Signatures d’email : 9 bonnes pratiques et 7 générateurs

Juliette Lécureuil – mis à jour le 08/01/2025

C’est un peu votre carte de visite virtuelle : la signature d’email donne toutes les informations nécessaires à vos interlocuteurs pour vous identifier… Et quand elle est bien faite, elle reflète même l’identité/les valeurs de l’entreprise que vous représentez. 

Par conséquent, elle mérite d’être conçue avec le plus grand soin. Dans cet article, on vous donne les éléments indispensables pour créer la vôtre, et on vous liste quelques-uns des meilleurs générateurs de signatures d’emails pour vous faciliter la tâche. 

Bonne lecture !

À quoi sert une signature d’email exactement ?

Comme on l’écrivait en introduction, terminer ses emails par une signature d’email claire et bien conçue est un moyen d’indiquer à votre destinataire exactement qui vous êtes, pour quelle entreprise vous travaillez, ce que vous faites, etc. 

Pour résumer, cette carte de visite virtuelle vous identifie. Quand un client pense à vous, il lui suffit de chercher le dernier email que vous lui avez envoyé… Et il accède directement à toutes les infos dont il a besoin pour vous replacer et vous contacter.

Autant on s’énerve rarement au sein de la team Tool Advisor (faux), autant ne pas trouver le numéro de téléphone d’un partenaire fait partie des choses que l’on trouve les plus agaçantes au monde – à égalité avec les barres de seuil spéciales petit orteil cassé.

D’autant plus qu’on est des forcenés de la gestion des emails, et que l’on s’arrange pour ranger assez vite ceux que l’on a traités.

Si vous ne voulez pas faire partie de la liste des choses les plus agaçantes au monde, vous savez ce qu’il vous reste à faire… D’autant plus qu’avec un générateur de signature mail professionnelle – on vous donne notre sélection dans la 3e partie – la tâche est plutôt aisée.

Quels éléments une bonne signature d’email doit-elle inclure ?

Vos nom et prénom

Bon, vous allez penser qu’on vous prend pour des idiots en commençant par quelque chose d’aussi simple… Mais détrompez-vous : certains de nos interlocuteurs – et certains des vôtres sans doute – n’ont même pas leurs nom et prénom en guise de signature. 

Pourtant, il y a un moyen simple de ne pas être vous-même ce fameux “interlocuteur sans nom et prénom” – celui qui nous fait faire des cauchemars, et l’on écrit ça en priant pour que vous ayez du second degré – : il suffit de décliner votre identité !

L’intitulé de votre poste

Quand on échange avec quelqu’un, on veut connaître son identité, mais aussi savoir à quoi il occupe précisément ses journées. Pas parce qu’on est de la police, mais parce que cela permet de confirmer (ou non) que l’on s’adresse à la bonne personne

Très concrètement, on n’envoie généralement pas le même mail au CEO d’une boîte qu’à son stagiaire en communication… Donc autant s’assurer que l’on délivre le bon message à la bonne personne, d’autant que cela peut fluidifier le traitement des emails.

On vous conseille pour cela d’indiquer non seulement l’intitulé de votre poste, mais aussi la direction et/ou le département au sein duquel vous travaillez, afin de vous situer dans l’organisation.

Le plus important : vos coordonnées

Vous voulez nous faire passer une bonne journée ? Renseignez impérativement nos coordonnées ! Votre numéro de téléphone évidemment, mais aussi l’adresse postale de votre entreprise, dans l’éventualité où l’on voudrait vous faire parvenir du courrier.

Mettez-vous à la place d’une personne dont vous avez croisé la route professionnelle, et qui tente de rentrer à nouveau en contact avec vous… L’objectif est de lui faciliter la tâche au maximum.

Les éléments visuels et textuels qui caractérisent votre entreprise

Que vous soyez salarié ou à votre compte, on vous conseille de créer une signature mail aux couleurs de l’identité graphique de votre entreprise pour donner à la marque que vous représentez une chance de faire impression.

