Logiciel petite enfance : 5 logiciels pour gérer votre crèche en 2022

Gatien Guemas – 22/07/2022

Il existe des logiciels à destination de tous les professionnels. Aujourd’hui, nous analysons une nouvelle catégorie de logiciels sur Tool Advisor : les logiciels petite enfance ou, dit autrement, les logiciels de gestion de crèche. 

Accueillir les jeunes enfants dans une crèche ou une micro-crèche est un projet passionnant qui demande de l’énergie, de la patience et du temps ! Autant être bien équipé.

Nous avons sélectionné 5 logiciels pour gérer votre crèche et, comme d’habitude, on décrypte le marché pour vous aider à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un logiciel petite enfance ?

Un logiciel petite enfance est un outil qui s’inscrit dans la vie quotidienne des structures d’accueil de la petite enfance. L’objectif du logiciel est de centraliser toutes les informations importantes au sein d’un seul outil et de vous dégager du temps pour vous concentrer sur les tâches essentielles : s’occuper des enfants.

À qui s’adressent les logiciels de gestion petite enfance ?

Un logiciel de gestion de structure petite enfance s’adresse à tous les gestionnaires de crèches :

  • Crèche municipale ;
  • Crèche associative ;
  • Crèche privée.

Les logiciels proposent des solutions aux différents modes d’accueil. Que vous ayez une crèche, un multi-accueil, une crèche parentale, une crèche familiale (on reprend notre souffle cette liste est beaucoup trop longue), une micro-crèche, une halte-garderie ou encore un jardin d’enfants, le logiciel petite enfance vous propose un service adapté à votre établissement.

Toutes ces solutions d’accueil des enfants portent un nom : établissement d’accueil du jeune enfant (EAJE).

À quoi servent les logiciels de gestion petite enfance ?

Ouvrir et assurer la gestion d’une structure d’accueil de la petite enfance est complexe et comporte de nombreuses spécificités. Vous devez :

  • Enregistrer les demandes d’admission ;
  • Maintenir les dossiers familles à jour ;
  • Gérer la facturation ;
  • Respecter le taux d’encadrement en vigueur.

Bien que chronophages, ces tâches sont nécessaires à votre activité. Les logiciels petite enfance vous proposent donc de gagner du temps (comme la plupart des logiciels B2B) afin de revenir à l’essentiel : l’accompagnement des enfants. 

Ils vous permettent de centraliser l’ensemble de ces données et de les simplifier.

Le logiciel est un réel atout pour optimiser votre taux de remplissage, il vous permettra de mieux gérer les horaires disponibles dans votre planning d’accueil pour les proposer à des familles qui en ont besoin.

5 logiciels petite enfance pour gérer votre structure d’accueil

Les 5 logiciels de crèche que nous vous présentons disposent d’une option de base comprenant notamment :

  • Dossier d’inscription ;
  • Gestion des dossiers administratifs ;
  • Gestion des tarifs ;
  • Gestion du nombre de places d’accueil ;
  • Inscriptions et pointages ;
  • Facturation ;
  • Statistiques.
logiciel petite enfance

Suivant les logiciels, vous pouvez également souscrire à des options complémentaires :

  • Gestion du planning de l’équipe ;
  • Outil de communication avec les familles.

À la différence de nos comparatifs, cet article n’est pas un classement mais une présentation des meilleurs logiciels petite enfance du marché. Pour faire votre choix, ne cherchez pas forcément le “meilleur logiciel petite enfance” mais celui qui correspond à vos besoins et votre budget.

Opticrèche

logiciel petite enfance - opticreche

Opticrèche est un des meilleurs logiciels de gestion de crèche. Il est très complet, disponible en ligne et donc accessible sur tous les supports (ordinateur, tablette et mobile) et adaptable en fonction de vos besoins (PSU ou PAJE). Le logiciel est spécialisé dans les structures d’accueil de la petite enfance.

