impact de la dématérialisation et adaptez-vous pour optimiser encore un peu plus le fonctionnement de votre entreprise.

Si vous avez des questions sur les outils que nous conseillons, vous savez où nous écrire : hello@tool-advisor.fr.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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