Au-delà de l’aspect visuel – logo (créé grâce à l’IA ou non) et couleur de la police –, le texte a aussi son importance : la signature mail étant un support de communication comme un autre, n’hésitez pas à y inclure votre tagline ou toute autre phrase qui résume votre raison d’être. 

Vous pouvez aussi créer une bannière événementielle, en y intégrant les éléments qui vous caractérisent ainsi qu’une image en rapport avec l’évènement, et un call-to-action quand vous le jugez nécessaire.

Les liens qui comptent pour vous

Si l’on dit “les liens qui comptent pour vous”, et pas juste “le lien de votre site”, c’est pour une bonne raison : dans certains cas, le lien vers le site web n’est pas la meilleure option au point du vue business. 

Si vous êtes gérant d’un hôtel par exemple, vous avez plutôt intérêt à renvoyer vers la page “réservations” qu’à insérer un lien générique. Idem si vous voulez mettre en avant la possibilité de prendre un rendez-vous : placez votre lien Calendly ! 

Si nécessaire, les mentions légales

Certains secteurs d’activité imposent de faire figurer des mentions légales dans la signature d’email, de même que la législation de certains pays. Renseignez-vous bien auprès de vos collègues/confrères pour vous assurer que vous n’en faites pas partie…

Et si vous en faites partie, n’oubliez pas de faire figurer ces mentions légales au moment de paramétrer votre signature – et dans le quotidien, lorsque vous vous mettez au traitement des emails.

Véritables plateformes de communication pour de nombreuses entreprises, les réseaux sociaux peuvent également figurer dans votre signature mail. 

Pour cela, n’hésitez pas à télécharger au format .png la dernière version des logos des réseaux sociaux sur lesquels votre entreprise est présente, et à faire en sorte que ces images soient bien cliquables.

Si vous vous sentez à l’aise, une photo de vous

On ne le voit pas trop en France, mais cela se fait beaucoup dans les pays anglosaxons : insérer dans sa signature d’email une photo de soi, afin de permettre à ses interlocuteurs de mettre un visage sur un nom.

Si vous estimez que cela peut vous être utile, sentez-vous à l’aise à le faire… En privilégant évidemment une photo de bonne qualité, et évidemment pas en maillot de bain sur la plage (il faut tout vous dire, c’est fatigant).

Si vous le souhaitez, le “mot de la fin

Parmi les braves adeptes de la signature mail, certains optent pour le “bien cordialementautomatique

Si vous n’êtes pas obligé d’utiliser cette formule – on propose d’ailleurs une série d’alternatives à bien cordialement –, insérer une formule de politesse peut vous faire gagner du temps dans la rédaction des emails. Et le temps… Vous connaissez la suite !

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Un exemple de template de signature d’email

Créer sa signature de mail, c’est un peu comme rédiger un message d’absence… A priori, ce n’est rien de bien compliqué. Mais si c’est peut-être un détail pour vous, pour vos interlocuteurs, ça veut dire beaucoup (on espère que vous avez la ref’).

Pour vous permettre de ne rien laisser au hasard, on a donc créé sur le même modèle que nos exemples de messages d’absence, un exemple de signature de mail à adapter. Pour l’auteure de cet article, ce template de signature d’email pourrait donner ceci : 

Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

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Email : gguemas@tool-advisor.fr 

Téléphone : 06 06 06 06 06*

Site : https://tool-advisor.fr/

Vous croyez vraiment qu’on allait lâcher notre numéro de téléphone ? Ça va pas non ?!

Ici, on vous propose une version sans logo ni visuel au format .jpg… Mais c’est pour vous montrer ce que cela peut donner dans une version la plus épurée possible.

Choisir un générateur de signatures d’email : notre sélection

S’il fallait  une preuve qu’il y a bien un outil pour tout, ce serait sans hésiter l’invention du générateur de signatures d’email

signature email

Oui oui, ça existe ! Et voici notre top 7 : 

Boost My Mail

signature mail boostmymail

Boost My Mail se revendique “plateforme n°1 de gestion de la signature de mail en entreprise”. Compatible avec les messageries Outlook et Gmail, l’outil est spécialement conçu pour la création de signatures d’email, mais aussi de bannières cliquables à y intégrer.

