Logiciel de gestion d’associations culturelles : comparatif et avis (MAJ 2022)

Gatien Guemas – publié le 18/05/2022

Vous êtes président, trésorier ou membre d’une association culturelle et vous recherchez le logiciel idéal ? Vous êtes au bon endroit.

En complément, de notre comparatif des logiciels de gestion pour association, nous nous concentrons aujourd’hui uniquement sur les associations culturelles.

Pour vous proposer le comparatif des logiciels de gestion d’association le plus complet et transparent, nous avons analysé les logiciels selon le même processus :

  • Étude des fonctionnalités des fonctionnalités ;
  • Test ou démo des logiciels ;
  • Échanges avec les associations utilisatrices ;
  • Analyse de la réputation en ligne ;
  • Analyse des prix ;
  • Étude des points forts et des points faibles.

À la fin de cet article, vous aurez un panorama complet des logiciels pour les associations culturelles.

Pour vous faire gagner du temps et vous aider à faire le bon choix, nous avons aussi développé un outil gratuit qui vous donne une recommandation personnalisée et détaillée en fonction du profil et des besoins de votre association.

3 logiciels de gestion d’associations culturelles

Chez Tool Advisor, nous accompagnons les associations pour choisir le logiciel de gestion d’association qui leur correspond.

Si nous accompagnons tous les profils d’associations (association caritative, association sportive, association éducative), aujourd’hui nous nous concentrons uniquement sur les associations culturelles. Depuis le lancement de Tool Advisor, nous avons déjà accompagné plus de 1500 associations dans leur recherche de logiciels.

logiciel de gestion association culturelle

Les 3 logiciels de gestion d’associations culturelles que nous recommandons le plus sont : AssoConnect, Pep’s Up et HelloAsso.

Si cet article présente ces 3 logiciels que nous avons analysés, il en existe d’autres comme MaCotisation (également analysé sur Tool Advisor) ou eBrigade pour ne citer qu’eux.

Les logiciels sélectionnés dans cet article obtiennent les meilleures notes dans notre processus d’analyses grâce à un bon équilibre entre excellent niveau de satisfaction client, facilité d’utilisation et nombreuses fonctionnalités dédiées aux associations culturelles.

Nous avons sélectionné des logiciels qui répondent à l’ensemble des besoins du marché :

  • Des logiciels simples d’utilisation rapides à prendre en main ;
  • Des logiciels pour différents budgets ;
  • Des logiciels avec des fonctionnalités dédiées aux associations culturelles.

En deux mots : il y en a pour tous les budgets et tous les besoins.

AssoConnect

assoconnect association culturelle

AssoConnect est le logiciel de gestion d’association leader en France avec plus de 20 000 associations utilisatrices.

L’entreprise s’appuie sur un logiciel très complet avec de nombreuses fonctionnalités comme la gestion des membres, des dons, des adhésions ou de la billetterie. La startup vous permet aussi de gérer votre comptabilité, votre communication, votre site internet ou votre boutique en ligne.

C’est un des logiciels que nous recommandons le plus aux associations culturelles. AssoConnect propose plusieurs offres différentes :

  • L’offre Liberté à 0€ centrée sur la collecte des paiements avec la gestion des adhésions, des dons, des évènements et l’encaissement par chèque, chèque culture, espèce et virement ;
  • L’offre Sérénité à partir de 24€/mois avec la collecte des paiements, la gestion des membres, le module comptabilité et le module communication ;
  • L’offre Professionnelle à partir de 99€/mois avec la collecte des paiements, la gestion des membres, le module comptabilité, le module communication, le CRM et les prélèvements SEPA.

Les tarifs varient en fonction du nombre de contacts. AssoConnect est sans engagement.

Les points forts du logiciel de gestion d’association culturelle : ses nombreuses fonctionnalités, sa rapide évolution et la facilité de prise en main.

Ce n’est pas le logiciel le moins cher mais il s’agit selon nous du logiciel le plus complet pour les associations culturelles.

Pour en savoir plus : consultez notre avis sur AssoConnect.

