Mentions obligatoires sur une facture : le guide 2021

Gatien Guemas – 25/06/2021

Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture professionnelle ? Pour respecter la loi et émettre une facture qui comporte toutes les mentions nécessaires, il faut se référer au Code de commerce et à l’article L441-3.

N’est pas Maupassant qui veut et force est de constater que l’auteur de ce texte pêche sur la mise en forme et le dynamisme de sa prose.

Code de commerce - Mentions obligatoires

Pour remédier à cela nous vous proposons un article complet, clair et mis à jour en fonction des dernières évolutions légales sur les mentions à faire apparaître obligatoirement sur vos factures.

Le texte sur les mentions obligatoires sur une facture évolue régulièrement et vous devez adapter en conséquence vos factures si vous n’utilisez pas un logiciel de facturation qui fera les mises à jour pour vous.

Que risquez-vous si toutes les mentions obligatoires ne sont pas présentes sur votre facture ?

En pratique, pas grand-chose. Le premier risque pour vous est de perdre du temps et de la crédibilité avec votre client ou votre partenaire. Une facture incomplète fait toujours désordre et peut entraîner de mauvaises surprises si les mentions obligatoires concernant les modalités de paiement ou le contenu de la mission sont mal indiquées.

Dans la réalité, vous risquez un peu plus. Vous êtes passible d’une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte (plafonnée à ¼ du montant de la facture) ainsi que d’une amende administrative qui peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

De plus, si vous récidivez dans un délai de 2 ans à la suite d’une première condamnation, l’amende pourra être doublée.

Ces amendes sont rarement appliquées mais cela ne vous empêche pas de respecter la loi et d’inclure toutes les mentions obligatoires sur vos factures.

Les mentions obligatoires sur les parties prenantes

Les premiers éléments obligatoires sont les informations nécessaires à l’identification de l’émetteur et du destinataire de la facture. Évidemment, il vous faudra aller plus loin que le nom – prénom – surnom et n’oublier aucun des éléments suivants.

Les informations sur le destinataire

Votre facture doit contenir un ensemble d’éléments relatifs au destinataire de la facture : 

  • Prénom ;
  • Nom ; 
  • Dénomination sociale s’il s’agit d’une entreprise ;
  • Numéro de TVA ;
  • Adresse (depuis 2019, si l’adresse de facturation est différente, vous devez la mentionner).

Les informations sur l’émetteur

Votre facture doit également contenir les informations de l’émetteur de la facture :

  • Prénom ;
  • Nom ;
  • Dénomination sociale (à la place du nom et du prénom s’il s’agit d’une personne morale)
  • Numéro de SIREN ou SIRET ;
  • Numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe de votre société ;
  • Forme juridique (EURL, SARL, SASU, SAS,…) ;
  • Montant du capital social ;
  • Capital social ;
  • L’adresse de votre siège social.

Certaines mentions obligatoires doivent être ajoutées si vous êtes dans un des cas suivants : si vous êtes un artisan et que vous avez l’obligation de souscrire à une assurance, vous devez mentionner le nom de l’assurance, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de votre assurance.

Si vous votre entreprise est en liquidation judiciaire, vous devez également le mentionner sur votre facture.

Les éléments chronologiques

Votre facture doit être unique et identifiable. Pour cela, vous devez indiquer les éléments suivants : 

  • Date d’émission ;
  • Date de la vente ou de la prestation ;
  • Numéro chronologique.

Le numéro chronologique de votre facture doit être unique. Allez au plus simple en les numérotant par ordre chronologique : 00001, 00002, 00003. Si vous avez beaucoup de factures, vous pouvez ajouter l’année. Par exemple : 2021-01, 2021-02, etc.

Les mentions obligatoires sur le contenu de la vente

Votre facture doit obligatoirement contenir l’ensemble des éléments descriptifs sur le contenu de la vente. Au-delà de l’obligatoire légale, ces mentions servent à encadrer ce qui sera réalisé/vendu.

Pour les sociétés ou les indépendants qui vendent des services, vous (et moi aussi) avez probablement déjà été confrontés à un client qui demande plus que ce qui était indiqué dans le devis ou la facture initiale. Faites la facture la plus détaillée possible pour vous protéger !

