4 conseils pour bien préparer sa visioconférence
Gatien Guemas – publié le 21/09/2023
Depuis les récents événements, le télétravail et, par conséquent, la visioconférence sont devenus quasi essentiels pour le bon fonctionnement de nombreux métiers. On ne peut plus s’en passer, car elle permet de communiquer avec toutes les personnes concernées par un projet, quelle que soit leur localisation. Et on le sait tous, la communication est importante pour garantir le succès d’une entreprise.
Ce n’est toutefois pas facile de converser avec des gens à travers des écrans, d’où la raison pour laquelle il faut bien se préparer. Voici nos conseils pour réaliser une bonne visioconférence.
La préparation des matériels
La réussite d’une visioconférence passe avant tout par l’utilisation des bons matériels. Étant donné que tout se passe via un ordinateur, le mieux serait de garantir que tout fonctionne à merveille afin d’éviter la rencontre de bug. Ce bug peut provenir de l’image, du son ou parfois même de la plateforme utilisée. Il est donc nécessaire de bien les choisir.
La caméra
Le choix de la caméra est primordial pour réussir une bonne visioconférence. La qualité de celle-ci doit être irréprochable afin que l’intervenant soit bien visible. Elle doit donc offrir une bonne résolution, permettre de bien cadrer l’ensemble du plan ou encore assurer la stabilité et la netteté des images.
Vous avez désormais plusieurs choix concernant ce sujet, notamment depuis l’explosion du télétravail, des podcasts et des streams. Nous vous en avons sélectionné quelques-unes afin que vous puissiez vous orienter.
- Logitech Brio 4K : qualité d’image supérieure, préréglages, reconnaissance faciale ou encore audio intégré. Les quelques inconvénients : le prix, l’absence de zoom.
- Microsoft LifeCam Studio : résolution haute définition, rotation à 360°, ajustement automatique des couleurs et de l’exposition, fixation facile, prix attractif. Les inconvénients : le design, défaut de la mise au point automatique.
- Anker PowerConf C300 : objectif grand angle, bon réglage de la lumière et de l’exposition, son intégré, prix intéressant. Les points faibles : incompatibilité avec certains systèmes d’exploitation, peut ne pas convenir pour une utilisation individuelle.
Le son
Le son n’est pas non plus à négliger lorsque l’on réalise une visioconférence. En effet, rien de plus embêtant que d’entendre des bruits parasites en fond ou encore pire, mal entendre l’intervenant. Se fier au micro et aux haut-parleurs intégrés de l’ordinateur est une mauvaise idée. Pour garantir le bon déroulement d’une visioconférence, le mieux serait d’investir dans des systèmes audio externes.
Tout d’abord, sachez que la plupart des caméras de visioconférence sont dotées d’un système audio intégré, ce qui peut déjà faire l’affaire dans un premier temps. Toutefois, si vous souhaitez pousser la qualité au maximum, un micro externe est ce qu’il y a de mieux. Voici quelques exemples de micro pouvant convenir aux visioconférences :
- Blue Yeti USB Mic : polyvalent, bonne qualité audio, possibilité de choisir le mode de prise de son, sortie casque, prix intéressant.
- Anker PowerConf : haut-parleur et micro, facile à utiliser, compact (rentre dans un petit sac), qualité sonore raisonnable, prise de son omnidirectionnelle, neutralisation des bruits parasites, connexion Bluetooth, prix raisonnable.
- Samson Go Mic : taille dérisoire (pouvant se fixer sur un ordinateur portable), son clair et précis, deux modes d’enregistrement, connexion USB pour un réglage sur l’ordinateur,
Pour ce qui est des casques, n’importe lesquels conviendront. Cependant, opter pour des oreillettes du style AirPod offre un certain avantage, notamment en termes de liberté de mouvement.
La lumière
Selon certains cas, d’autres accessoires peuvent être nécessaires. C’est par exemple le cas des lumières, car parfois, la lumière naturelle peut ne pas suffire. En effet, selon les conditions météorologiques et l’heure à laquelle se déroule la visioconférence, la lumière du jour peut varier. La vidéo risque ainsi d’être ternie ou assombrie.
La meilleure solution serait d’opter pour des lumières artificielles. Les éclairages habituels de la pièce peuvent convenir dans certains cas. Dans d’autres, il faudrait ajouter des éclairages supplémentaires tels que les rings light.