Prix (à partir de) Lien vers le site
AssoConnect À partir de 0€HT/mois Voir l’offre pour les associations culturelles

Pep’s Up

peps up logiciel association culturelle

Deuxième logiciel de gestion d’associations culturelles : le logiciel Pep’s Up. Le logiciel permet de gérer les adhésions, les paiements en ligne ou en espèce/chèque, de créer une boutique en ligne, de communiquer (SMS, email, site internet et publication sur les réseaux sociaux) et de gérer votre comptabilité.

Moins connu qu’AssoConnect, Pep’s Up est un logiciel très équilibré et complet, nous aimons beaucoup le wiki public pour connaître les évolutions et avoir les réponses à nos questions. Autre point fort du logiciel, l’accompagnement.

Les prix du logiciel démarrent à 10€/mois avec la gestion des adhérents et 1000 emails par mois puis grimpent à 25€/mois avec le paiement et l’adhésion en ligne, les emails, la comptabilité et les SMS et 35€/mois pour avoir accès à la boutique en ligne et un support premium. La limite du nombre d’adhérents, d’emails envoyés augmentent en fonction des abonnements.

Pour en savoir plus : consultez notre avis détaillé sur Pep’s Up.

Prix (à partir de) Lien vers le site
Pep’s Up À partir de 10€HT/mois Voir l’offre pour les associations culturelles

HelloAsso

helloasso gestion association culturelle

HelloAsso est un logiciel pour associations culturelles un peu particulier. Le logiciel est entièrement gratuit et fonctionne principalement sur le modèle du don de la part des associations. Le logiciel est spécialisé sur la partie « paiement » uniquement.

Les fonctionnalités d’HelloAsso :

  • Gestion des adhésions ;
  • Crowdfunding ;
  • Réception de paiement ;
  • Billetterie.

Si vous avez simplement besoin d’un logiciel pour gérer la partie « paiement » de votre association culturelle, HelloAsso est fait pour vous. Si vous recherchez un logiciel plus complet, regardez du côté des autres logiciels présentés dans cet article.

Pour en savoir plus : consultez notre avis détaillé sur HelloAsso.

Prix (à partir de) Lien vers le site
HelloAsso Gratuit Voir l’offre pour les associations culturelles

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’association culturelle

Contrairement à la plupart des catégories de logiciels étudiées sur Tool Advisor, les logiciels de gestion d’associations culturelles sont très polyvalents. Ils regroupent plusieurs logiciels en un.

Comme vous le verrez dans cette partie, les logiciels ne se limitent pas à la gestion des membres mais proposent également des fonctionnalités autour de la communication et de la comptabilité.

Si vous recherchez des logiciels spécialisés sur ces segments, consultez notre comparatif des logiciels de comptabilité, notre comparatif des logiciels emailing ou notre comparatif des logiciels d’envoi de SMS.

Nous détaillerons tout d’abord les fonctionnalités classiques des logiciels d’associations culturelles puis les fonctionnalités secondaires qui ne sont pas présentes chez tous les logiciels.

La gestion des membres

La fonctionnalité de base de l’ensemble des logiciels pour association culturelle est la gestion des membres. Grâce aux logiciels pour association, vous pouvez stocker l’ensemble des informations relatives à vos membres.

Le logiciel est souvent un “mini-CRM” pour fluidifier votre relation les adhérents.

Il vous permet de :

  • Réunir toutes les informations sur vos membres ;
  • Envoyer des communications (par email ou par SMS) ;
  • Avoir une visibilité sur le règlement des cotisations ;
  • Connaître l’historique d’achats et les interactions.

Les logiciels étudiés par Tool Advisor respectent tous le RGPD, c’est un des critères pour être présent au sein de notre comparatif.

La gestion des adhésions

Les logiciels présentés dans cet article vous permettent de gérer les adhésions simplement. Les logiciels proposent des modules de paiements sécurisés (par Paypal ou Stripe la plupart du temps). Les prestataires prélèvent souvent une commission sur chaque transaction, indépendante de la volonté des logiciels.