Pour chaque vente de produit ou de service vous devez indiquer : 

  • La nature ; 
  • Les caractéristiques (la marque, les matériaux ou le contenu de la prestation) ; 
  • La référence ; 
  • Les quantités ;
  • Le prix unitaire hors taxes (pour les produits) ;
  • Le taux horaire hors taxes (pour le service) ;
  • La somme totale à payer hors taxes et TTC.

Une facture peut comprendre des informations “mixtes” du produit et du service. Par exemple, dans le cas d’une installation de panneaux solaires, le matériel sera indiqué avec la nature, les caractéristiques, la référence, les quantités et le prix unitaire hors taxes et vous devrez également indiquer le taux horaire des personnes présentes pour l’installation.

Il est possible de se passer des informations sur le prix et les quantités si un devis contenant ces mentions obligatoires a été signé avant la facture. Cependant, nous vous conseillons tout de même d’insérer toutes ces mentions obligatoires sur vos factures, devis signé ou non.

Les mentions obligatoires sur les modalités de paiement

Ne sous-estimez pas les mentions obligatoires dont nous parlerons dans cette partie. Il s’agit souvent de la partie la plus sensible de votre facturation et tout oubli peut avoir des conséquences sur votre entreprise.

mentions obligatoires facture

Nous parlons évidemment des modalités de paiement, la facture doit indiquer clairement quand, comment et sous quelles conditions se fera le règlement de la facture. En clair, vous devez indiquer : 

  • La date de règlement de la facture ; 
  • Les modes de paiement acceptés ;
  • Le taux de calcul des pénalités de retard (pas de folie, ce taux est encadré par la loi) ;
  • L’indemnité forfaitaire de recouvrement, elle concerne uniquement les clients professionnels et s’élève généralement à 40 euros.

Vous devez également ajouter une mention sur les conditions d’escompte ou la mention “escompte pour paiement anticipé : néant”.

Vous devez également indiquer sur votre facture les éventuels rabais, remises, ristournes ou réductions.

Cette partie est cruciale pour votre facturation et votre trésorerie. Les impayés sont responsables de nombreuses fermetures d’entreprises, mettez toutes les chances de votre côté en indiquant clairement les mentions obligatoires sur les modalités de paiement sur votre facture.

Les mentions obligatoires sur la TVA

Votre facture doit comporter des mentions précises sur la TVA en plus de votre numéro de TVA intracommunautaire dont nous vous parlions dans la partie sur l’identification des parties prenantes.

Vous devez indiquer le taux de TVA qui s’applique pour votre facture. S’il existe des taux de TVA différents sur votre facture, vous devez les indiquer pour chaque ligne de vente. Vous devez également ajouter le montant total de la TVA sur votre facture.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA (coucou les microentrepreneurs), vous devez indiquer la mention suivante sur votre facture : “TVA non applicable, article 293 B du CGI”.

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Les autres mentions obligatoires à ajouter sur votre facture

En fonction de votre situation, il faudra ajouter des mentions supplémentaires à votre facture : 

  • Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société avec la mention “Siret en cours d’attribution” ; 
  • Le numéro du bon de commande s’il a été établi par l’acheteur ;
  • Vous devez indiquer les frais majorés éventuels qui concernent la livraison ou l’emballage ;
  • Si vous êtes membre d’une association de gestion agréée (AGA), vous devez indiquer “membre d’une association agrée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté” ;
  • L’écoparticipation DEE pour la vente d’électronique et de meubles ;
  • Si le client produit lui-même la facture, la mention “autofacturation” doit être présente.

Pour plus d’informations, vous pouvez vous rendre directement sur le site service-public.

Pourquoi insérer toutes ces mentions obligatoires ? Votre facture peut servir d’élément de preuve dans le cas d’un conflit avec votre client et votre comptable vous remerciera, une facture qui indique tous les éléments cités dans cet article sera plus facile à traiter pour votre comptable.

Les logiciels de facturation ou de comptabilité en ligne peuvent être des aides précieuses pour ne rien oublier, ils vous facilitent la tâche en obligeant par défaut à insérer tous ces éléments même si un logiciel de traitement de texte et un peu de rigueur font également l’affaire.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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