9 outils pour améliorer votre productivité
Juliette Lécureuil – mis à jour le 21/01/2025
L’outil de productivité, c’est un peu le graal de tous ceux qui aiment gagner du temps. Et que vous soyez freelance, chef d’entreprise, décideur ou salarié, on sait bien que votre temps est précieux…
Dans cet article, on vous a donc listé nos outils préférés, des logiciels de toutes sortes dont le point commun est de nous faire gagner d’inestimables minutes au cours de la journée.
On vous explique aussi pourquoi on les a choisis, et on vous rappelle en quoi les outils ne font pas tout, et ce qu’il convient de mettre en place dans son organisation pour être productif. Bonne lecture !
Comment avons-nous sélectionné les outils de productivité ?
Avant de vous lister les outils sélectionnés, on trouve important de vous expliquer ce qui a guidé notre choix.
Vous le savez si vous nous lisez de manière assidue – ceux pour qui ce n’est pas le cas, pas bravo – : au sein de la team Tool Advisor, être productif est un sujet avec lequel on ne plaisante pas… C’est un peu notre kryptonite !
On aime tout ce qui peut nous faire gagner (intelligemment) du temps, et on ne s’en cache pas – en témoigne cet article sur les méthodes pour mieux gérer son temps, qui est clairement notre masterpiece (pour l’instant) en termes de ressources sur la productivité.
C’est donc avec le plus grand sérieux – au cours d’une assemblée générale extraordinaire du conseil des sages productivistes – que nous avons réfléchi aux outils qui, dans notre quotidien, nous permettent vraiment d’aller plus vite.
Avec une question centrale : lesquels, parmi ceux que nous utilisons, peuvent rendre TOUS (oui, on s’est posé cette question en majuscules) les professionnels plus productifs ? C’est en répondant à cette question que nous avons abouti à une shortlist…
Sans plus attendre, la voici, cette fameuse shortlist !
ChatGPT pour vous remplacer
Cette sélection aurait sans doute été très différente avant novembre 2022, mais il faut bien reconnaître que ChatGPT, l’IA générative lancée par OpenAI à cette date, a résolument changé la donne.
Chez Tool Advisor, on utilise cet outil pour gagner du temps au quotidien, notamment quand il s’agit de faire des recherches sur un sujet en particulier. On l’utilise un peu pour la rédaction… Mais (rassurez-vous), pas pour rédiger ce genre d’articles !
Malheureusement, on n’a pas encore pris le temps qu’il faudrait pour devenir des experts du prompt – le nom donné à une requête adressée à ChatGPT –, mais on vous recommande fortement d’y investir un peu du vôtre…
Moyennement maîtrisée, l’IA d’OpenAI permet déjà d’obtenir de bons résultats… Alors bien maîtrisée, on n’imagine même pas !
Make pour automatiser des tâches
Make, c’est l’outil de productivité par excellence. Pas facile de comprendre à quoi il sert quand on n’a pas encore cherché à automatiser ses process… Mais difficile de s’en passer une fois qu’on a mis le nez dedans.
Pour faire simple, il s’agit d’un automation software – “logiciel d’automatisation” pour les non-anglophones du fond du bus –, une plateforme conçue pour faire le lien entre différents outils et construire des scénarios permettant d’automatiser… finalement à peu près tout.
De l’enregistrement des pièces jointes reçues par mail sur Google Drive à l’envoi de relances pour faire suite aux actions de prospection en passant par la programmation de rappels à une heure précise ou l’extraction des données d’un fichier Excel, tout est possible.
Chez Tool Advisor, on l’utilise au quotidien… Et à vrai dire, il y a plein d’usages pour lesquels on ne pourrait plus s’en passer. L’essayer, c’est l’adopter !
Magical pour créer des raccourcis
Autre logiciel pour améliorer la productivité : Magical, un outil qui permet lui aussi d’automatiser de nombreuses tâches, et que l’on utilise tous les jours pour ses fonctions d’autofill et de text expander (“remplissage automatique” et “expanseur de texte”).