La personnalisation de la gestion des adhésions est plus ou moins développée. Selon les logiciels, vous pouvez :

  • Personnaliser les formulaires ;
  • Proposer des tarifs personnalisés ;
  • Ajouter des messages en fonction du type d’adhésion ;
  • Gérer les réductions ;
  • Ajouter une jauge d’adhérents maximale.

La transition du fichier Excel au logiciel pour association facilite la gestion des factures et des reçus et vous fait gagner un temps précieux.

La collecte de dons

Élément souvent important pour les associations culturelles, la collecte des dons est également facilitée avec les logiciels présentés dans cet article. Don ponctuel, don récurrent, montant minimum ou automatisation des reçus fiscaux, les logiciels de gestion pour association sont un atout considérable pour vos campagnes de récolte de dons.

Les logiciels vous évitent de passer par une plateforme de crowdfunding ou par la méthode plus classique du fichier Excel.

La billetterie

Les logiciels de gestion pour associations culturelles proposent également une partie billetterie pour gérer vos évènements physiques et faire salle comble. Représentation, concert, pièce, stage, tombola, évènement de fin d’année… Les logiciels s’adaptent en fonction du type d’évènement.

Vous pouvez personnaliser les tarifs et les réductions, gérer vos transactions en ligne et éditer un billet unique par participant.

La boutique en ligne

La création d’une boutique en ligne est un autre moyen pour les associations de récolter des fonds tout en proposant des goodies, du matériel ou des vêtements à leurs adhérents.

Certains logiciels proposent une boutique en ligne qui fonctionne comme un site e-commerce :

  • Fiche produit ;
  • Paiement en ligne ;
  • Options de livraison ;
  • Gestion automatisée de la partie facturation ;

En complément d’une boutique en ligne, les logiciels proposent un tableau de bord pour garder un œil sur vos ventes avec l’état des stocks, le nombre de ventes ou le montant de ventes.

Les outils de communication

Événements, campagnes d’adhésion, ouverture de boutique en ligne, demande d’aides… La communication est une problématique centrale pour les associations.

Les logiciels de gestion pour associations culturelles ont bien compris cette problématique et proposent des fonctionnalités pour vous aider. Attention, ces fonctionnalités sont rarement gratuites :

  • Envoi d’e-mails ;
  • Envoi de SMS ;
  • Création de site internet sur le modèle du CMS ;
  • Module gestion de projet.

Il existe pour chacune des fonctionnalités listées ci-dessus des logiciels spécialisés. L’atout des logiciels pour association est de centraliser toutes ces fonctionnalités au sein d’un outil tout-en-un.

La qualité des logiciels sur ces fonctionnalités est très inégale, nous vous conseillons de vous reporter aux fiches détaillées ou à notre comparatif pour connaître les points forts et les points faibles de chaque logiciel de gestion d’associations culturelles.

La comptabilité

Encore une fois, la qualité des logiciels sur le module comptabilité est très inégale. Si cette partie est importante pour vous, renseignez-vous bien sur les fonctionnalités de ce module.

Il s’agit souvent de précomptabilité pour certains logiciels quand d’autres proposent l’établissement du bilan en plus du compte de résultat.

Les paramétrages

Les logiciels de gestion d’associations culturelles permettent également de gérer les droits d’accès en fonction du profil des utilisateurs. Vous pouvez segmenter vos accès selon le profil de vos utilisateurs : le président d’association, le trésorier, le responsable de la communication, un membre du bureau ou les membres de votre association.

Les tarifs des logiciels de gestion d’association

Il existe des logiciels pour tous les budgets. Un de nos principaux conseils est d’encourager les associations culturelles à aller au-delà du prix pour choisir le logiciel qui leur correspond.

Les logiciels proposent différents abonnements en fonction de vos besoins. Ils proposent aussi des offres promotionnelles et des offres d’essais pour vous encourager à essayer le logiciel :

  • Des versions gratuites avec les fonctionnalités de base et des limitations (nombre de contacts) ;
  • Des essais gratuits de 15 ou 30 jours ;
  • Des réductions et promotions (mois offerts ou un pourcentage de réduction pour une souscription annuelle).

