6 conseils pour gagner du temps sur sa facturation

Juliette Lécureuil – mis à jour le 28/03/2024

Comme on se sent d’humeur généreuse aujourd’hui, on a décidé d’offrir un cadeau au fidèle internaute qui nous lit régulièrement : la possibilité de gagner du temps sur sa facturation.

Si vous êtes cet internaute et que, comme nous, la simple idée de la perte de temps et d’énergie que représente la facturation vous donne des boutons… Réjouissez-vous : on vous dévoile tous nos conseils pour être plus productif au moment de facturer. 

Bonne lecture, et profitez bien de tout le temps que vous aurez gagné après les (nos conseils) avoir mis en application !

Conseil n°1 : équipez-vous d’un logiciel de facturation

Vous avez bien lu : de la même manière que l’administration française envoie encore des mails enjoignant ses administrés à “imprimer le courrier en pièce jointe afin de le signer et de le renvoyer par courrier”, certains entrepreneurs créent encore leurs factures à la main

Mis à part le goût du vintage et l’économie d’un abonnement à un logiciel de facturation, on ne comprend pas tellement quel avantage ils y trouvent (même s’il existe des logiciels de facturation gratuits)… Mais bon, il faut de tout pour faire un monde alors on ne juge pas (comprendre = on juge plutôt deux fois qu’une).

Notre conseil numéro 1 est très simple : équipez-vous, et équipez-vous bien ! Choisissez un logiciel adapté à la taille de votre entreprise, doté des fonctionnalités essentielles pour vous et d’une ergonomie qui vous plaît.

gagner du temps sur sa facturation

Vous verrez qu’en plus de gagner du temps, vous serez soulagé de la charge mentale que représente le fait d’être bien en règle en matière de mentions légales. Car contrairement au logiciel de facturation, votre modèle de facture sous Excel ne se met pas à jour tout seul !

Conseil n°2 : transmettez vos factures directement depuis votre logiciel de facturation 

Avant d’aller plus loin, il nous faut préciser que certains des conseils suivants ne sont applicables qu’à condition d’être équipé d’un logiciel de facturation. Si vous ne l’avez pas encore fait, direction la prison, et sans passer par la case départ.

Oui, on est dur en affaires… Mais la productivité est une affaire sérieuse avec laquelle on ne plaisante pas ! 

Revenons à nos moutons. Une bonne manière de gagner du temps sur sa facturation est d’envoyer ses factures directement depuis son logiciel de facturation. Car non content de vous faire entrer dans le XXIe siècle, ledit logiciel vous offrira plein d’autres avantages

Parmi lesquels celui de centraliser les coordonnées de vos clients !

Conseil n°3 : configurez des factures récurrentes

De manière générale en matière de gestion du temps, automatiser est clé. Gagner du temps sur sa facturation, c’est donc mettre en place le plus de scénarios automatisés possible.

Le principe est simple : pour tous les clients qui commandent chaque mois le même produit ou service, créez une facturation récurrente. Cela vous évitera tout simplement d’avoir à créer à chaque fin de mois la même facture.

Parce que finalement, si l’on est honnête avec nous-même, établir 12 fois la même facture avec le même montant n’est pas vraiment un accomplissement flamboyant dont on se souviendra sur son lit de mort !

Conseil n°4 : paramétrez des relances automatiques

Au rayon automatisation, d’autres astuces permettent de gagner du temps de manière considérable sur sa facturation. On pense notamment au paramétrage des relances automatiques, qui vous éviteront d’avoir à passer en revue vos factures impayées. Si vous n’aimez pas les automatisations, vous pouvez toujours consulter notre article sur les modèles d’emails de relance pour vous faire payer.

En configurant l’envoi d’un rappel pour chaque facture dont la date limite de paiement est dépassée, vous vous enleverez une sacrée épine du pied… 

Et vous gagnerez par la même occasion de précieuses minutes à consacrer à des tâches autrement plus intéressantes !

Conseil n°5 : planifiez vos temps dédiés à la facturation

Notre conseil n°5 peut paraître bête comme chou – passion expressions de nonagénaires par ici – mais il est absolument essentiel de l’appliquer : pour gagner du temps sur sa facturation, il faut penser à lui consacrer un temps vraiment dédié

De la même manière que vous réservez des créneaux à la réponse à vos mails ou à la veille sur vos sujets de prédilection, on vous recommande de garder un slot fixe dans votre agenda chaque fin de mois pour effectuer votre facturation. 

L’idée, c’est de faire de cette tâche – à faible valeur ajoutée, il faut bien le dire – une habitude renouvelée chaque mois, mais aussi de vous permettre de vous concentrer pleinement dessus. 

L’astuce est connue : de manière générale, planifier un temps dédié à une tâche spécifique permet d’accroître sa productivité et son efficacité. On sait ce que l’on a à faire, on n’a plus qu’à se mettre une bonne playlist et à se lancer… Et le tour est joué !

Conseil n°6 : laissez le moins de place possible à l’erreur humaine (la vôtre)

Le but, c’est évidemment de gagner du temps sur sa facturation au moment de la facturation… 

Mais aussi d’éviter de se rajouter du pain sur la planche en faisant des erreurs que l’on devra ensuite corriger parce qu’on est allé trop vite ou qu’on n’a pas les yeux en face des trous – les énergumènes qui font leur facturation en lendemain de soirée, on vous voit. 

Pour éviter les erreurs sur les factures dont l’édition ne peut pas être automatisée, dupliquez et copiez-collez au maximum, et misez sur l’intelligence du logiciel pour prendre le relai sur la vôtre.

Attention, on ne dit pas que vous n’êtes pas intelligent… Plutôt que vous faites des erreurs qu’il ne fait pas

Si vous avez la possibilité d’enregistrer les différents produits/services de votre catalogue par exemple, n’hésitez pas à prendre le temps de le faire. Vous gagnerez un temps fou en n’ayant pas à relire chaque item. 

Comme vous l’aurez compris, il n’y a pas de recette magique pour gagner du temps sur sa facturation, mais une série d’astuces qui, mises bout à bout, permettent d’améliorer sa productivité. On compte sur vous pour les mettre en place !

auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est journaliste, rédactrice et community manager freelance.

Diplômée de l’École publique de journalisme de Tours et passée par Prisma Media, l’EFS et LCI, Juliette écrit sur tous les sujets liés à l’entrepreneuriat et aux logiciels B2B.

Ses trois logiciels préférés : Notion pour l’organisation, Indy pour la compta et MerciApp pour l’orthographe irréprochable.

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