Comment choisir son logiciel de caisse ? Nos 8 conseils pour faire le bon choix.

Gatien Guemas – publié le 21/07/2023

“Meilleur logiciel de caisse”, “logiciel de caisse pas cher”, “logiciel de caisse gratuit”… En travaillant le SEO de Tool Advisor et en regardant la Google Search Console, nous voyons tout le chemin qu’il reste à parcourir pour aider les utilisateurs de Tool Advisor à choisir le logiciel de caisse qui leur correspond

OK, choisir le bon logiciel de caisse est compliqué mais ce n’est pas en tapant “meilleur”, “pas cher” et “gratuit” sur votre moteur de recherche préféré que vous allez trouver le logiciel de caisse qui vous donnera satisfaction.

choisir son logiciel de caisse

Si vous cherchez à comparer les différents acteurs, n’hésitez pas à visiter directement notre comparatif des logiciels de caisse, si vous voulez une méthode pas à pas pour être sûr de faire le bon choix, vous êtes au bon endroit.

Vérifiez que le logiciel de caisse enregistreuse est conforme et certifié

C’est la première étape indispensable de votre recherche et le critère numéro 1 pour choisir votre logiciel de caisse enregistreuse.

Votre logiciel doit être conforme à la législation en vigueur depuis 2018 et si possible avoir une certification. Pourquoi si possible ? Parce qu’il existe plusieurs possibilités pour qu’un logiciel de caisse enregistreuse soit conforme :

  • L’attestation individuelle qui peut être délivrée par le logiciel de caisse enregistreuse.
  • La certification LNE délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais aux fournisseurs de caisse enregistreuse.
  • La certification NF525 délivrée par l’Association Française de Normalisation (L’AFNOR).

Les certifications ne sont pas obligatoires mais recommandées.

Un logiciel de caisse enregistreuse certifié est un logiciel de caisse qui répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivages des données. Ces conditions peuvent être attestées par le logiciel lui-même ou par des organismes externes de certification.

Ces obligations concernent tous les professionnels assujettis à la TVA et, vous l’aurez deviné, elles servent à lutter contre la fraude à la TVA.

Arbitrez entre un logiciel spécialisé et généraliste

Dans le monde du logiciel de caisse enregistreuse, il y a trois stratégies de la part des différents acteurs : 

  • Les logiciels généralistes qui répondent à la plupart des besoins (commerçants, commerces ambulants et restaurateurs) ;
  • Les logiciels spécialisés sur un segment (les logiciels de caisse pour restaurants uniquement) ;
  • Les logiciels de caisse hyperspécialisés qui sont des logiciels spécialisés sur une niche d’un segment (vous suivez ?). On peut par exemple citer les logiciels spécialisés sur le segment des cavistes ou sur le segment des restaurants multisites.

Chez Tool Advisor, on aime bien les logiciels hyperspécialisés car ils ont souvent des fonctionnalités dédiées très intéressantes pour leur cible.

Cependant, nous ajoutons des limites à cette affirmation, les logiciels de caisse leaders du marché ont les moyens de s’adresser à de nombreux segments en rivalisant sur chaque segment avec des logiciels spécialisés. Mais gardez notre conseil en tête et regardez s’il existe un logiciel spécialisé pour votre entreprise.

Prenez en compte le matériel dont complémentaire dans votre réflexion

Vous aurez l’air bien malin avec un logiciel de caisse sans matériel. En fonction de votre activité, vous aurez des besoins plus ou moins importants :

  • TPE ;
  • Tiroir-caisse ;
  • Imprimante ;
  • Douchette / Scannette / Lecteur de code-barres ;
  • Balance ;
  • Routeur pour matériel de caisse ;
  • Écran ;
  • Afficheur de prix ;
  • Support pour tablette.

Bref. Cette liste n’est pas exhaustive mais vous voyez l’idée. 

Nous ne conseillons pas le même logiciel de caisse en fonction du matériel dont vous avez besoin. Les logiciels de caisse sont souvent des revendeurs de matériels dont la qualité peut varier.

Si vous êtes Team Apple ou Team Android, sachez que certains logiciels de caisse enregistreuse ne fonctionnent que sur iOS, d’autres que sur Android et enfin certains fonctionnent sur les deux systèmes d’exploitation. Si ce critère est important pour vous, ce qui peut être le cas si vous avez déjà une partie du matériel, vérifiez bien la compatibilité du logiciel avec votre matériel existant.

Listez les fonctionnalités indispensables et les fonctionnalités secondaires

La plupart des logiciels de caisse enregistreuse proposent les mêmes fonctionnalités de base même si la qualité varie d’un logiciel à l’autre :

  • Encaissement en liquide, carte bancaire et ticket-restaurant ;
  • Fichier clients et fournisseurs ;
  • Gestion des stocks ;
  • Gestion du fond de caisse ;
  • Tableaux de bord ;
  • Édition des tickets de caisse ;
  • Programme et carte de fidélité ;
  • Intégrations à d’autres logiciels ;
  • Communication clients.