La plateforme et le réseau
Le choix de la plateforme de visioconférence dépend surtout de vos besoins et de vos attentes.
Il en existe plusieurs de nos jours, les concepteurs ayant profité de la vulgarisation de ce concept. Ces plateformes peuvent vous être proposées en version gratuite ou payante. Selon le cas d’utilisation, il se peut que l’on évite de payer pour communiquer avec ses collaborateurs.
Néanmoins, quelle que soit la plateforme choisie, la visioconférence ne peut pas être réussie sans une bonne connexion internet. Être coupé en pleine explication n’est pas du tout l’idéal dans ce genre de cas, car cela veut dire qu’il faut tout recommencer. Assurez-vous donc que le réseau soit stable avant de débuter la réunion. Au pire des cas, il vaut mieux reporter.
La préparation de l’environnement
Maintenant que les matériels sont prêts, il faut penser à l’environnement dans lequel va se passer la visioconférence. Ce dernier a également besoin d’être préparé afin que tous les participants soient à l’aise.
Le décor
Choisir le décor en arrière-plan d’une visioconférence peut devenir compliqué, notamment lorsque l’on initie le call depuis sa maison. En effet, des apparitions gênantes ou d’éventuels changements peuvent vite survenir et impacter la concentration des autres participants.
De ce fait, le mieux serait de s’isoler dans une pièce à l’abri des possibles perturbations. Pensez également à enlever les décorations qui sont susceptibles de trop attirer l’attention. La plupart des plateformes de visioconférence proposent entre autres de remplacer le fond initial par d’autres fonds plus neutres.
Le poste de visioconférence
Le poste de travail en lui-même doit également être optimisé. Tout d’abord, veillez à vous installer confortablement sur un bon siège afin de ne ressentir aucun gène tout au long de la réunion.
Ensuite, pensez à désencombrer votre table de bureau et à avoir à portée de main tous les documents nécessaires à votre intervention. Organisez-les avec minutie pour ne pas avoir à chercher pendant de long moment le bon dossier.
Il en va de même pour votre ordinateur. Fermez les applications, logiciels et documents qui ne sont pas en lien avec la visioconférence. Cela vous permettra de ne pas être distrait par d’autres tâches.
La préparation de l’intervenant
Une fois l’aspect technique en ordre, il faut passer à l’aspect personnel à savoir vous qui allez participer, voire initier, la visioconférence.
Préparation physique
Côté préparation physique, veillez à être à l’aise, comme ce que l’on vient de mentionner concernant le siège. Portez des vêtements qui vous mettront à l’aise, sans pour autant faire négliger. Gardez en tête qu’il s’agit d’une réunion formelle et qu’il faut donc s’habiller en conséquence. De ce fait, choisissez des vêtements ni trop sobres ni trop criards. Évitez également les rayures et les motifs géométriques trop imposants.
Pensez également à effectuer quelques pauses si la réunion se fait trop longue. Hydratez-vous pendant ce temps et effectuez quelques étirements.
Préparation mentale
Pour ce qui est de la préparation mentale, tout passe par la détente. Essayez de vous déstresser, préparez en amont toutes vos interventions et passez en revue vos documents.
Lors du moment fatidique, prenez une grande inspiration et lancez-vous. N’oubliez pas de faire attention à vos gestes et à votre attitude. Surveillez votre langage corporel et vos expressions faciales, car elle peut induire les participants en erreur.
Les règles à suivre pour réaliser une bonne visioconférence
Il est important de noter quelques règles à suivre pour réaliser une bonne visioconférence. En effet, quelle que soit sa nature, une réunion ne s’improvise pas.
Établir un plan à suivre est toujours une bonne idée dans ce genre de situation. Prévoyez le moment et la durée de chaque intervention et de chaque sujet. Il faut noter que l’intervention d’autres personnes qui ne sont pas les principaux instigateurs de la réunion ne doit durer que quelques minutes tout au plus. La réunion en elle-même ne doit pas non plus prendre trop de temps. Le mieux dans ce cas est de reporter certains sujets à un autre moment.
Pensez à consacrer un peu de temps pour les questions-réponses. Et afin de faciliter cette partie, encouragez les participants à se servir du chat afin de ne pas interrompre le déroulé de la visioconférence. Annoncez également les instants où surviendront les pauses.
Tout ce que vous avez prévu doit être annoncé au début de la réunion. Ainsi, chacun saura ce qu’il faut faire ou ne pas faire.
Sources :
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