7 modèles de message d’absence à utiliser pendant vos congés

Juliette Lécureuil – 05/09/2022

C’est l’une des cases à cocher qui doit impérativement figurer sur votre check-list pré-départ en vacances (si vous n’avez pas encore créé cette check-list c’est le moment de vous y mettre) : l’activation du message d’absence

On donne l’exemple des vacances, mais en réalité, c’est à chaque fois que vous vous absentez qu’il faut paramétrer et activer ce message, afin d’avertir vos contacts que vous n’allez pas leur répondre tout de suite.

Pas besoin de vous la jouer Balzac et d’écrire un roman-fleuve, mais il y a tout de même quelques règles à respecter, grâce auxquelles votre message d’absence sera (ou non) efficace. Voici notre guide complet.

Comment mettre un message d’absence sur Gmail

Commençons par la partie purement technique de l’activation du message d’absence. 

On utilise le terme “technique” pour le style… Mais globalement, activer un message d’absence Gmail n’est pas compliqué et prend seulement quelques minutes.

Pour configurer votre email d’absence, vous devez (dans l’ordre, évidemment) :

  • Ouvrir Gmail sur votre ordinateur ;
  • En haut à droite, cliquer sur la roue crantée qui symbolise les paramètres puis choisir “Voir tous les paramètres” ;
  • Scroller vers le bas jusqu’à la partie “Réponse automatique”, puis cocher la case “Réponse automatique activée” ;
  • Renseigner les dates de début et de fin, en vérifiant qu’elles coïncident bien avec celles de votre absence ;
  • Donner un objet à votre message et en rédiger le contenu (vous trouverez des exemples dans la dernière partie). Vous pouvez choisir entre les options texte seul, ou mise en forme avancée si vous vous sentez l’âme d’un artiste ;
  • Cocher (ou non) la case “Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts” si vous souhaitez que ce message d’absence Gmail soit envoyé uniquement à vos contacts ;
  • Cliquer sur le bouton “Enregistrer les modifications”, et hop : votre email d’absence est configuré !

Comme vous le voyez, la manip est très simple et ne nécessite pas d’être titulaire d’un doctorat en informatique. 

Pour retrouver toutes les informations utiles (notamment comment paramétrer un message d’absence sur Android, iPhone ou iPad), on vous invite à consulter la rubrique Réponse automatique en cas d’absence du centre d’aide Gmail.

Si vous avez un doute (ce sont des choses qui arrivent), vous pouvez toujours saisir votre question dans la barre de recherche de ce centre d’aide, où de nombreuses réponses sont renseignées.$

Comment mettre un message d’absence sur Outlook

Vous vous en doutez : mettre un message d’absence Outlook n’a rien de compliqué non plus. 

Voici comment procéder pour l’activer avant votre départ en week-end prolongé, en vacances ou en congé maternité :

En réalité, deux options sont possibles, en fonction de la version d’Outlook que vous utilisez ;

Situation numéro 1 : vous utilisez une version d’Outlook dans laquelle le bouton “Réponses automatiquesapparaît dans la partie “Informations sur le compte”. Dans ce cas, il vous faut : 

  • Ouvrir Outlook ;
  • Cliquer sur le bouton “Réponses automatiques” ;
  • Cocher “Envoyer des réponses automatiques” (en sachant que vous devrez décocher cette option à votre retour), ou indiquer les dates et heures de début et de fin d’envoi de votre email d’absence Outlook
  • Dans l’onglet “Au sein de mon organisation”, saisir le contenu du message qui sera envoyé aux personnes internes à l’organisation ;
  • Dans l’onglet “En dehors de mon organisation”, rédiger le message destiné aux contacts externes à l’organisation (on vous conseille de cocher l’option “Mes contacts uniquement”) ;
  • Puis cliquer sur le bouton “OK” en bas de la boîte de dialogue afin d’enregistrer les paramètres ;

Notez que pour désactiver votre message d’absence à votre retour de vacances, deux solutions s’offrent à vous : soit suivre le même chemin qu’à l’aller, soit cliquer sur le bouton “Désactiver” qui s’affiche en gros sous le ruban de votre boîte mail.

