Comment comptabiliser les situations de travaux ?

Gatien Guemas – publié le 30/08/2022

Les chantiers font partie de la vie de tous les travailleurs du BTP, habitués à voguer entre travaux en tout genre et ce, en fonction du métier de chacun.

Qu’importe ce dernier, les couvreurs, plaquistes et autres charpentiers ou encore conducteurs de travaux se doivent de tenir une comptabilité autour de leurs contrats.

Il n’est pas toujours aisé de le faire, bien qu’ils en aient l’habitude. Pour les indépendants, il est crucial de prendre les bons réflexes et même si ces derniers confient la gestion à leur expert-comptable, ils devront tout de même prendre le temps d’effectuer certaines tâches.

Concrètement, comment comptabiliser les situations de travaux lorsque l’on est un indépendant comme un autoentrepreneur ou un artisan ? Retrouvez quelques conseils pour ne pas perdre de temps à chaque étape.

Utiliser un logiciel pensé pour la profession

Il existe une multitude de logiciels de comptabilité pouvant aider les entrepreneurs de tous les domaines imaginables. Cependant, la plupart ne s’adressent pas à une profession ou un secteur d’activité précis, ce qui rend leur utilisation particulièrement complexe et qui n’aide en rien les indépendants et autres comptables de société à gagner un temps précieux. Bien au contraire.

Pour comptabiliser les situations de travaux en tant que travailleur indépendant du BTP, il peut être intéressant de se tourner vers une solution de choix, garantissant une gestion comptable aisée et bien plus évidente qu’avec d’autres logiciels.

Cette solution suit le même principe pour tous les domaines d’activité : utiliser un logiciel pensé pour sa profession et sans cesse mis à jour au gré des nouvelles lois et des modifications légales particulières au secteur concerné.

logiciel devis facture batiment

L’utilisation d’un logiciel pensé pour sa profession vous garantit de nombreuses choses mais toujours une meilleure productivité et un gain de temps qui n’est en rien négligeable lorsque l’on est un indépendant et que pour couronner le tout, on intervient dans le monde du bâtiment et des travaux publics. Ce genre de logiciel peut également être d’une grande aide lors des situations de travaux ou des longs chantiers qui peuvent parfois durer plusieurs mois, voire années…

Créer un devis précis et clair

Bien que la création d’un devis soit devenue obligatoire en 2017 pour tous les artisans du BTP et ce, qu’importe le prix total du service, il s’agissait d’une chose bien ancrée dans les habitudes des professionnels du secteur. Il en va de même pour tout l’aspect méticuleux à présenter lorsque l’on créé un devis pour un grand chantier durant de longues semaines.

Pour créer un devis en bonne et due forme, il ne faudra rien laisser de côté et anticiper du mieux possible. Entre biens achetés, services fournis et tous les à-côtés, un devis représente toujours une grande partie du travail du professionnel. Il lui permet également d’établir la façon dont il procédera aux travaux et ce dont il aura besoin.

Une fois de plus, un logiciel pensé pour les professions du BTP sera un grand plus pour la création d’un tel devis. Il vous permet de ne rien laisser de côté, d’y faire figurer les mentions obligatoires et surtout, d’y apporter les éventuelles modifications évidentes lors du chantier et également, de transformer cette fiche de travail en facture à l’issue du contrat.

Gérer le compte prorata

Si le chantier dure de longs mois, le devis ne peut clairement pas être parfait et devrait subir des modifications si l’on s’en tient aux quelques surprises ou ajustements sans cesse connus par les professionnels, à mesure que les travaux avancent, ou non.

Le monde du bâtiment comporte de vraies spécificités comptables qu’il convient également d’anticiper mais surtout, d’établir en amont sur un grand chantier. Dès lors qu’un chantier dure, il est fréquent de voir plusieurs corps de métier et donc, plusieurs entreprises, se succéder ou travailler en synergie. Que dire en ce sens, des grandes œuvres qui réclament un travail commun de plusieurs entreprises de différents secteurs, tout en nécessitant une réelle gestion collective à ce sujet.

Pour cela, il existe le compte prorata, qui permet le partage d’un seul et même chantier entre plusieurs entreprises. Systématiquement, un compte prorata est créé pour lister les dépenses nécessaires à tous les travaux sur le chantier. Cela peut être le branchement du gaz, les charges ou la mise en sécurité des lieux, par exemple.

Toutes ces charges doivent être notées avec des justificatifs et conservées à des fins comptables. La TVA et la tenue du livre des comptes sont impactées avec ce compte commun.

Le compte prorata vient d’un accord avant le chantier avec un pourcentage de participation de chacune des entreprises liées dans ce contrat.

Répondre aux éventuelles demandes des clients

La comptabilité est le cheval de bataille du suivi d’un chantier mais comme on l’habitude de le dire, le client est roi ! Ce dernier peut donc avoir des demandes, que vous trouverez plus ou moins légitimes mais que vous devrez d’anticiper dans votre comptabilité si vous parvenez à un accord précis avec le client.

En ce sens, il existe les retenues de garantie. Elles peuvent être demandées par le client et désignent un montant avoisinant la plupart du temps, les 5% du total de la facture. Le but est pour lui, de constater la bonne tenue du chantier et qu’aucun souci ne soit détecté durant les 12 mois suivant la fin des travaux.

Il s’agit bien entendu d’une clause propre au monde du bâtiment et des travaux publics. Elle peut bouleverser votre comptabilité et se doit donc d’être anticipée, notamment grâce à un logiciel prévu à cet effet, comme déjà mentionné.

Respecter les obligations comptables liées au monde du BTP  

Il en va de même pour tous les types de contrat dans le monde du BTP. Peu importe leur durée, il est important de respecter l’ensemble des obligations comptables. Les plupart sont bien ancrées dans les habitudes des indépendants mais d’autres, subsistent parfois à l’oubli. Voici les principales obligations à respecter :

Le suivi chronologique

Il est crucial de comptabiliser tous les mouvements de manière chronologique. Chaque entrée ou sortie doit suivre la date et il en va de même pour la création de devis et de facture dont les numéros et les dates doivent absolument se suivre.

  • Ne pas oublier les mentions obligatoires sur les factures ;
  • Réaliser un inventaire tous les douze mois ;
  • Détenir un compte bancaire professionnel ;
  • Conserver les pièces comptables pendant 10 ans minimum.

Déposer ses comptes annuels

À l’issue de chaque année comptable terminée, il faudra déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce où l’entreprise est enregistrée. Ces bilans comptables sont bien entendu réalisés par l’expert-comptable, en lien direct avec l’indépendant lui fournissant l’ensemble des données nécessaires, notamment en ouvrant l’accès à son logiciel de gestion.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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