Logiciel de caisse certifié NF525 : explications & guide

Juliette Lécureuil – publié le 08/11/2023

On parle de logiciel de caisse NF525 pour évoquer un outil ayant reçu la certification NF525, une norme française créée par l’AFNOR pour lutter contre la fraude à la TVA et garantir une meilleure traçabilité des transactions réalisées. 

Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir sur cette certification, et on vous donne notre sélection des meilleurs logiciels de caisse certifiés, incluant des offres gratuites et payantes. Bonne lecture !

Qu’est-ce que la certification NF525 pour les logiciels de caisse ?

Certification NF525 : que dit la loi ?

Intéressons-nous aux sources. La première chose à savoir concernant la certification NF525, c’est qu’elle a d’abord été introduite à l’article 88 de la loi de finances pour 2016, avant d’être reprise à l’article 105 de la loi de finances pour 2016.

Dans le second, on peut lire qu’une entreprise enregistrant des opérations avec un logiciel de caisse doit utiliser “un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.”

Il est aussi précisé que ces conditions doivent être “attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.”

Nous reviendrons plus tard sur le détail de ce jargon, mais ce qu’il faut retenir, c’est que les logiciels de caisse doivent impérativement satisfaire certains critères. 

Quelle obligation légale et qui est concerné ?

Avant de rentrer dans le sujet de l’obligation légale, il nous faut préciser une chose : ce n’est pas parce que l’utilisation des logiciels de caisse est désormais encadrée par une norme stricte qu’il est pour autant obligatoire d’en utiliser un. 

Si vous faites partie de ces originaux fan du Moyen-Âge, vous pouvez bien évidemment opter pour la gestion manuscrite de l’enregistrement des transactions réalisées avec votre entreprise… Même si, par égard pour la productivité, on vous le déconseille.

logiciel de caisse certifié NF525

Ceci étant dit, toutes les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent des transactions grâce à cet outil ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié NF525 (ou autre), et ce depuis le 1er janvier 2018.

Que risque-t-on en cas de non-respect de la loi ?

C’est la question à 10.000 dollars : quelles sont les sanctions applicables en cas de contrôle et de non-conformité ?

La réponse n’est pas 10.000 dollars, mais pas loin

En effet, toute entreprise qui se trouve dans l’incapacité de présenter un certificat de conformité lors du passage de l’administration fiscale s’expose à une amende fiscale de 7.500 € – 8.156,25 dollars, pour les cowboys de l’assemblée.

Vous l’aurez compris : quand on utilise un logiciel de caisse, mieux vaut utiliser le bon… L’inverse peut coûter cher !

Comment prouver qu’un logiciel est certifié NF525 ?

Le document qui vous permettra de ne pas payer 7.500 € d’amende est le fameux certificat. Il est attribué à tous les logiciels NF525 remplissant les conditions suivantes : 

  • L’inaltérabilité, qui garantit qu’il n’est pas possible de modifier les données enregistrées ; 
  • La sécurisation, grâce à laquelle ces données sont sécurisées – c’est un peu transparent, mais on ne sait jamais ;
  • La conservation, fonctionnalité permettant de stocker ces données durant un temps T ;
  • Et enfin l’archivage, qui assure aux données d’être datées et figées sur le long terme sans être altérées.

Une fois qu’ils ont l’assurance de satisfaire à ces conditions, les éditeurs font les démarches pour obtenir la certification. Quand on souscrit un abonnement à un logiciel de caisse NF525, il suffit de demander une attestation à son éditeur pour pouvoir en justifier.

Les 7 meilleurs logiciels de caisse certifiés NF525

Lightspeed

Lightspeed NF525

Conçu pour les CHR – cafés, hôtels, restaurants pour les non-fins-connaisseurs des acronymes –, le logiciel de caisse en ligne certifié NF525 Lightspeed est à la fois complet et facilement personnalisable. 

Si ses nombreuses fonctionnalités et la qualité de son service client en font un très bon logiciel spécialisé, ce logiciel de gestion de caisse n’est malheureusement pas très facile à prendre en main, et convient davantage aux CHR très développés.

SumUp POS

Logiciel de caisse NF525

Société de paiement leader des TPE en Europe, SumUp propose un écosystème de caisse complet, du matériel aux services en passant par le compte pro, et c’est sur les fonctionnalités du logiciel de caisse Tiller – racheté en 2021 – que repose SumUp POS.

Un logiciel de caisse en ligne NF525 avec toutes les fonctionnalités vraiment essentielles, une prise en main facile et qui permet aux CHR et commerçants qui y souscrivent de bénéficier de tout l’environnement SumUP. 

Seul hic : les prix, qui s’inscrivent dans la fourchette haute du marché. Quant au service client qui générait pas mal d’insatisfaction à l’époque où Tiller connaissait une croissance rapide, il semble désormais plus performant mais reste somme toute peu réactif.

ClicTill

ClicTill logiciel de caisse

ClicTill est une solution de caisse en ligne destinée aux chaînes de magasins et aux professionnels du retail. L’entreprise, dont le siège se situe à Lyon, compte plus de 500 clients sur 2000 points de vente.

Clictill c’est un logiciel de caisse et une caisse enregistreuse tactile disponible en mode SaaS qui s’intègre facilement avec tous les logiciels importants des commerçants et professionnels du retail : CRM, ERP, sites e-commerce, etc.

L’entreprise lyonnaise compte de belles référence comme Puma, La Poste, Casio ou Pierre Fabre et s’adresse aussi bien aux petits commerçants qu’aux grandes enseigne. Le logiciel est également partenaire de Sage et Cegid.