Situation numéro 2 : vous utilisez une version dans laquelle le bouton “Réponses automatiques” n’apparaît pas.

Dans ce cas, on vous invite à consulter le mode d’emploi permettant d’utiliser des règles pour créer un message d’absence du bureau ; vous allez voir, c’est vintage mais ça fonctionne quand même très bien (aussi bien qu’une Renault Clio de 1995). 

Ici aussi si vous avez un doute, on vous invite à consulter le support Microsoft consacré à Outlook. Quelle que soit votre question (“De quelle couleur est le cheval blanc d’Henri IV ?” ne compte pas), vous trouverez forcément une réponse.

Nos conseils pour un email d’absence efficace

S’il reste chacun a le choix de la forme qu’il veut donner à son email d’absence (en la matière, il y a deux écoles : celle de l’originalité et celle de la sobriété, mais vous le verrez un peu plus bas), il y a consensus sur le fond

En effet, l’intérêt du message d’absence est de faire savoir à toute personne susceptible de vous contacter que vous êtes absent du bureau, et que cela risque d’avoir un impact sur le délai de traitement du message qui vous est adressé. 

On parle de délai de traitement des messages… Mais il nous semble important de clarifier un point : même quand vous êtes “au bureau” (ou à la maison en télétravail, en tous cas pas en vacances), rien ne vous oblige à répondre dans l’instant

La réponse instantanée et l’œil rivé sur la boîte mail sont des habitudes qui perturbent la concentration. Autrement dit, de sacrées entraves à la productivité… Et chez Tool Advisor, on n’aime pas beaucoup ça. 

Pour cette raison, on vous conseille de consulter votre boîte mail deux fois par jour à des périodes définies, et de répondre aux messages appelant une réponse aux moments où personne ne peut vous répondre instantanément.

message absence

C’est la base de la méthode inbox zero, et elle a eu un tel impact sur l’organisation de nos journées et l’efficacité de notre travail que l’on vous conseille de la mettre en place.

Cet aparté étant fait, revenons à nos moutons. Puisqu’il y a consensus sur le fond, voici les informations que tout message d’absence doit impérativement comporter :

  • Un objet le plus clair possible indiquant votre absence ;
  • Les dates exactes de votre absence, afin que votre interlocuteur ait une idée du délai avec lequel vous pourrez lui répondre ;
  • Ainsi que les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence (s’il y en a une) pendant votre absence.  

Vous trouvez que c’est un peu raide d’indiquer seulement ces deux informations ? Vous avez raison. Si les informations supplémentaires sont facultatives, elles n’en demeurent pas moins importantes. Vous pouvez (on vous le conseille) ajouter :

  • Un petit mot d’introduction pour remercier votre interlocuteur pour son message, ou le saluer ;
  • Quelques mots (pas trop non plus, évitez de faire baver vos contacts sur vos vacances à Tahiti) sur le motif de votre absence et ses conséquences sur l’accès à votre boîte mail ;
  • Et si vous faites partie de la team “originalité”, un trait d’humour.

En substance, c’est à peu près tout. Si le trait d’humour reste à votre discrétion, on vous conseille néanmoins d’être le plus concis possible. Après tout c’est un message d’absence, pas un roman de Balzac.

Si vous ne pouvez pas indiquer de personnes à contacter en cas d’urgence, n’hésitez pas à indiquer une solution alternative, comme le fait de consulter tel site pour obtenir des informations.

7 modèles d’email d’absence

Parce qu’on est sympa, voici quelques modèles de messages d’absence que vous pouvez reprendre à votre compte (en changeant les passages entre crochets, cela va sans dire) pour signaler votre absence à vos contacts.