Ce dernier remplace les tâches de saisie répétitives par quelques frappes (rien à voir avec de la boxe, pas d’inquiétude) afin de créer des abréviations personnalisées pour commander à l’outil d’insérer des extraits de texte, des mots, des blocs de code, etc.
Quant à l’autofill, il prédit – c’est un peu le madame Irma de la rédaction – ce que vous allez écrire et insère automatiquement l’information, qu’il s’agisse de la suite de votre phrase ou de vos identifiants et mots de passe.
Désormais, l’intelligence artificielle Magical AI qui s’appuie sur le modèle GPT3.5 (le modèle le plus récent de ChatGPT) sert également d’assistant d’écriture, ce qui vient étoffer l’offre de l’outil. Une extension que l’on vous recommande vivement de tester !
MerciApp pour gagner du temps et ne plus vous relire
Dans la catégorie “outil pour gagner du temps sur la relecture des supports écrits” – qu’il s’agisse d’articles de blog, de mails ou du prochain prix Goncourt – il y a évidemment MerciApp.
On vous arrête tout de suite : rien à voir avec les correcteurs orthographiques des logiciels de traitement de texte auxquels vous êtes malheureusement habitués ! Celui-ci s’installe comme n’importe quelle extension, et vous souligne TOUTES les fautes.
Aussi bien les fautes d’orthographe que celles de grammaire et de syntaxe, et il met également en valeur les constructions suspectes, les phrases trop longues… En expliquant à chaque fois pourquoi il recommande la correction.
À nos yeux, il s’agit tout simplement du meilleur correcteur orthographique francophone… À tel point que toute la team Tool Advisor l’utilise les yeux fermés – pas simple pour viser les bonnes touches du clavier mais on s’habitue (elle est bonne, hein ?).
Calendly pour arrêter de demander “envoyez-moi vos dispos”
Autre logiciel pour augmenter la productivité : Calendly, un outil de prise de rendez-vous incontournable pour tous les amoureux de la productivité – ou les gens qui aiment juste travailler sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que de gérer des agendas.
Grâce à Calendly, plus besoin d’échanger 5 mails pour convenir d’un rendez-vous avec un prospect : il vous suffit de l’aiguiller vers le calendrier avec vos prochains créneaux disponibles pour qu’il choisisse celui qui vous convient le mieux et le tour est joué !
L’outil facilite aussi la planification de réunions que ce soit avec vos collaborateurs ou avec des personnes extérieures à votre organisation (grâce à l’intégration d’agendas externes sur Google Agenda, Outlook, iCal ou Office 365). Bref, il a tout pour plaire !
tl;dv pour résumer vos réunions
Que vous soyez salarié ou chef d’entreprise, tl;dv est un outil de productivité absolument génial et indispensable qui retranscrit et résume le contenu des échanges au cours d’une réunion.
On ne va pas vous sortir le couplet sur les ravages de la réunionite aiguë en entreprise, mais quitte à organiser des temps collaboratifs, autant qu’ils soient utiles et que l’on en sorte avec un abstract bien ficelé de ce qui s’y est dit.
Idem pour les calls prospects ou clients : disposer d’une trace écrite des échanges peut être une bonne chose… Mais elle est encore meilleure quand on n’a pas besoin de la rédiger soi-même !
Notion pour centraliser vos projets
Si l’on ne devait vous recommander qu’un seul logiciel pour améliorer la productivité parmi notre bien nommée sélection des meilleurs logiciels de gestion de projet, ce serait à coup sûr Notion.
Entièrement personnalisable, cette application de planification de projet, de prise de notes, de to-do list et de wiki (documentation en interne) centralise l’intégralité de vos tâches et vous permet de gérer tout gérer depuis une seule et même interface.
En plus de proposer de nombreuses intégrations (du code, des maquettes web grâce à Sketch ou Figma, des graphiques depuis Github, des tickets Jira… et la liste est encore longue), il est facile à prendre en main à condition d’y passer un peu de temps.
Un logiciel beaucoup plus élaboré que les simples outils de to-do lists, mais beaucoup moins compliqué que ses concurrents directs… D’ailleurs il nous fait tellement de temps au quotidien qu’on ne saurait clairement plus faire sans !
