Le logiciel de facturation est-il obligatoire pour les entrepreneurs ?
Juliette Lécureuil – mis à jour le 17/02/2025
Le logiciel de facturation obligatoire, mythe ou réalité ? Les propositions de loi à ce sujet ont tellement semé le doute qu’il semble difficile de trouver la réponse à cette question, mais aussi de savoir s’il faut en équiper son entreprise ou non.
Spoiler alert : la réponse est NON, même s’il y a un réel intérêt à en être doté. On vous explique pourquoi dans cet article, et on vous aide à trouver celui qu’il vous faut. Bonne lecture !
Logiciel de facturation obligatoire : on fait le point
On vous a un peu balancé la réponse comme ça, sans préambule… Mais on voulait vous donner une réponse claire : l’obligation d’avoir un logiciel de facturation tient plutôt du mythe.
N’ayez pas honte d’y avoir cru, vous n’êtes pas les seuls naïfs de la bande ! C’est une croyance partagée par de nombreux chefs d’entreprise, notamment depuis la promulgation de la loi du 23 octobre 2018 relative à la lutte contre la fraude.
Imaginée pour lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation des recettes, cette loi – qui, a contribué à mettre en recouvrement plus de 14,6 milliards d’euros en 2022 selon le ministère de l’Économie – a jeté le trouble.
En effet, elle oblige les professionnels assujettis à la TVA et enregistrant des paiements au moyen d’une caisse enregistreuse à utiliser un système sécurisé et certifié, sans contraindre ceux qui n’utilisent pas de logiciel de caisse à s’en équiper.
Par conséquent et contre toute attente, les commerçants qui n’en utilisent pas ne sont pas concernés par la mesure, qu’ils vendent leurs produits/services depuis une boutique physique ou en ligne.
Cet article du ministère de l’Économie sur les logiciels de caisse l’explique bien, mais pour récapituler : si vous n’en utilisez pas, vous n’avez pas d’obligation d’avoir un logiciel de devis factures, et si vous en utilisez un, vous devez être munis d’une attestation de conformité.
Cette attestation de conformité prend la forme d’une certification appelée “NF525”, qui peut vous être délivrée soit par un organisme accrédité, soit par l’éditeur du logiciel que vous utilisez pour encaisser/facturer.
Depuis, aucune loi n’a rendu le logiciel de facturation obligatoire, ce qui achève – a priori, et vous allez voir dans la partie suivante pourquoi on nuance ainsi – de répondre à la question qui nous occupe.
Quelles alternatives à un logiciel de facturation ?
Vous l’aurez compris, le logiciel de facturation obligatoire au sujet duquel tout le monde s’interroge n’est en réalité… Pas obligatoire !
En revanche, son usage est fortement recommandé, tant ses bénéfices sont nombreux et ses alternatives (à nos yeux en tout cas) hors d’âge. Si vous n’en utilisez pas, voici les possibilités qui s’offrent à vous :
- Le facturier papier. Oui, vous avez bien lu… À l’heure où toutes les entreprises redevables de la TVA vont progressivement passer à la facturation électronique, certains – on ne donne pas de noms – préfèrent utiliser du papier ;
- Ou la facture réalisée “à la main” à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel de traitement de texte (si possible la suite Google mais personne n’est parfait), ou encore sur la base d’un modèle de facture à télécharger.
L’ennui, le hic, le caillou dans la chaussure avec ces process de facturation, c’est :
- Pour le premier, le fait qu’elle nous renvoie tout droit au Moyen-Âge, à l’époque des parchemins et des moins copistes – on exagère un tout petit peu, mais quand même –, et soit amené à disparaître avec la généralisation de l’e-facture ;
- Et pour le second, le fait qu’il ne garantisse pas la conformité des documents, puisqu’elle ne peut faire l’objet de mises à jour que manuelles.
Zoom sur les avantages du logiciel de facturation
Faire le choix de la raison et de la modernité en optant pour un logiciel de facturation plutôt que pour une facturation à l’ancienne (on est sympa, on se retient), c’est cumuler de nombreux avantages, parmi lesquels :
- S’assurer que l’on émet bien des documents conformes à la loi, les logiciels de facturation prenant en compte l’évolution des mentions obligatoires sur une facture (depuis 2022 par exemple, il faut renseigner le numéro SIREN du destinataire) ;
- Réduire le nombre d’erreurs grâce aux fonctionnalités classiques des logiciels de facturation, qui permettent de transformer les devis en factures, de centraliser les informations clients, de créer une bibliothèque de produits/services, etc. ;
- Gagner un temps considérable grâce à ces mêmes fonctionnalités, et à toutes les possibilités d’automatisation proposées par les logiciels de facturation, comme la mise en place de factures récurrentes ou l’envoi de relances ;
- Piloter plus facilement son entreprise grâce au rapprochement automatique rendu possible par certains logiciels, aux outils de suivi ou aux outils de précomptabilité et de comptabilité auxquels on peut également souscrire ;
- Avoir accès à ses documents à n’importe quel moment et depuis n’importe quel endroit sans avoir à les archiver sur son ordinateur (et encore moins dans un classeur), grâce aux applis mobiles développées par les logiciels ;
- Et de nombreux autres avantages en fonction de l’outil choisi.
