3 modèles d’emails de relance de facture impayée pour (enfin) être payé

Si vous êtes entrepreneur, vous avez sûrement vécu cette situation : quand on en arrive au troisième email de relance de facture impayée, on se sent un peu comme Sysiphe (oui, on a les références qu’on mérite) le malheureux…Condamné à faire rouler son rocher jusqu’en haut d’une montagne, tout ça pour le voir retomber misérablement à chaque fois qu’il atteint le sommet !

Dans cet article, on vous propose de vous libérer du Sysiphe qui est en vous, en vous donnant tous nos conseils pour écrire un email de relance pour un retard de paiement efficace. 

Non, ce n’est pas sexy. Mais promis, vous n’allez pas être déçu.

Email de relance : à quoi ça sert ?

En 2020, un baromètre publié par le Cabinet Arc sur les délais de paiement entre sociétés levait le voile sur un fait inquiétant : en France, le nombre de jours de dépassement des échéances des factures s’élevait à 18,6 en moyenne. 

Une augmentation par rapport à 2019, où l’on relevait déjà – même post-Covid – des délais de paiement à 10 jours environ au-delà le délai légal.

Un constat renforcé par le rapport annuel 2021 de l’Observatoire des délais de paiement rattaché à la Banque de France, qui montrait en 2021 qu’au cours de l’année 2020, 60 % des entreprises étaient payées au-delà de 60 jours.

C’est un fait : les entreprises ont parfois du mal à payer vite, et surtout dans les temps.

Ceci étant dit, une solution s’offre à vous : devenir l’Artémis – la déesse de la chasse, pour ceux qui n’écoutaient pas en cours de latin – du logiciel de facturation professionnel, prête à débusquer tous les retards de paiement et à en pourchasser les responsables.

Et pour cela, il n’y a pas de secret : il faut relancer, relancer… Et surtout relancer.

Dans les faits, c’est la seule solution qui permette à la fois de débloquer la situation, et de préserver la relation commerciale avec un client. Un oubli peut arriver : si c’est la première fois, vous n’avez pas forcément intérêt à mettre fin au partenariat. 

Par ailleurs, les emails de relance peuvent également constituer des preuves dans le cas où votre client ne paye jamais (oui, c’est tragique mais ça arrive), et où vous devez porter l’affaire devant la justice.

Vous l’aurez compris : envoyer des emails de relance pour un retard de paiement, c’est la tâche dont on se passerait bien, qui prend du temps, qui n’a strictement aucune valeur ajoutée… 

Mais qu’il faut absolument bien faire quand même.

C’est triste, mais c’est un peu la base de l’entrepreneuriat : dans la mesure où l’on devient multitâche, on ne fait pas que des choses intéressantes. Voilà pourquoi on vous donne un coup de pouce en proposant un modèle d’email de relance pour un retard de paiement !

Petit rappel : on vous voit taper sur Google « mail de relance de facture impayée ». Un mail est un courrier, un email (ou e-mail) est un courrier électronique. C’est pour cette raison que nous utilisons les termes « email de relance de facture impayée » et non « mail de relance de facture impayée » dans cet article. Si en plus de récupérer votre argent vous pouvez apprendre quelque chose, c’est aussi ça Tool Advisor.

Quand envoyer un email de relance de facture impayée ?

Ce qui compte dans l’envoi d’un email de relance de facture impayée, c’est le timing. 

Car si vous considérez votre facture comme impayée, c’est que vous n’avez pas été payé dans les délais fixés. 

Comme le rappelle le site du gouvernement dédié à l’information administrative pour les entreprises, le délai de paiement est fixé par principe à 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.

Il peut être étendu jusqu’à 60 jours ou 45 jours fin de mois, si cela est prévu au contrat, sachant que le délai de facturation et les éventuelles pénalités de retard doivent impérativement apparaître sur la facture et dans les conditions prévues par les CGV.

Mais également être plus court, lorsque le paiement se fait comptant ou à réception de la facture.

Si vous avez un doute sur la manière de faire figurer cette mention, n’hésitez pas à consulter un exemple de facture parmi ceux référencés dans notre article sur le sujet.

En soi, il n’y a pas de réponse immuable et simple à cette question, mais de manière empirique (d’après notre expérience, ne nous demandez pas pourquoi on se prend pour des philosophes tout à coup), on aurait tendance à vous conseiller d’envoyer : 

• Une première relance à J+5 après la date d’échéance ;
• Une seconde à J+15 ;
• Et une troisième à J+30. 

Quels éléments inclure dans votre email de relance de facture impayée ?

Si vous pouvez évidemment varier les plaisirs – qui sait, rédiger un email de relance pour un retard de paiement vous fait peut-être vraiment plaisir –, certaines informations doivent impérativement apparaître dans votre prose. On pense notamment : 

• Au numéro de la facture impayée ;
• Évidemment, au montant figurant sur cette facture ;
• Et à la date d’échéance de la facture.

Par ailleurs, on vous conseille aussi de toujours joindre la facture concernée à votre mail de relance, et de redonner vos coordonnées en précisant que s’il y a un souci concernant le paiement, vous pouvez être joint à tel numéro ou telle adresse mail.

L’idée, c’est d’inviter votre interlocuteur à vous faire part des éventuelles difficultés qu’il rencontre, pour que vous puissiez réfléchir ensemble à une solution financière.

