Analyse des prix des logiciels de signature électronique

Juliette Lecureuil – 28/04/2020

Acquérir une solution de signature électronique peut représenter un gain de temps (très) précieux. Parmi les différentes offres, difficile de s’y retrouver… Voici comment décrypter facilement les prix des logiciels de signature électronique.

Pourquoi passer à la signature électronique ?

Ce n’est un secret pour personne : être entrepreneur, c’est aussi passer sa journée à signer des documents.

Entre les devis, les contrats et les bons de livraisons, il y a de quoi se faire une entorse au poignet.

Sans compter que les allers-retours entre signataires peuvent durer des semaines… Bienvenue dans l’enfer du chef d’entreprise !

Opter pour la signature électronique, c’est vous libérer en partie de ce combo lenteur/lourdeur administrative. C’est avoir la possibilité de :

  • Signer des documents que vous n’aurez pas imprimés ;
  • Vous limiter aux échanges par e-mail avec vos clients ;
  • Conserver l’intégralité de vos documents au format numérique.

Mine de rien, un tel gain de temps… Ça fait rêver non ?

Sachez qu’en plus, la signature électronique permet de signer tous types de documents que vous seriez normalement obligé de signer à la main, du document Word au fichier XML.

Néanmoins, seul le format PDF permet d’incorporer les éléments de signature directement dans le fichier.

C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il fait office de standard européen.

Par ailleurs, certaines entreprises ont à répondre régulièrement à des consultations via PLACE, pour remporter des marchés publics. Pour elle, avoir recours à la signature numérique est une obligation.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Comme son nom l’indique, la signature électronique est la version dématérialisée de votre signature manuscrite.

Si toutes deux permettent de prouver que le document a été approuvé par une personne identifiée, leur fonctionnement diffère.

La signature électronique s’appuie sur des techniques cryptographiques pour identifier le signataire d’un document, sceller ce document et en protéger l’intégrité.

On vous l’accorde, l’outil paraît un poil plus compliqué à conceptualiser que le traditionnel stylo…

prix signature électronique

On vous l’accorde, l’outil paraît un poil plus compliqué à conceptualiser que le traditionnel stylo…

Mais pas de panique ! L’important, c’est de savoir que la trace écrite laissée par ce traditionnel stylo est remplacée par un certificat numérique, ou électronique, qui vous authentifie, et fait office de carte d’identité digitale.

Dans les faits, signer électriquement un document revient la plupart du temps à effectuer 3 tâches :

  • Lire le document à signer ;
  • Cliquer sur le bouton « signer » ;
  • Sélectionner ou insérer votre certificat numérique ;
  • Saisir un code reçu par SMS/mail. Rien de très compliqué, en somme !

Cette signature est-elle visible sur mon document ?

Quand on vous parlait de confusion entre signature électronique et scan de votre signature manuscrite un peu plus haut, ce n’était pas juste pour vous railler gentiment : il s’agit d’une idée reçue qui a la vie dure.

Pourtant, toutes deux n’ont en commun que leur finalité.

En effet, la signature électronique n’est pas visible sur un document de la même manière que sa version manuscrite.

Elle correspond en réalité à une suite de caractères chiffrés.

Signature électronique, la même valeur juridique peu importe le prix ?

Attention : la signature manuscrite numérisée n’a aucune valeur juridique.

La signature électronique, quant à elle, a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

signature électronique prix

C’est l’article 1367 du Code civil qui le prévoit, indiquant que « la fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie ».

C’est vrai, ça semble compliqué… L’important, c’est de garder en tête que pour être valable légalement, votre signature doit reposer sur un procédé fiable et sécurisé pour vous identifier et protéger l’intégrité du document signé.

Vous pouvez aussi retenir que pour avoir une valeur légale, la-dite signature doit désormais satisfaire au règlement eIDAS qui harmonise les échanges électroniques entre pays européens, et faire appel à une autorité de certification pour délivrer le certificat numérique évoqué plus

Quel logiciel choisir en fonction du prix des logiciels de signature électronique ?

budget-logiciel

Pour signer vos documents, vous devrez choisir un logiciel de signature électronique.

