Les 8 meilleurs logiciels de gestion des notes de frais en 2025

Juliette Lécureuil – publié le 09/10/2023

S’équiper d’un logiciel de notes de frais, c’est dire adieu (sans aucun regret) aux formulaires papier à remplir, et aux tickets de caisse pliés en 8 à force d’avoir traîné au fond du portefeuille. Et ça, c’est une bonne nouvelle.

Dans cet article, on vous explique dans le détail à quoi sert et comment fonctionne un outil pour les notes de frais, on vous dévoile notre sélection de logiciels performants, et on vous conseille pour choisir le vôtre. C’est parti !

En bref :

Pour les paresseux de cette planète qui n’ont pas la foi d’aller jusqu’au bout, voici nos 3 logiciels de notes de frais préférés :

  • Expensya si vous êtes une TPE-PME et que vous souhaitez vous doter d’un logiciel de notes de frais qui fait le job ;
  • N2F si vous êtes à la tête d’une entreprise dont les salariés voyagent beaucoup ;
  • Jenji si vous êtes à la recherche d’un logiciel pour la gestion des notes de frais gratuit. Si si, ça existe !

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Définition et explication

Si l’on devait donner une définition “à l’ancienne” de la note de frais, on dirait qu’il s’agit du document rempli par le dirigeant ou le salarié d’une entreprise afin de demander le remboursement d’une dépense engagée dans le cadre professionnel.

Mais ça, c’était avant. À l’époque où l’on remplissait encore des documents, c’est-à-dire peu après le Moyen-Âge.

Que les défenseurs du papier ne montent pas sur leurs grands chevaux (quitte à se retrouver catapulté dans le passé, autant se déplacer à cheval) : on n’est pas 100 % contre le fait de remplir des formulaires papier. On est juste 0 % pour.

Alors pour actualiser un peu la définition et la mettre au goût du jour, on dirait plutôt que la note de frais est le document dématérialisé permettant au salarié ou au dirigeant d’entreprise de se faire rembourser les frais engagés dans le contexte professionnel.

Pour info, les frais concernés peuvent être : 

  • Les frais de transport (occasionnés par exemple par un déplacement) ;
  • Les frais d’hébergement (même cas de figure) ;
  • Les repas d’affaires (vous savez, quand vous mangez du homard avec vos clients au prétexte d’évoquer le boulot et les projets en cours) ;
  • Ou encore l’achat de fournitures ou de petit matériel (pour ça on ne vous donne pas d’exemple, débrouillez-vous).

Pour ces frais que vous allez avancer – plus ou moins élevés selon votre consommation de homard (on vous voit, avec vos goûts de luxe) –, vous allez bien sûr demander un remboursement à votre entreprise… Et c’est là qu’intervient le logiciel de notes de frais !

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Comment fonctionne un logiciel de notes de frais ?

Le fonctionnement d’un logiciel de notes de frais est plutôt simple – en tout cas, toujours plus simple que vos standards en matière de repas d’affaires (on vous voit toujours).

Une fois connecté à la plateforme, il suffit généralement de : 

  • Créer une nouvelle note de frais (jusqu’ici, ça devrait aller, à moins que le trop-plein de homard n’ait totalement endormi vos neurones… On ne sait pas ce qu’on a mais on est en forme aujourd’hui !) ;
  • Télécharger les justificatifs pour chacune de ces dépenses – il va sans dire qu’il faut impérativement les demander et les conserver, ou alors les prendre en photo au moment de chaque paiement pour justement éviter de les plier en 8 ;
  • Détailler chaque dépense. On met volontairement ce point après le précédent, parce que la force du logiciel de gestion des notes de frais est souvent d’être doté d’une fonctionnalité “scan intelligent” qui va s’appuyer sur le justificatif pour le faire ;
  • Envoyer sa note de frais en validation, d’abord par le logiciel – quand cette fonctionnalité est proposée – qui va vérifier que tout est en règle par rapport à la politique de l’entreprise, puis par la hiérarchie et/ou les RH ;
  • Et en ce qui concerne l’utilisateur, c’est à peu près tout !

Une fois la note de frais approuvée par toutes les personnes composant le circuit de validation, les données sont exportées dans le système comptable de l’entreprise et les remboursements effectués. 