Pour choisir le logiciel qui correspond le mieux à votre besoin, nous vous conseillons de lister les fonctionnalités secondaires importantes pour vous ce qui permettra d’effectuer un nouveau filtre sur les logiciels de caisse.

Pour vous donner quelques exemples, cela peut être :

  • La qualité du mode hors-ligne ;
  • La présence d’une fonctionnalité “menu digital” ;
  • Le click and collect ;
  • Un module de réservation.

Pour choisir le logiciel qui vous correspond, il est indispensable de bien formaliser votre besoin.

Prix, accompagnement, design : hiérarchisez !

C’est souvent à partir de ce conseil que ça se complique. Il ne s’agit plus de filtrer entre les logiciels de caisse qui vous correspondent et ceux qui ne vous correspondent pas mais de hiérarchiser et d’affiner votre choix.

Nous vous invitons à consulter notre comparatif pour en savoir plus car on y détaille les points forts et les points faibles de chaque logiciel de caisse enregistreuse mais avant ça, nous vous conseillons de classer les critères suivants par ordre d’importance : 

  • Le prix ;
  • L’accompagnement (support, chargé de compte, paramétrage, formation) ;
  • Le design du logiciel (il y a à boire et à manger parmi les logiciels de caisse) ;
  • La facilité d’utilisation.

Certains logiciels de caisse sont très forts sur le design mais sont plus chers, c’est pareil sur l’accompagnement. À vous de voir ce qui est important pour vous pour choisir le logiciel de caisse qui vous correspond.

Nous vous conseillons également de ne pas négliger votre expérience si vous avez déjà utilisé un logiciel de caisse. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel que vous connaissez déjà ?

Découvrez le logiciel de caisse qui correspond à votre profil, vos besoins et vos critères en moins de 2 minutes.

Vérifiez les intégrations avec vos logiciels

Ce conseil est souvent sous-estimé par nos visiteurs. Vous utilisez probablement déjà des logiciels (comptabilité, site interne, TPE) et les logiciels de caisse ne brillent pas par leurs intégrations.

Vous devez absolument vérifier que les logiciels de caisse enregistreuse de votre “short-list” s’intègrent avec vos logiciels existants.

Nombreux sont les utilisateurs de Tool Advisor qui nous contactent en nous demandant si le logiciel de caisse qu’ils pensent prendre s’intègre avec un autre logiciel et la réponse est bien trop souvent non.

Définissez votre budget

Il existe des logiciels de caisse enregistreuse à tous les prix (et même des logiciels de caisse gratuits). Le problème ? Le marché des logiciels de caisse est un des plus opaques au niveau des prix parmi toutes les thématiques étudiées sur Tool Advisor.

Vous aurez du mal à connaître les prix finaux sans passer par la case “devis”.

Évidemment, nous connaissons les logiciels les plus compétitifs (et vous pouvez les retrouver dans notre comparatif) mais le prix final dépend de tellement de critères (matériel, formation, volume de transaction) qu’il est très difficile de classer les logiciels.

Définir votre budget est une étape indispensable dans votre recherche de logiciel.

Choisir un logiciel de caisse moins bon ou qui vous correspond moins pour 50€ en moins par mois est une erreur.

Dans la plupart des cas, vous pouvez choisir votre logiciel de caisse rapidement en faisant un premier filtre en fonction de votre activité et des fonctionnalités puis en prenant ensuite les 3 logiciels avec la meilleure réputation en ligne. Ça tombe bien c’est ce dont on parle dans la partie suivante.

Vérifiez la réputation en ligne

Ah la réputation en ligne ! Tout un sujet chez Tool Advisor et pour nos visiteurs. Soyons clairs : une réputation en ligne ça se travaille.

  • Certains logiciels de caisse n’encouragent pas du tout leurs utilisateurs à déposer des avis en ligne ;
  • D’autres ne sont même pas présents sur les principales plateformes ;
  • À l’opposé, certains logiciels de caisse enregistreuse avec un niveau de satisfaction client plus discutable encouragent, récompensent ou… Paient pour des faux avis.

C’est moche mais ça arrive (on ne vous donnera pas de nom mais on vous voit). C’est pour cela que chez Tool Advisor, nous analysons de manière précise les avis disponibles en ligne et que nous les pondérons en fonction de notre expérience et des échanges que nous avons avec les utilisateurs des logiciels.

Le niveau de satisfaction client dépend souvent de l’accompagnement et de la fiabilité du logiciel. Quel commerçant ne s’est pas déjà retrouvé avec un logiciel de caisse qui ne fonctionne pas et un support injoignable ?

La réputation en ligne doit vous aider à faire votre choix mais elle ne doit pas être le critère numéro 1 selon nous, elle doit vous aider à arbitrer et choisir entre les 1, 2 ou 3 logiciels de caisse sélectionnés.

C’est tout pour nos conseils, nous vous invitons (évidemment – il y avait donc une raison à ce super article) à consulter notre analyse des logiciels de caisse ou à utiliser notre tool advisor qui vous indique automatiquement le logiciel de caisse qui correspond à votre profil et à votre besoin.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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