Opticrèche
Prix (à partir de) 69€HT/mois
Prix des options Opti Equipe à 10€HT/mois par crèche

Opti Family à 10€HT/mois par crèche

Options gratuites à partir de la deuxième crèche

Mode de facturation Frais d’activation à partir de 290€HT pour la première structure puis 90€HT à partir de la deuxième crèche

Sans engagement

Formations Non obligatoire pour les microcrèches

Obligatoire pour les crèches, haltes-garderies et multi-accueil (245HT/demi-journée)

Meeko

logiciel gestion de creche - Meeko

Le logiciel Meeko a dépoussiéré l’image que l’on avait du logiciel de gestion de crèche. Grâce à ses graphismes design et la simplification de l’outil, il vous permet de gagner un temps précieux.

Son point fort reste l’application de communication avec les familles qui peuvent avoir accès en temps réel aux informations diffusées par les équipes même si le logiciel est très complet avec de nombreuses fonctionnalités : cahier de transmission, réservations/absences, actualités de la structure, accès aux factures, site vitrine, planning enfant et équipe, pré-inscriptions et contrats, gestion RH et statistiques.

On apprécie surtout le tarif unique et tout compris à 99€HT/mois. Malheureusement, il n’y a pas de tarifs dégressifs et chaque nouvelle crèche paiera 99€HT/mois ce qui peut rapidement faire grimper votre facture.

Meeko
Prix (à partir de) 99€HT/mois pour toutes les fonctionnalités
Prix des options Tablette de pointage et de gestion du quotidien 200€
Mode de facturation Sans engagement
Formations Comprises dans le tarif de base

Obligatoire pour les crèches, haltes-garderies et multi-accueil (245HT/demi-journée)

Belami

logiciel de creche - Belami

Le logiciel Belami est l’un des acteurs les plus imposants dans le secteur du logiciel de gestion de structure petite enfance. Il rayonne sur quatre pôles d’intervention différents :

  • Petite enfance ;
  • Scolaire et périscolaire ;
  • Associatif et culturel ;
  • Accueil de loisirs.

Le logiciel Belami offre des services simples, adaptés pour les gestionnaires de crèche ayant besoin des fonctionnalités de base. L’entreprise a particulièrement développé sa formule destinée aux établissements scolaires, périscolaires et aux centres de loisirs délaissant les services d’accueil de la petite enfance. Selon nos sources, cela est amené à changer car un travail de développement de ce secteur est en cours !

Belami
Prix (à partir de) 49€HT/mois pour les fonctionnalités basiques
Prix des options Sur devis
Mode de facturation Engagement d’un an
Formations En option : utilisation courante (200€HT pour 2h) et planning personnel (200€HT pour 2h)

Domino et Mikado d’Abelium Collectivités

logiciel creche - Domino

Domino est le service spécialisé petite enfance du géant Abelium Collectivités. Comme son concurrent Belami, ce logiciel a développé de nombreuses propositions à destination des Relais d’Assistantes Maternelles, des centres scolaires, bibliothèques ou encore médiathèques.

Le logiciel Mikado (d’Abelium Collectivités également) conviendra aux gestionnaires de plusieurs crèches qui ont besoin des fonctionnalités de base.

Malheureusement, le design de Mikado et Domino souffre de la comparaison avec les autres acteurs du marché et les prix sont difficilement lisibles avec de nombreuses options supplémentaires mais les logiciels petite enfance d’Abelium Collectivités méritent tout de même d’être présents dans votre benchmark.

Domino et Mikado
Prix (à partir de) Domino à partir de 40€HT/mois
Prix des options Gestion électronique des documents (GED) à 9,90€HT/mois

Prélèvement automatique à 4,90€HT/mois

Réservation de créneaux à 9,90€HT/mois

Logiciel de pointage à 4,90€HT/mois

Mode de facturation Avec engagement et frais d’installation de 100€HT
Formations 550€HT/jour de formation

iNoé

logiciel EAJE - iNoe

Le logiciel iNoé fait partie du groupe Aiga spécialisé dans le développement de logiciels et d’applications dans les secteurs de la petite enfance, de l’animation, de la scolarité et des associations.

iNoé est adapté pour les gestionnaires ayant peu de structures car le tarif évolue en fonction de la consommation de Go.

iNoé
Prix (à partir de) 54€HT/mois
Prix des options Fonctionnalités équipes et familles à 12€HT/mois
Mode de facturation Avec engagement et frais d’installation de 271€HT
Formations Séances de 3h30 + paramétrage = 892€HT

Nos conseils pour choisir votre logiciel petite enfance

C’est bien beau tous ces logiciels petite enfance mais on va faire mieux. Voici quelques conseils pour choisir le meilleur logiciel petite enfance.