Augmenter ses chances d’être payé à l’heure, mode d’emploi

Soyons honnêtes (parce que c’est toujours plus sympa quand même) : beaucoup d’impayés ou de non-respect des échéances sont juste des oublis.

Oui, c’est un peu bête… Mais c’est comme ça. 

Pour avoir plus de chance d’être payé en temps et en heure, vous pouvez envoyer un email de rappel quelques jours avant la date d’échéance de la facture, afin de rappeler au client la date à laquelle celle-ci est due. 

Si, malgré cette notification, vous n’êtes pas payé dans les temps, on vous conseille d’entamer le cycle de relances le plus tôt possible – à J+5 pour le premier. 

Plus vous tardez, plus il y a de risques que vous ne soyez jamais payé, surtout dans le cas d’une prestation “one shot” (oui, on utilise du vocabulaire anglais de startuper, vous allez faire quoi ? What are you gonna do ?!).

Pour terminer, veillez à bien préciser qu’il s’agit d’une relance concernant un retard de paiement dans l’objet de votre email : s’il est confondu avec un emailing promotionnel, il risque de terminer aux oubliettes… Donc de ne pas être suivi d’effet !

Nos 3 exemples d’emails de relance de facture impayée

Comme on vous le disait un peu plus haut, on vous conseille de relancer en trois temps. Voici, par conséquent, 3 exemples d’emails de relance dont on vous recommande de vous inspirer :

Modèle de relance de facture impayée #1 (J+5)

Note : n’oubliez pas d’ajouter la facture dont il est question en PJ !

Nous vous conseillons également de mettre en copie l’ensemble des parties prenantes. Si le service facturation a oublié (ça arrive), votre interlocuteur habituel a souvent intérêt à ce que la relation commerciale ne se dégrade pas.

Dans notre cas, nous sommes en relation avec des « responsables partenariats » et des « services comptabilité » et les problématiques sont souvent bien différentes : la comptabilité a souvent intérêt à payer le plus tard possible pour ménager la trésorerie de l’entreprise, notre interlocuteur responsable des partenariats a plutôt intérêt à ce que le service comptabilité procède au règlement de la facture le plus vite possible.

Modèle de relance de facture impayée #2 (J+15)

Note : n’oubliez pas d’ajouter la facture dont il est question en PJ, ainsi que le premier mail de relance !

Modèle de relance de facture impayée #3

Note : n’oubliez pas d’ajouter la facture dont il est question en PJ, ainsi que les deux premiers mails de relance !

Que faire quand on n’obtient pas de réponse à ses relances ?

Si malgré ces emails de relance vous n’obtenez ni réponse ni paiement, plusieurs solutions s’offrent à vous. Botter les fesses du mauvais payeur étant évidemment exclu, vous pouvez toujours : 

• Passer de l’email au courrier avec une lettre de relance par voie postale. Posez les termes « mise en demeure » dans votre lettre. Une entreprise qui ne vous paye pas après 3 relances par email aura peu de « chances » de vous payer avec une lettre de mise en demeure mais comme on dit : ça ne mange pas de pain ça ne fait pas de miette (et ça augmente vos chances d’obtenir le règlement de votre créance client) ;
• Faire appel à un cabinet de recouvrement en ligne comme Rubypayeur, LegalCity ou Recouvreur afin de mettre a exécution la menace de votre dernière relance, cette solution est souvent la meilleure en termes d’efficacité et de baisse de votre charge mentale. L’argument judiciaire fait souvent bouger les choses et est souvent plus efficace pour procéder au recouvrement de la créance client qu’une procédure à l’amiable parfois conseillée ;
• Vous doter d’un logiciel de comptabilité (voir notre sélection des meilleurs logiciels de comptabilité gratuits) qui permet à la fois d’automatiser les relances et de gérer le recouvrement : on pense à Cegid, Pennylane avec GCollect ou encore Sage ;

• Faire de l’affacturage, c’est-à-dire vous appuyer sur une société financière à laquelle vous sous-traitez par contrat le recouvrement de vos factures ;
• Faire appel à une société d’externalisation administrative qui se chargera de relancer pour vous vos clients mauvais payeurs ;
• Charger un avocat de prendre en charge le recouvrement de vos factures impayées (si les montants sont vraiment très élevés ou que vous avez la chance d’avoir un avocat en interne, cela peut valoir le coup) ;
• Ou tout simplement, quand le montant de la facture est faible et que vous estimez que vous n’avez pas de temps à perdre dans son recouvrement, laisser couler et mettre fin au partenariat… Eh oui, parfois, ça vaut mieux !

Voilà, vous avez maintenant toutes les clefs pour ne plus laisser traîner vos factures en souffrance… À vous de jouer !

Sources : 

• Observatoire des délais de paiement – Banque de France
• Entreprendre.service-public.fr 

Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est journaliste, rédactrice et community manager freelance.

Diplômée de l’École publique de journalisme de Tours et passée par Prisma Media, l’EFS et LCI, Juliette écrit sur tous les sujets liés à l’entrepreneuriat et aux logiciels B2B.

Ses trois logiciels préférés : Notion pour l’organisation, Indy pour la compta et MerciApp pour l’orthographe irréprochable.