Qu’est-ce que le SaaS Management ?

Juliette Lecureuil – 21/06/2021

Combien utilisez-vous de logiciels SaaS à l’heure actuelle ? Chez Tool Advisor, nous avons fait le décompte, nous en sommes à 9 et nous en avons surement oublié certains. La digitalisation de l’économie entraine une abondance de nouveau logiciel. Depuis quelques années, des logiciels de SaaS management sont apparus, un logiciel pour gérer des logiciels ? Oui, ça existe !

À quoi sert un logiciel de SaaS management ? Est-ce vraiment utile ? Avez-vous besoin d’un logiciel de SaaS management pour gérer vos abonnements ? Découvrez ce qu’est le SaaS management, en quoi il consiste et pourquoi une telle approche peut vous être utile. Nous avons également contacté un spécialiste du SaaS management, Jonathan Charbit de SaaS Advisor, pour nous aider à décrypter les tendances de ce tout nouveau marché.

Logiciel SaaS, de quoi parle-t-on ?

Au vu des nombreux onglets qui composent votre liste de favoris – pas de ça entre nous… on la voit d’ici tellement elle est longue ! –, vous le savez sûrement : en tant qu’entrepreneur ou décideur, vous utilisez au quotidien une grande quantité de logiciels SaaS.

Si vous n’êtes pas au courant, c’est que vous les utilisez sûrement sans le savoir. Appelés SaaS pour « Software as a Service », ces logiciels ont la particularité d’être distribués par leurs éditeurs via internet.

Pour le client, ces logiciels – hébergés et exécutés sur les serveurs distants du fournisseur et non sur ses propres serveurs – se présentent sous la forme de services web.

Parmi eux, on compte notamment les outils bureautiques et collaboratifs, de visioconférence, de gestion comptable, des ressources humaines ou des relations clients. On retrouve aussi les outils marketing, d’emailing et de social media. Bref, tout y passe… Et les entreprises en redemandent.

Pourquoi les entreprises veulent toutes du SaaS ?

D’abord, parce que le coût d’un logiciel SaaS est beaucoup moins élevé que celui d’un logiciel traditionnel – dit « On-Premise » –, installé sur l’ordinateur de son utilisateur.

Les logiciels SaaS sont souvent plus simples à installer et à utiliser que leurs cousins On-Premise. Plus besoin d’appeler le voisin de bureau « qui s’y connaît en informatique » quand votre logiciel plante.

S’il y a un bug un jour, vous n’aurez même pas le temps de vous en rendre compte car il sera résolu à distance par les équipes du fournisseur. Dans le pire des cas, vous pourrez toujours vous tourner vers le service client.

En cas de mise à jour, vous serez peut-être averti qu’il y en a eu une mais n’aurez aucune action à effectuer de votre côté. Globalement, la seule chose que vous aurez à faire est de disposer d’une connexion Internet, et on vous fait confiance pour ça.

SaaS management, quelques notions de base

On l’a dit plus haut : au quotidien, les entrepreneurs et décideurs qui en ont compris depuis longtemps l’intérêt utilisent beaucoup de logiciels SaaS.

Le SaaS management est donc né d’un besoin simple : celui d’avoir une meilleure gestion des logiciels SaaS. La nécessité de compiler des informations telles que les licences de ces logiciels, les coordonnées de leurs éditeurs, leurs utilisateurs et les échéances de renouvellement a créé un nouveau besoin.

Mais aussi, le mode de collecte et de stockage des données proposé par ces différentes solutions afin d’être bien en conformité avec le RGPD, ou encore leur niveau de sécurité informatique.

En cartographiant ces données, le décideur a une idée claire de son écosystème SaaS. Il est alerté des différentes échéances comme la date de renouvellement d’un contrat… Mais surtout, bénéficie d’une aide à la prise de décision.

Car au-delà de la collecte des données, c’est l’interprétation de ces dernières qui importe. Que l’on soit freelance, dirigeant de startup ou patron de PME, se doter d’un outil de SaaS management permet de s’appuyer sur de la data au moment de faire des choix stratégiques.

Se doter d’un outil de SaaS management, pour quoi faire ?

Vous l’aurez compris : le SaaS management peut se révéler très utile à l’échelle d’une organisation. Mais pourquoi, finalement, se doter d’un outil de SaaS projet management pour réaliser une cartographie que l’on pourrait faire soi-même ? Nous vous avons listé 5 avantages des logiciels de SaaS management.

La maitrise des budgets « logiciels »

Il s’agit souvent de la proposition de valeur numéro 1 affichée par les logiciels de SaaS management. Ces solutions vous permettent de maitriser vos budgets logiciels. En se reposant des questions essentielles, on peut par exemple se rendre compte que si certains outils sont absolument nécessaires à la poursuite de son activité, tous ne le sont pas… Ou encore qu’il suffit parfois d’un seul outil au lieu de deux pour exécuter la même tâche.