On vous le répète : ne choisissez pas en fonction du prix mais plutôt de vos besoins. Le prix doit être la variable d’ajustement en cas d’égalité entre 2 logiciels.

Les tarifs indiqués dans la présentation de chaque logiciel de facturation correspondent au prix mensuel et à l’abonnement le moins cher comme l’indique le « à partir de ».

Notre conseil : profitez des offres d’essai pour tester les logiciels et voir s’ils correspondent à vos besoins.

Découvrez le logiciel de gestion d’associations culturelles qui vous correspond en 2 minutes grâce à Tool Advisor

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Comment choisir le logiciel qui vous correspond ?

Choisir le meilleur logiciel de gestion d’association culturelle c’est choisir le logiciel qui vous correspond.

Pour vous aider à faire le bon choix rapidement et facilement, posez-vous ces 3 questions.

À quoi vous servira votre logiciel ?

Toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessaires pour chaque association mais les logiciels vous permettent de :

  • Gérer les adhésions ;
  • Communiquer auprès de vos membres ;
  • Mobiliser vos donateurs et collecter des dons ;
  • Réaliser des campagnes de financement participatif ou crowdfunding ;
  • Gérer votre trésorerie ;
  • Gérer votre pré-comptabilité ;
  • Créer une boutique en ligne ;
  • Gagner en visibilité grâce à un tableau de bord ;
  • Stocker vos données sur un cloud sécurisé ;
  • Éditer un site internet ;
  • Gérer les accès et autorisations depuis un espace paramétrage pour les responsables d’association ou administrateurs ;
  • Avoir un lieu d’échange sur les différents projets associatifs en cours.

Les logiciels présentés dans ce comparatif se rapprochent des logiciels de comptabilité, de CRM, d’ERP ou de logiciel de gestion financière adaptés aux associations.

Hiérarchisez entre les fonctionnalités indispensables pour vous et les fonctionnalités secondaires avant de comparer les différents logiciels. L’intérêt d’un logiciel tout-en-un est de réunir toutes les fonctionnalités mais si vous avez besoin, n’hésitez pas à regarder du côté des logiciels spécialisés (emailing, comptabilité, envoi de SMS).

Quel est votre profil d’association ?

Les logiciels de gestion d’associations culturelles s’adressent à l’ensemble des associations loi 1901 qu’elles soient des associations à but non lucratif ou à but lucratif. Il existe 4 types d’associations :

  • Les associations déclarées ;
  • Les associations non déclarées (ou « de fait ») ;
  • Les associations reconnues d’utilité publique ;
  • Les associations agréées.

Réfléchissez également au « degré de digitalisation » des utilisateurs du logiciel.

La facilité d’utilisation diffère d’un logiciel à l’autre et dans certains cas, cela peut être un frein à l’adoption du logiciel. C’est pour cette raison que nous conseillons toujours aux associations culturelles de tester les logiciels avant de faire votre choix.

Quelle est la taille de votre association ?

Les prix des logiciels varient en fonction du nombre de membres ou en fonction du nombre d’utilisateurs même si de rares logiciels proposent des tarifs fixes.

Vos besoins aussi changeront que vous soyez une « petite association » ou une « grande association ». Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, formalisez votre besoin avant de débuter votre recherche en vous posant les questions suivantes :

  • Combien de membres compte mon association ?
  • Combien de personnes l’utiliseront ?
  • Cela va-t-il évoluer dans les prochaines années ?

Anticipez l’évolution de votre association. Si vous savez que le nombre d’adhérents va grimper en flèche au cours des prochaines années, regardez du côté des logiciels qui pourront accompagner votre évolution.

Choisir le meilleur logiciel pour votre association prend du temps. C’est pour cette raison que nous avons créé Tool Advisor. En plus de cet article sur les logiciels de gestion d’associations culturelles, nous mettons à votre disposition un questionnaire rapide qui vous oriente vers le logiciel qui vous correspond en moins de 2 minutes.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

Vous souhaitez découvrir le logiciel de gestion d’associations culturelles qui vous correspond ?

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