L’Addition

L'addition NF525

Avec ce nom, vous vous en doutez : L’Addition est un logiciel de caisse NF525 qui s’adresse lui aussi aux CHR. Développé par une entreprise française, il fait partie des solutions qui prennent en charge un ensemble de tâches, de la prise de commande à l’encaissement.

On apprécie sa facilité d’utilisation, de même que la qualité de l’accompagnement et la réactivité du service client. On aime moins le fait que la solution soit disponible uniquement sur iPad, et le manque de transparence côté prix – disponibles sur devis uniquement (voir notre avis sur l’Addition).

Tactill

Tactill NF525

Créé en 2011, Tactill est un logiciel de caisse certifié NF525 sur iPad qui se définit comme “la caisse enregistreuse la plus simple pour encaisser vos clients”. Que l’on considère cette caractéristique comme un avantage ou un inconvénient, on note qu’il n’est pas spécialisé

Facilité d’utilisation, rapidité de prise en main, prix très compétitifs… Ses avantages sont vraiment nombreux, et l’on regrette là aussi que la solution soit disponible uniquement sur iPad, et qu’elle ne soit vraiment adaptée qu’aux petits commerces. 

Zelty

Zelty NF525

Parmi les solutions de caisse pour restaurateurs, on trouve aussi le logiciel de caisse en ligne certifié NF525 Zelty, qui cible les établissements multi-sites comme les restaurants, les boulangeries ou encore les dark kitchen

Parmi ses avantages, on peut relever la simplicité d’utilisation, le haut niveau de satisfaction client qui laisse augurer une expérience agréable, et les nombreuses intégrations. Petit bémol : l’intégration avec les applications de livraison ne semble pas toujours au point.

Fastmag

Fastmag NF525

Si vous n’êtes ni restaurateur, ni charcutier, ni traiteur, ni artisan, ni gérant d’hôtel, le logiciel de caisse NF525 Fastmag Boutique développé par la suite Fastmag est peut-être fait pour vous

Convenant aux commerçants gérant plusieurs boutiques ou propriétaires d’une et souhaitant en ouvrir d’autres, cette solution est riche en fonctionnalités et compte parmi ses forces la prise en compte des problématiques des clients dans ses évolutions.

Si le logiciel est simple à utiliser et d’un bon rapport qualité prix, on peut cependant lui reprocher son design et le manque de documentation en ligne – quelques tutoriels vidéos supplémentaires ne seraient pas du luxe !

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Les meilleurs logiciels de caisse gratuits certifiés NF525

Vous n’avez pas le budget pour souscrire à un outil permettant de gérer les commandes et les ventes et d’effectuer le suivi des stocks ? Pas de panique, le logiciel de caisse certifié NF525 gratuit qu’il vous faut existe… Et il se trouve probablement dans cette sélection.

HelloCash

Le premier logiciel de caisse certifié NF525 gratuit auquel on pense est HelloCash, qui permet de gérer les commandes et les ventes, d’effectuer le suivi des stocks et d’envoyer des communications clients par email.

En n’utilisant que la version gratuite, on ne peut malheureusement pas compter sur des fonctionnalités comme l’application mobile, l’API, la lecture de code-barre, les publicités sur le ticket de caisse ou encore la clôture journalière et automatique en PDF.

C’est le jeu du 100 % gratuit et quand on est une TPE, cela peut suffire !

Rovercash

Autre logiciel certifié NF525 gratuit : Rovercash, une solution gratuite s’adressant aux petits commerçants, les commerces plus importants risquant de se retrouver limités par les fonctionnalités…

En effet, la version gratuite ne prend pas en charge le multi-boutiques, ne permet pas d’obtenir de statistiques poussées, n’offre pas de fonctionnalité API et ne donne pas accès à l’historique des paiements par client ni au programme de fidélité. 

Mais encore une fois, tout dépend des fonctionnalités dont vous estimez avoir impérativement besoin. Si le tout gratuit vous suffit, alors banco !

Quelles sont les alternatives aux logiciels de caisse NF525 ?

À première vue, on peut considérer qu’il n’y a pas d’alternative à un logiciel de caisse certifié NF525, la certification étant une obligation légale. Mais parce qu’on a l’esprit orienté solutions, on en a trouvé plusieurs… Et toc !

En réalité, la certification NF525 n’est pas l’unique certification valable pour attester qu’un logiciel satisfait bien les conditions légales d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. NF525 n’est que le nom de la norme délivrée par l’AFNOR.

On parle juste de “certification NF525” car c’est la plus connue

Mais comme le prévoit le texte de loi cité plus haut (article 105 de la loi de finances pour 2016), le certificat peut être “délivré par un organisme accrédité” – qui peut donc être différent de l’AFNOR (on pense notamment au LNE, qui certifie le logiciel L’Addition) –…

Ou encore “par une attestation individuelle de l’éditeur”, auquel cas il faut procéder à une opération d’autocertification, pour laquelle a par exemple opté le logiciel Tactill.

Avant de souscrire à une offre, assurez-vous donc que le logiciel est bien certifié – par l’un ou l’autre des organismes accrédités, qu’il s’agisse de l’AFNOR, du LNE ou d’un autre – ou auto-certifié !

auteur-juliette Juliette Lécureuil

Journaliste

Juliette est journaliste, rédactrice et community manager freelance.

Diplômée de l’École publique de journalisme de Tours et passée par Prisma Media, l’EFS et LCI, Juliette écrit sur tous les sujets liés à l’entrepreneuriat et aux logiciels B2B.

Ses trois logiciels préférés : Notion pour l’organisation, Indy pour la compta et MerciApp pour l’orthographe irréprochable.

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