Ce n’est pas tout, les logiciels de SaaS management trackent les licences superflues (vous avez 10 licences pour votre CRM alors que vous n’avez que 7 commerciaux). Ils vous alertent sur les renouvellements d’abonnement et vous aident à résilier si besoin.

En ayant une meilleure gestion des logiciels SaaS, vous dites adieu aux fonctionnalités en doublon et au phénomène de « shadow IT » – le terme utilisé pour décrire l’angle mort des équipe IT quant aux logiciels utilisés – et bonjour aux décisions éclairées, et aux économies financières !

L’évaluation de l’efficacité des logiciels

Les logiciels de SaaS management vous permettent de mesurer l’utilisation par vos équipes des différents logiciels et le ROI de ces derniers. Mesurer le ROI d’un logiciel peut s’avérer compliquer et les logiciels de SaaS management simplifie grandement cette analyse.

Le niveau d’adoption de vos logiciels par vos équipes est une donnée clé pour juger de la pertinence de vos logiciels. Si un logiciel est sous-utilisé, cela ne signifie pas forcément qu’il est inutile. Une formation ou la création d’une documentation à destination de vos équipes peut être la solution. Cela permet d’éliminer certaines frictions et d’améliorer la satisfaction de vos employés.

La conformité réglementaire et le respect du RGPD

Les logiciels utilisés par votre entreprise respectent-ils le RGPD ? Où sont hébergées les données de vos logiciels ? Les logiciels de SaaS management vous permettent de stocker les informations pour pouvoir répondre facilement aux demandes de certains clients, partenaires ou institutions.

L’aspect réglementaire est parfois souvent négligé et lorsqu’on s’en soucis, il est déjà trop tard. Vous pouvez anticiper les changements réglementaires plus facilement grâce aux solutions de SaaS management.

La centralisation des contrats et des contacts

Une solution de SaaS management agit comme un coffre-fort numérique. Vos contrats, contacts, autorisations d’accès et informations concernant vos logiciels sont centralisés.

Vous pouvez automatiser un certains nombres de tâches (renouvellement, résiliation, nouvelles licences) qui vous font gagner du temps. Nous en revenons à l’avantage numéro 1 : temps gagné = argent gagné.

L’amélioration des échanges inter-services

Vos collaborateurs ont une meilleure visibilité sur les outils utilisés et sur les accès aux logiciels. La collaboration est facilitée entre vos différentes équipes et au sein de vos équipes. Les demandes de nouveaux logiciels ou de nouvelles licences se font plus facilement et les process sont fluidifiés.

Si cela vous paraît peu concret, rappelez vous les difficultés que vous avez déjà eu à souscrire à un nouveau logiciel : il faut budgeter, évaluer le nombre de licences nécessaires, faire une demande à un supérieur ou un collègue, etc. Les logiciels de SaaS management sont utiles pour vous-mêmes et pour vos équipes.

Un autre exemple ? Votre comptable doit récupérer mensuellement une facture pour chaque logiciel utilisé. Un logiciel de SaaS management permet de les centraliser et pourquoi pas d’automatiser l’envoi des factures grâce à Zapier ou un autre outil.

Les logiciels de SaaS management correspondent donc plus aux PME et ETI qu’aux indépendants même si vous pouvez mener une démarche de SaaS management pour évaluer votre utilisation de logiciels.

Quel est le prix d’un logiciel de SaaS management ?

La théorie c’est bien, la pratique c’est mieux. Les logiciels de SaaS management français les plus connus sont : SaaSdesk, Beamy, Chaos et LicenceOne. À l’international, ce sera plutôt G2Track, Blissfully et Torii.

SaaS Management

Ces logiciels ciblent plutôt les moyennes et grandes entreprises et paraissent peu adaptés pour les petites structures ou les indépendants. Au niveau du prix, certains logiciels de SaaS management proposent une version gratuite comme SaaSdesk, LicenceOne ou G2Track mais les prix augmentent rapidement à partir de 50€ par mois pour Chaos jusqu’à plusieurs centaines ou milliers d’euros pour G2Track, Beamy et Blissfully.

Les conseils de Jonathan Charbit, spécialiste du SaaS management et CEO de SaaS Advisor

Pour compléter notre analyse, nous avons fait appel à un spécialiste du SaaS management, Jonathan Charbit, CEO de SaaS Advisor.

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SaaS Advisor est une agence de conseil en intégration de technologie marketing à destination des grands groupes, des startups et des PME. Jonathan Charbit et son équipe conseillent les sociétés sur la rationalisation des logiciels en fonction des différents services.

Si vous vous posez la question, sachez qu’il n’y a aucun lien entre Tool Advisor et SaaS Advisor, qui a été créée bien avant, en mai 2018.

À qui s’adresse le SaaS management ?

Si les petites structures peuvent mener une démarche de SaaS management, Jonathan Charbit nous explique que l’impact d’un logiciel de SaaS management ou d’un accompagnement est maximisé pour les grands groupes ou pour les startups technologiques.