L’avantage de Boost My Mail, c’est qu’il permet de mesurer leur impact en termes de visibilité et de trafic… Et pour des fans de data comme nous, c’est un sacré plus ! Attention néanmoins : pour en profiter, il faut souscrire un abonnement (à partir de 0,6 € par mois/utilisateur).

Emailee

signature emailee

Nouvel acteur du marché de la signature et présenté dans notre newsletter avant tout le monde (ok on manque de nuance), Emailee “transforme votre signature email en asset marketing”.

Clairement sous-côté, la signature email peut être un formidable vecteur marketing et Emailee l’a bien compris et mise sur ce marché plutôt délaissé. L’outil permet d’avoir une (plus) belle signature avec un design moderne, d’y placer des CTA et de tracker les clics sur votre bannière de signature.

Niveau prix, c’est raisonnable : il existe une version gratuite et la version payante est à 29€/an par utilisateur. Il va falloir en vendre des abos pour être rentable.

Email Signature Template Generator by Hubspot

signature email HubSpot

Oui, ça fait beaucoup de mots pour un seul outil… Mais le jeu en vaut la chandelle. Propulsé par le CRM Hubspot, Email Signature Template Generator a un gros avantage : il est gratuit, et c’est suffisamment rare pour être surligné de toutes les couleurs.

Par-dessus le marché, il donne accès à un outil très simple à utiliser, qui permet de créer une signature d’email esthétique en moins de temps qu’il ne faut pour dire “les chaussettes de l’archiduchesse sont elles sèches archisèches ?”. On est conquis !

Canva

generateur de signature email canva

Canva est un logiciel qu’on utilise beaucoup et on a appris à l’occasion de l’écriture de cet article… Que l’entreprise proposait un générateur de signature email. On se couchera moins bête. 

Le générateur est gratuit et, comme souvent avec Canva, c’est simple, bien pensé et c’est une solution à envisager pour créer une signature email simple et efficace.

Gimm.io

signature email gemmio

Anciennement Zippisig, Gimm.io propose un générateur de signatures d’email facile d’utilisation, avec l’accès à une bibliothèque d’une quarantaine de templates à personnaliser.

Les tarifs varient selon le nombre de collaborateurs à équiper, mais pour une seule personne, il faut compter environ $28 par an (ou $4 par mois en paiement mensuel). Ce qui n’est pas rien !

Signature Maker

Signature Maker

Comme son nom l’indique, Signature Maker permet de… fabriquer sa signature d’email, bravo à tous ceux qui l’avaient deviné (vous gagnez, au choix, un nécessaire à couture ou un exemplaire de notre best-seller “Comment devenir un chantre de la productivité”) !

Lui aussi gratuit, il est extrêmement intuitif ce qui fait de Signature Maker un sérieux concurrent au générateur gratuit d’Hubspot. On vous laisse choisir !

My Signature

signature email mysignature

Oui, encore un nom original pour ce générateur de signatures d’email compatible avec Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, Thunderbird et Office 365, et qui offre à ses utilisateurs la possibilité de créer leur signature en quelques minutes seulement.

Le bonus pour les heureux utilisateurs My Signature : l’outil permet de tracker en temps réel qui ouvre et lit vos communications Gmail ! Une fonctionnalité qui a un coût, puisqu’il faut compter un peu plus de $6 par mois pour un seul utilisateur.

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour créer votre signature de mail… Gardez en tête que si tout le monde en avait une, le traitement des emails de la planète entière serait beaucoup plus facile, et que vous faites partie de ce “tout le monde” !

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auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est journaliste, rédactrice et community manager freelance.

Diplômée de l’École publique de journalisme de Tours et passée par Prisma Media, l’EFS et LCI, Juliette écrit sur tous les sujets liés à l’entrepreneuriat et aux logiciels B2B.

Ses trois logiciels préférés : Notion pour l’organisation, Indy pour la compta et MerciApp pour l’orthographe irréprochable.

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