Problème : il existe de nombreuses solutions différentes… Avec chacune ses fonctionnalités et son propre prix.

Cette diversité peut vous rendre le choix difficile, d’autant plus que le prix d’un logiciel de signature électronique peut varier du simple au double.

Alors comment choisir ?

Le respect de la norme eIDAS

Pour commencer, assurez-vous que le prestataire envisagé propose des signatures juridiquement valables.

Comme évoqué plus avant, celles-ci doivent répondre aux normes eIDAS et s’appuyer sur des certificats numériques certifiés, obtenus auprès des autorités compétentes.

Ensuite, tâchez d’essayer de comprendre sur quels éléments reposent le prix du logiciel de signature électronique pour lequel vous envisagez d’opter.

Les solutions gratuites de signature électronique

Oui, il existe bien des solutions gratuites… Néanmoins, elles présentent un gros inconvénient : pour la plupart d’entre elles, elles n’offrent pas la possibilité de signer plus de 5 documents par mois.

Si vous êtes freelance, ce genre de solutions peut suffire.

Néanmoins si vous êtes chef d’entreprise à la tête d’une structure plus importante, la limite à un certain nombre de documents peut vite être problématique.

Si c’est le cas, mieux vaut envisager une solution payante davantage adaptée à votre besoin.

D’où viennent les différences de prix des logiciels de signature électronique ?

Pour commencer, selon les solutions, l’unité de mesure utilisée pour fixer le prix n’est pas la même.

C’est ce qui explique les différences de tarif d’un logiciel de signature électronique à un autre.

Effectivement, certaines solutions proposent aux entreprises d’acheter des packs de signatures, là où d’autres vendent des forfaits.

Si vous optez pour un forfait mensuel, reste à savoir si le forfait envisagé correspond à votre besoin.

Souvent, les deux données principales qui justifient le prix du logiciel de signature électronique sont les suivantes :

  • le nombre d’utilisateurs qui auront la possibilité d’utiliser la solution
  • la quantité de documents que ces derniers pourront envoyer par mois.

Néanmoins, d’autres fonctionnalités peuvent faire pencher la balance en faveur d’un forfait plutôt que d’un autre :

  • la possibilité ou non d’envoyer des documents pour signature :
  • l’option personnalisation de l’expérience de signature ;
  • la collecte et le contrôle de pièces justificatives ;
  • l’horodatage, qui permet de dater un document ;
  • les intégrations possibles avec d’autres applications ;
  • les niveaux de sécurité (signature simple, avancée, qualifiée)
  • la possibilité d’attribuer des rôles (signataire, approbateur) ;
  • l’existence d’un système de notifications et de relances ;
  • l’UX (appli dédiée, outil intuitif, etc.) ;
  • la mise à disposition de modèles de contrats… La liste est encore longue !

À vous de voir le volume de documents que vous aurez besoin de signer ou de faire signer, par combien de personnes, et dans quel but.

Il y a autant de prix de logiciels de signature électronique qu’il y a de types et de tailles de structure !

Comment être sûr de mon choix ?

On n’est jamais sûr de rien. Néanmoins, porter votre choix sur un logiciel qui offre une période d’essai gratuite – la plupart des prestataires le proposent – permet de tester la solution envisagée pendant quelques jours sans vous engager.

N’hésitez pas non plus à faire appel aux entrepreneurs de votre réseau pour savoir quels outils ils utilisent : ils vous recommanderont le leur s’ils en sont satisfaits.

Prenez le temps de comparer les logiciels pour savoir celui qui correspond à votre besoin et à votre budget. Vous avez toutes les cartes en main !

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est une journaliste, rédactrice et community manager freelance. Spécialiste – entre autres – des sujets liés à l’entrepreneuriat, elle propose ses services sur thecontentbox.fr.

Ses trois logiciels préférés : Asana pour la gestion des tâches, Google Agenda pour els rendez-vous, et Zervant pour la comptabilité.

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