Deux profils d’entreprise principaux font appel aux services de SaaS Advisor :

  • Les grands groupes ou PME avec un budget conséquent alloué aux logiciels ;
  • Les startups et entreprises technologiques moins développées qui ont automatisé une grande partie de leur processus avec des logiciels.

Un accompagnement en SaaS management permet aux entreprises de :

  • Choisir les bons logiciels en fonction de vos besoins ;
  • Faire une cartographie complète des solutions utilisées et optimiser l’existant ;
  • Harmoniser les pratiques et les process entre différents services ou entités ;
  • Améliorer l’utilisation des logiciels par les collaborateurs ;
  • Faire des économies.

Sur ce dernier point, la logique est assez simple. Les spécialistes du SaaS management font la chasse aux logiciels inutiles ou inutilisés, aux licences superflues et amènent de la clarté dans la gestion des logiciels. Un accompagnement par des spécialistes du SaaS management permet de faciliter les arbitrages entre différents services qui peuvent parfois être compliqués et d’inculquer une démarche de SaaS management sur le long terme.

Imaginez une société qui utilise 3 logiciels pour 3 fonctions différents (envoi de newsletter, envoi de SMS et tableau de bord marketing) alors que ces 3 fonctions peuvent être rassemblées au sein d’un seul et même logiciel de marketing automation. Vous utilisez peut-être un logiciel complet pour une fonctionnalité simple que vous pouvez retrouver dans un autre de vos logiciels.

Quel est le prix d’une mission de SaaS management ?

Le prix dépend de la taille de la structure et des missions effectuées. Comptez plusieurs milliers d’euros pour bénéficier de l’accompagnement d’un spécialiste. Cet accompagnement est rapidement rentabilisé grâce aux économies budgétaires qu’entraîne l’optimisation des logiciels (nombre de logiciels et nombre de licences) et aux gains de temps qu’impliquent la rationalisation de l’utilisation et l’augmentation de l’engagement collaborateur.

Quels outils de SaaS management conseille SaaS Advisor ?

Jonathan Charbit nous explique que le marché du SaaS management est encore très jeune et qu’aucun acteur ne prend un avantage net que ce soit en terme de part de marché ou de notoriété. Les acteurs se spécialisent sur un segment de marché. SaaSdesk, LicenceOne et Chaos cible les jeunes structures avec une solution plug and play alors que la solution Beamy est plus pensée pour les grands groupes et pour répondre aux problématiques de gouvernance et de process d’implémentation.

Le CEO de SaaS Advisor conseille également de réfléchir en fonction des spécificités de chacun des acteurs qui sont parfois plus orienté RH, legal ou IT.

Quels conseils pour bien gérer ses logiciels ?

Jonathan Charbit reprend l’expression de Nicolas Boileau « ce que l’on conçoit bien, s’annonce clairement » en ajoutant « et se représente clairement ». Cartographiez l’ensemble de vos logiciels. Si vous éprouvez des difficultés à classer ou expliquer précisément l’usage d’un logiciel c’est que vous avez un problème.

Vous devez être capable de « justifier ou d’expliquer clairement l’intérêt et l’objectif du logiciel », si vous n’en êtes pas capable vous ne devez pas utiliser ou prendre le logiciel.

Soyez transparent et évaluez régulièrement l’utilisation que vous faites de vos logiciels.

Quel avenir pour le SaaS Management ?

Chez Tool Advisor, nous regardons de près les nouveaux marchés des logiciels BtoB. Le SaaS management s’inscrit dans le prolongement de la digitalisation des secteurs bancaires, de la comptabilité, des ressources humaines, de la paie et du marketing. 

Dans notre article sur les tendances logiciels de 2021, nous vous parlions du no-code, des logiciels de santé mais c’est tout un pan de l’économie qui est bouleversé par les nouveaux usages : réseaux sociaux, utilisation de la donnée et nouveaux modes de livraison.

Nous voyons apparaître de nouveaux marchés et de nouvelles notions comme le leader advocacy pour permettre aux leaders et managers mieux s’exprimer sur les réseaux sociaux ou l’employee advocacy, pour intégrer les employés dans sa stratégie de communication. Côté logiciel, la mode est aux logiciels no-code ou low-code (Bubble, Airtable, Webflow).

La profusion d’outils complexifie la gestion de ces derniers et l’augmentation du nombre de logiciels assure un bel avenir aux logiciels de SaaS Management.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour optimiser votre utilisation de logiciel et mettre en place une démarche de SaaS management. Si vous souhaitez compléter vos connaissances sur le SaaS management, nous vous conseillons l’article très complet sur le sujet écrit par SaaS Advisor.

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est une journaliste, rédactrice et community manager freelance. Spécialiste – entre autres – des sujets liés à l’entrepreneuriat, elle propose ses services sur thecontentbox.fr.

Ses trois logiciels préférés : Asana pour la gestion des tâches, Google Agenda pour els rendez-vous, et Zervant pour la comptabilité.

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