Pour terminer sur ce point, il faut avoir en tête que si le logiciel de facturation obligatoire est une croyance, les gains de productivité, eux, sont bien réels.
Et si vous n’êtes pas encore passé au logiciel de facturation, vous allez vous en rendre compte très vite en souscrivant à un essai gratuit. Car on préfère vous prévenir : une fois que l’on met un doigt de l’engrenage, c’est déjà trop tard…
On peut faire ses adieux définitifs à son bon vieux modèle de facture sous Excel, et jeter son facturier papier à la poubelle.
Passage à l’e-facture : ce que cela va changer
À force, vous allez trouver que l’on s’acharne sur le papier… Mais un facturier papier en 2025, vraiment ?!
Cela dit quand on parcourt la 6e édition du baromètre Croissance & Digital publié en 2022 par l’ACSEL – l’association de l’économie du numérique –, on comprend assez vite que le digital n’est pas dans l’ADN de toutes les entreprises du secteur du commerce.
En effet sur les 700 interrogées, “seules” (on met des guillemets car c’est une question de point de vue) 51 % estiment que le digital contribue à leur chiffre d’affaires… Pour nous, c’est la preuve que recourir au digital est encore loin d’être ancré dans les habitudes.
Et cela interroge, d’autant plus que d’ici le 1er janvier 2026, toutes les entreprises redevables de la TVA (y compris les TPE) devront être passées à la facturation électronique, qui va généraliser l’usage des e-factures.
Pour les personnes qui utilisent du papier, le virage risque d’être d’autant plus difficile à prendre qu’il va falloir non seulement digitaliser leur process de facturation, mais aussi choisir un outil pour convertir leurs factures à un format avec des données structurées.
Un changement radical, qui risque de s’effectuer dans la douleur… Et que l’on vous conseille d’anticiper si vous faites partie des concernés, en commençant par vous équiper d’un logiciel de facturation adapté à votre activité.
Nos conseils pour bien choisir son logiciel de facturation
On ne peut pas décemment pas vous conseiller de vous équiper d’un outil adapté sans vous donner quelques conseils pour bien choisir votre équipement.
D’abord, ayez en tête qu’il existe des logiciels de facturation pour tous les profils d’entreprises :
- Pour les microentrepreneurs (Abby) ou les freelances (Freebe) ;
- Pour les artisans du bâtiment avec des fonctionnalités spécifiques à leur activité comme la bibliothèque de matériaux ou la gestion des locations de matériel (Tolteck, Costructor) ;
- Pour les professionnels qui recherchent ce qui se fait de mieux en matière de logiciel tout-en-un, intégrant des fonctionnalités pour la facturation ET la comptabilité (Pennylane) ;
- Pour ceux en quête d’un logiciel de facturation gratuit afin de débuter et de basculer dans l’ère du digital (Indy) ;
- Ou encore pour les TPE qui cherchent un logiciel polyvalent pour anticiper leur passage à l’e-facture prévu en 2026 (Evoliz, Axonaut).
Si vous ne savez pas à laquelle de ces catégories vous appartenez ou que ne rentrez dans aucune case, on vous conseille de procéder de la manière suivante :
- Faites une liste des fonctionnalités dont vous estimez avoir besoin, avec celles qui vous semblent absolument indispensables et celles que vous aimeriez trouver mais dont vous pouvez éventuellement vous passer ;
- Listez les logiciels qui disposent bien de ces fonctionnalités et faites un tour sur leur site afin de constater leur design – l’esthétique d’un site peut dire beaucoup de l’expérience utilisateur ;
- Établissez une shortlist des logiciels proposant une offre qui rentre dans le budget que vous avez l’intention de dédier à votre futur outil, tout en mettant à disposition les fonctionnalités qui vous semblent indispensables ;
- Et vous aurez déjà avancé d’un grand pas.
Pour le reste, c’est vous et votre choix… On vous laisse faire le bon, en vous rappelant que s’il n’y a aucune obligation d’avoir un logiciel de facturation, il y a beaucoup de bonnes raisons d’en avoir un. Bonne recherche !
Sources :
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