Pour choisir votre logiciel de crèche, procédez étape par étape.

Identifiez vos besoins en fonction de votre activité

Pour cette première étape, c’est très simple, posez-vous les questions suivantes :

  • Quelle est votre activité ? (Facile)
  • Quelle est la taille de votre structure d’accueil ?
  • Combien de structures avez-vous en gestion ?
  • Êtes-vous amené à développer votre activité ? Ce point est très important, les logiciels mono structures sont assez différents en termes de fonctionnalités et de prix par rapport aux logiciels multistructures.
  • Quel est le mode de fonctionnement de votre structure : prestation de service unique (PSU) ou prestation d’accueil du jeune enfant (PAJE) ?

Cette première étape vous permettra d’écarter certains logiciels de votre sélection pour vous concentrer sur ceux qui répondent à votre profil. Ensuite, c’est au niveau des fonctionnalités que ça se joue.

Hiérachisez les fonctionnalités dont vous avez besoin

Vous devez définir les fonctionnalités indispensables et les fonctionnalités secondaires. Les fonctionnalités indispensables doivent absolument être présentes dans les logiciels petite enfance sélectionnés, les fonctionnalités secondaires sont des fonctionnalités bonus.

Parmi la liste des fonctionnalités :

  • Les dossiers familles ;
  • Le stockage des documents (contrats d’accueil, autorisations, documents de santé) ;
  • La facturation ;
  • Le pointage des enfants (avec ou sans badgeuse) ;
  • Le pointage des professionnels (avec interface destinée aux professionnels) ;
  • Le planning d’encadrement ;
  • La partie tableaux de bord pour avoir des statistiques internes et des rapports d’activités ;
  • Un outil de communication avec les familles (transmission de documents, photos, informations en temps réels sur la journée de l’enfant, demande d’accueil occasionnel) ;
  • Envoi de communication (envoi de SMS ou emailing).

Définissez votre budget

On le sait, le budget des EAJE est serré. Pourtant, le budget ne doit pas être le critère numéro 1 selon nous. Ajoutez 10 ou 20 euros de plus par mois dans un logiciel qui vous fera gagner des heures est un investissement rentable.

Vous pouvez définir votre budget à l’avance mais nous vous conseillons de faire un arbitrage avec ce critère après avoir échangé avec les logiciels qui vous correspondent le plus.

Faites une short-list

Oui, on aime bien les anglicismes chez Tool Advisor. Shame on us. Il est maintenant temps de faire une sélection des 3 meilleurs logiciels petite enfance en fonction de votre besoin

Échanger avec plus de logiciels sera une perte de temps et ces 3 échanges vous laisseront le temps de poser toutes vos questions. Vos échanges avec les services commerciaux des logiciels doivent être préparés. Listez toutes vos questions à l’avance.

N’oubliez pas l’indispensable démo, profitez-en pour poser toutes les questions qui vous passent par la tête. Il n’y a pas de questions bêtes quand il s’agit de choisir votre logiciel de gestion de crèche.

L’équipe commerciale vous conseillera sur la formule la plus adaptée et pourra répondre à vos questions. 

Dernier conseil : assurez-vous auprès de votre conseiller que le logiciel comprend les fonctionnalités suivantes :

  • Mise en place du dispositif FILOUE (obligatoire dans les prochains mois) ;
  • Reporting CAF (fonctionnalité obligatoire pour les logiciels de crèche dans les prochains mois).

Pour finir, n’oubliez pas de faire le bilan régulièrement du logiciel que vous avez choisi. Les logiciels petite enfance évoluent vite et, même si vous avez fait le bon choix, le meilleur logiciel petite enfance pour votre structure à un instant T ne sera peut-être pas le meilleur logiciel dans quelques années.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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