Les avantages d’un logiciel de notes de frais

Au-delà de la simplicité d’utilisation pour les salariés, doter son entreprise d’un outil pour les notes de frais a de nombreux avantages. 

D’abord, cela fait gagner un temps précieux sur le process de remboursement des dépenses. Comme le logiciel de facturation, le logiciel de notes de frais est le genre d’outil dont on peut se passer

Mais qui augmente considérablement la productivité et diminue le risque d’erreurs ! Selon une étude menée par la Global Business Travel Association avec l’entreprise HRS, 19 % des notes de frais comportent des erreurs. 

Pire encore, la correction de chaque note de frais contenant des erreurs coûte 52 dollars et prend 18 minutes, ce qui représente un demi-million de dollars et près de 3.000 heures consacrées à la correction des notes de frais chaque année pour une entreprise moyenne.

Oui, cette information fait pleurer des larmes de sang. Mais au moins, elle est rassurante quant à l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais !

logiciel note de frais

Pour terminer sur les avantages, la plupart des logiciels génèrent des rapports qui permettent de garder un œil sur les dépenses liées aux déplacements, et facilitent la prise de décisions budgétaires.

Quand on ajoute à cela le stockage sécurisé des documents (notes de frais, justificatifs, etc.) qui facilite la gestion des archives et l’intégration avec d’autres logiciels comme le logiciel de comptabilité, il n’y a pas de doute : s’équiper est vraiment une bonne idée.

Notre sélection de logiciels de notes de frais

Le moment tant attendu est arrivé : celui de vous dresser la liste de nos logiciels préférés ! Voici notre top 8 :

Expensya

expensya depense entreprise

Chez Expensya, on nous propose direct de quitter le Moyen-Âge pour entrer dans l’ère du “Smart Spend” (en Français, l’ère de la “dépense intelligente”), voyage spatiotemporel que l’on accepte avec plaisir !

Disponible à la fois sur desktop et sur mobile, la solution s’adresse à toutes les tailles d’entreprise – aussi bien aux TPE/indépendants qu’aux PME et aux grands groupes –, et propose toutes les fonctionnalités que l’on attend d’un outil pour les notes de frais. 

Deux offres sont proposées : une première appelée “Silver” au prix de 5 € par mois par licence, et une seconde intitulée “Gold” à 8 € par mois par licence, à laquelle s’ajoutent (entre autres) l’archivage à valeur légale, et l’intégration avec différents outils.

N2F

N2F notes de frais

En voilà, un claim qui nous plaît ! Chez N2F, on nous promet un processus “(vraiment) ZÉRO papier”, avec un gros zéro écrit en majuscule histoire de bien montrer qu’on est dans le futur.

N2F est un excellent logiciel de notes de frais utilisé par plus de 250.000 professionnels  dans le monde, qui convient notamment aux entreprises dont les salariés voyagent à l’étranger grâce à sa fonctionnalité multidevises et taux de change automatique.

Mention spéciale pour le scan intelligent illimité et le mode hors-ligne, qui permettent de saisir ses dépenses “en moins de 5 secondes” (c’est en tout cas la promesse qui est faite) et sont disponibles dès la formule la moins chère – “Business” à 3,90 €/mois pour un freelance. 

Regate

Regate gestion des notes de frais

Regate se veut présente carrément comme un “cockpit financier” pour ses clients, en proposant une plateforme tout-en-un conçue pour automatiser la gestion financière et comptable des entreprises. 

Ce faisant, elle intègre les fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais, notamment grâce à une appli mobile qui permet aux salariés de saisir très rapidement et facilement leurs dépenses.

Si vous cherchez un logiciel très complet pour accomplir un large éventail de tâches ayant trait à la gestion, Regate est fait pour vous… À condition que vous ayez du budget puisqu’il faut moins compter 110 € par mois pour la version “Basic” !

Mooncard

mooncard notes de frais

Mooncard n’est pas un simple logiciel de notes de frais, mais une solution intégrée de gestion des dépenses en entreprise, qui permet entre autres de gérer les cartes virtuelles de ses employés, mais se veut aussi un moteur comptable pour certifier ses dépenses.

Au menu des fonctionnalités, on trouve évidemment celles nécessaires à la gestion de notes de frais, avec un process simple et rapide : il suffit de prendre son justificatif en photo pour que le logiciel envoie le document en comptabilité.