1) Le message d’absence le plus simple

Ce template de message d’absence est le plus utilisé. Simple, concis et efficace, si vous ne souhaitez pas préciser si vous allez consulter ou non votre messagerie, vous pouvez rédiger quelque chose comme cela :

Objet : “Absent du 25 au 29 juillet

Merci pour votre mail. Je suis actuellement absent du bureau, avec un accès limité à ma messagerie. Il se peut que je ne vous réponde pas avant le 1er août, date de mon retour au travail. Cordialement,

[Vos prénom et nom]”

2) Le message d’absence complet

Si vous souhaitez déconnecter complètement du boulot (ne pas lire vos mails) et que vous avez la chance d’avoir un collègue à contacter en cas d’urgence, vous pouvez opter pour ce modèle de message d’absence :

Objet : “Absent du bureau du 25 au 29 juillet inclus

Bonjour, je suis actuellement en congé et ne consulte pas ma messagerie. Je traiterai donc votre demande à mon retour, le lundi 1er août. Si celle-ci est urgente, je vous invite à contacter Mégane Renault, [intitulé de poste de Mégane Renault], à l’adresse [adresse email de Mégane Renault]. Bonne journée, 

[Vos prénom et nom]”

3) L’email d’absence pour épargner vos collègues

Si personne ne peut vous remplacer où que vous ne voulez pas surcharger vos collègues en votre absence et que les demandes que l’on vous fait par mail sont souvent les mêmes, n’hésitez pas à donner des éléments de réponse. Exemple de message d’absence :

Objet : “En congé – De retour le 1er août

Absent du bureau jusqu’au vendredi 29 juillet, je ne pourrai pas traiter votre message avant mon retour lundi 1er août. Si vous êtes en recherche de visuels de nos produits ou d’informations à leur sujet, je vous invite à consulter notre dossier de presse [lien vers le dossier de presse]. Il est très complet et vous y trouverez certainement votre bonheur ! À très vite, 

[Vos prénom et nom]”

4) Le message d’absence en anglais

Pour les professionnels qui travaillent en anglais, on ne vous a pas oublié. Voici le modèle de message d’absence que vous pouvez utiliser :

Objet : “Out of office from July 25 to July 26 inclusive

Hello, thank you for your message. I’m currently out of office, so I will not be able to process your request until I return on August 1. For urgent matters, don’t hesitate  to reach out to Giovanni Panzani, [intitulé de poste de Giovanni Panzani] at [adresse email de Giovanni Panzani]. Best regards,

[Vos prénom et nom]”

5) Le message d’absence pour les fêtes de fin d’année

Si vous vous absentez pendant la période des fêtes, vous pouvez y faire une petite allusion. L’exemple de message d’absence pourrait être celui-ci :

Objet : “Absent pour les fêtes

Merci pour votre message. Étant en congé du 19 au 23 décembre, je ferai le maximum pour traiter rapidement votre demande à mon retour, le 2 janvier. D’ici-là, je vous souhaite de belles fêtes de fin d’année ! 

[Vos prénom et nom]”

6) Le message d’absence pour un congé maternité ou paternité

Si vous êtes en congé maternité ou parental, pensez à indiquer le nom de votre remplaçant, par exemple de la manière suivante :

Objet : “Congé maternité du 21 novembre 2022 au 3 mars 2023

Bonjour, je suis en congé maternité jusqu’au 3 mars 2023 inclus. Pendant mon absence, vous pouvez contacter ma remplaçante, Barbara Bouche, à l’adresse suivante : [adresse email de Barbara Bouche]. Au plaisir d’échanger à mon retour, 

[Vos prénom et nom]”

7) Le message d’absence original

Et enfin si vous voulez faire preuve d’originalité, vous pouvez opter pour une accroche amusante, avec un modèle de message d’absence comme suit :

Objet : “Absence pour cause de farniente du 25 au 29 juillet inclus

Bonjour, actuellement sur un transat en train de profiter du soleil, je ne pourrai prendre connaissance de votre mail qu’à mon retour, lundi 1er août. D’ici-là, je compte sur vous pour faire avancer nos projets en commun 😋!

[Vos prénom et nom]”

Voilà, c’est à vous de jouer ! Si vous lisez cet article car vous partez bientôt en vacances, profitez bien !

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est une journaliste, rédactrice et community manager freelance. Spécialiste – entre autres – des sujets liés à l’entrepreneuriat, elle propose ses services sur thecontentbox.fr.

Ses trois logiciels préférés : Asana pour la gestion des tâches, Google Agenda pour els rendez-vous, et Zervant pour la comptabilité.

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