Google Workspace pour votre agenda, vos emails et vos documents
Si vous voulez absolument utiliser Outlook, on ne peut pas vous en empêcher… Mais qu’on ne vous entende pas vous plaindre de votre niveau de productivité !
Bon, au-delà de la petite guéguerre entre Microsoft et Google à laquelle on participe volontiers pour la blague, l’utilisation de Google Workspace nous fait gagner énormément de temps au quotidien, et c’est hésiter qu’on le qualifie d’outil de productivité.
Les outils de la suite ont en commun d’être hyper intuitifs et accessibles en ligne depuis n’importe quel device. D’ailleurs, on vous recommande grandement d’utiliser Google Docs – le logiciel de traitement de texte sur lequel on écrit ces lignes – pour vos écrits…
Mais aussi Google Sheet pour vos tableurs – celui des heures gagnées grâce à la sélection de cet article par exemple –, Google Slides pour vos présentations ou Google Keep pour prendre des notes. Vous l’aurez compris, l’écosystème est vraiment très complet !
Dashlane pour ne plus taper de mots de passe
Quant au gestionnaire de mots de passe Dashlane, il constitue lui aussi un outil de productivité au sens où il n’y a pas plus grande tannée sur terre que d’avoir à se souvenir de ses mots de passe sur chacune des plateformes en ligne utilisées au quotidien.
Oui, on utilise des mots forts… Mais dans le classement des choses les plus reloues qui se produisent assez souvent dans une vie, le petit “mot de passe incorrect” écrit en rouge se classe haut la main dans le top 10.
Avec Dashlane, finie la tannée : c’est lui qui les retient pour vous, et il s’utilise sur tous les appareils et toutes les plateformes. Un gain de temps énorme !
Les outils ne remplacent pas une bonne organisation : quelques rappels utiles sur la productivité
Maintenant que vous savez quels outils choisir, on tient quand même à vous rappeler que la productivité, ce n’est pas qu’une affaire d’outils… Mais aussi d’OR-GA-NI-SA-TION (on a toujours rêvé d’écrire un mot comme ça).
Voici quelques principes très simples à mettre en place d’urgence :
- Travaillez sur une seule tâche à la fois. On a tendance à croire que multitasker permet d’aller plus vite… C’est faux ! Pour conserver un haut niveau de concentration, mieux vaut s’attaquer aux lignes de sa to-do une par une ;
- Faites des pauses. Travailler sans jamais vous arrêter ne fera pas de vous une personne plus productive, bien au contraire (vous aurez juste le cerveau complètement grillé) ;
- Si vous en ressentez le besoin, suivez une méthode de gestion du temps pour alterner les moments de concentration intense et les moments de pause. Pomodoro, 52/17… À vous de voir quel rythme vous convient le mieux ! ;
- Accordez le plus grand soin à votre environnement de travail. Quand on est entouré d’objets qui traînent, on est automatiquement moins concentré… Tandis que lorsque l’on s’assoit à un bureau bien rangé, on est automatiquement moins distrait ;
- Soignez aussi votre hygiène de vie. On n’est pas là pour vous faire la morale – il nous arrive à nous aussi de boire un petit verre de jus de pomme de temps en temps –, mais vous ne serez pas productif si vous êtes fatigué et en gueule de bois ;
- Enfin, respectez votre propre rythme. Si c’est le matin que vous êtes le plus productif, mettez-vous au boulot très tôt, afin de profiter de ces heures matinales pour avancer. Si vous aimez travailler l’après-midi, adaptez votre emploi du temps !
Bon, en soi, la liste pourrait être encore longue tant le sujet nous intéresse… Mais on ne se fait pas d’inquiétude : on aura l’occasion d’y revenir. En attendant, profitez des heures libérées par ces conseils productivité !
Inscription à la newsletter Tool Advisor
3 nouveaux outils et logiciels à découvrir pour accélérer votre croissance. Chaque semaine. Directement dans votre boîte mail. Rejoignez + de 5500 entrepreneurs et recevez la liste de tous les outils découverts (+ 275) dans notre newsletter.