Seul bémol : le fait que les tarifs ne soient pas affichés sur le site, ce qui, comme vous le savez si vous nous lisez souvent (vous voulez une médaille ?), nous chiffonne un petit peu… La preuve qu’on ne peut pas tout avoir !

Spendesk

spendesk gestion des dépenses

Idem chez Spendesk pour le côté “solution de gestion des dépenses”… Avec la précision que le logiciel se présente carrément comme un logiciel “7-en-1” !

Contrôle des dépenses, automatisation comptable, budgets, reportings, cartes de paiement, factures fournisseurs et… Vous l’aurez deviné, notes de frais ! Le compte y est, ça fait bien 7.

Ce n’est pas la quantité qui compte (sauf quand il s’agit de homard, ça c’est pour voir si vous suivez), mais le fait que la solution soit un réel atout en matière de gestion financière. À nouveau, dommage qu’il ne soit pas possible d’avoir une fourchette (vous l’avez ?) de prix !

Cleemy

cleemy note de frais

Au rang des (très) nombreux logiciels proposés à la carte par Lucca pour composer le SIRH de ses rêves – après tout, chacun ses rêves –, on trouve Cleemy notes de frais, un logiciel de notes de frais vraiment pratique. 

Au programme, des fonctionnalités de base pour faciliter la saisie des dépenses des salariés, la promesse de rendre son expert-comptableenfin heureux”, mais surtout un prix abordable, puisqu’il faut compter 6 € par déclarant/par mois.

Par contre, l’affaire vaut sans doute plus le coup si vous utilisez déjà d’autres logiciels de l’environnement Lucca.

ONexpense

onexpense application notes de frais

On commence à connaître la musique : dans chacune de nos sélections, il y a le logiciel pas très sexy de prime abord, mais qui accomplit parfaitement sa mission… Une manière de nous rappeler que c’est la beauté intérieure qui compte, tout ça tout ça.

En matière d’outil pour les notes de frais, la beauté intérieure réside dans les fonctionnalités proposées par ONexpense, un logiciel facile à utiliser qui simplifie grandement la saisie des dépenses.

Qui plus est, pour un prix défiant toute concurrence (en tout cas parmi les logiciels cités jusque-là) : 2,90 € par utilisateur par mois à condition d’opter pour une facturation annuelle. Sans mauvais jeu de mots, c’est beau ! 

Jenji

jenji logiciel de notes de frais

Ce n’est pas tous les jours que l’on peut se targuer d’avoir fait une sélection de logiciels incluant un outil gratuit… Mais aujourd’hui on a réussi, et c’est grâce à Jenji ! Et en plus, ça rime.

Jenji est un logiciel permettant de gérer ses notes de frais et ses indemnités forfaitaires, qui mise lui aussi sur les arguments zéro papier, simplicité et automatisation pour convaincre.

Mais son argument le plus convaincant reste le prix : la première offre est gratuite, ce qui (il faut bien le dire) revient à vraiment vraiment pas cher. Et en plus, on nous la promet gratuite “pour toujours”, un véritable rêve éveillé !

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

Le secret, c’est qu’il n’y a pas de secret. Choisir son logiciel de notes de frais, finalement, c’est comme choisir n’importe quel logiciel pour son entreprise : il faut avant tout clarifier son besoin en listant les fonctionnalités dont on a absolument besoin.

Vous verrez qu’en faisant ça, vous éliminerez automatiquement les solutions auxquels ils manquent des fonctionnalités essentielles pour vous, ou vous éviterez de souscrire à des logiciels dont vous n’utiliserez qu’une partie des fonctionnalités.

Ensuite, il faut estimer le nombre de collaborateurs susceptibles d’utiliser la solution (d’autant plus important en ce qui concerne les logiciels de notes de frais que l’on paye généralement au nombre d’utilisateurs), et se fixer un budget. 

Pour terminer, plus qu’à faire coïncider besoin et budget avec les différentes offres pour parvenir à une shortlist… Bon courage pour faire votre choix !

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est journaliste, rédactrice et community manager freelance.

Diplômée de l’École publique de journalisme de Tours et passée par Prisma Media, l’EFS et LCI, Juliette écrit sur tous les sujets liés à l’entrepreneuriat et aux logiciels B2B.

Ses trois logiciels préférés : Notion pour l’organisation, Indy pour la compta et MerciApp pour l’orthographe irréprochable.

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