Les 8 meilleurs logiciels de gestion des notes de frais en 2025
Juliette Lécureuil – mis à jour le 03/03/2025
On nous dit dans l’oreillette que vous n’êtes pas encore équipé d’un logiciel pour notes de frais ?! Inadmissible !
Dans cet article, on vous aide à dire adieu au papier grâce à une sélection des meilleurs outils pour la gestion des notes de frais.
Et parce qu’on est vraiment hyper sympa, on compile le tout dans un magnifique tableau comparatif de ces outils, on liste leurs fonctionnalités essentielles, et on vous aide à choisir celui qu’il vous faut.
Si vous êtes pressé, voici nos coups de ❤️ :
1) N2F, la référence européenne du logiciel pour notes de frais
N2F est une application pour notes de frais made in France (cocorico !), certifiée ISO 27001 et conforme au RGPD, qui facilite la gestion des notes de frais et le passage au zéro papier grâce à l’archivage à valeur probante.
Les avantages de N2F
Doté d’une appli mobile avec scan intelligent, l’outil extrait tout seul les informations de vos justificatifs de paiement, et vous permet ainsi de saisir vos notes de frais en moins de 5 minutes – et par la même occasion, de dire au revoir de manière définitive au papier
Les prix de N2F
Si vous êtes freelance, artisan ou profession libérale – et donc utilisateur unique –, vous devrez débourser 4,8 € par mois facturés annuellement, la note (de frais, ha-ha-ha) grimpant à 6,6 € par mois pour la formule Enterprise avec une gestion multi-utilisateurs.
2) Expensya, l’outil pour notes de frais qui mise sur la transparence
Conçue pour les PME et les grandes entreprises, Expensya est une application pour notes de frais qui permet aux équipes finance de garder le contrôle sur les dépenses de leur entreprise, et aux collaborateurs d’envoyer leurs frais sans contrainte.
Les avantages d’Expensya
On aime Expensya pour sa grande simplicité d’utilisation : à partir d’une simple photo de justificatif de paiement, le logiciel crée une note de frais et convertit au passage la devise si nécessaire.
Mention spéciale pour les fonctionnalités d’IA et de machine learning, qui permettent aux équipes finance d’avoir une vision très claire des dépenses, basée sur des données précises.
Les tarifs d’Expensya
Les tarifs d’Expensya ne sont pas (plus, en réalité) publics mais on imagine qu’ils sont assez proches de ceux affichés en 2023 au moment de la rédaction de la première version de cet article, soit à partir de 5 €/mois/licence, 8 avec l’archivage à valeur légale.
3) Spendesk, la plateforme de la finance connectée
Là où Spendesk se décrivait il y a quelques années comme “une plateforme 7-en-1”, le logiciel pour note de frais se présente aujourd’hui comme un outil au service de la finance connectée, manière de valoriser ses fonctionnalités pour la gestion globale des dépenses.
Les avantages de Spendesk
Spendesk est très complet, s’intègre à votre logiciel comptable, vous permettant ainsi d’automatiser l’intégralité du processus, de faciliter les déplacements de vos collaborateurs mais aussi et surtout, de garder un œil sur les dépenses de votre entreprise.
Les prix de Spendesk
Malheureusement, les prix de Spendesk ne sont (toujours) pas publics. Voilà au moins une chose qui ne change pas dans ce monde en perpétuel mouvement : les logiciels rechignent toujours autant à communiquer leurs prix.
4) Cleemy, l’application pour note de frais de Lucca
Intégrée au logiciel SIRH Lucca, Cleemy est un logiciel pour note de frais qui veut “rendre les comptables heureux” – la bise à votre expert-comptable en ligne –, grâce à des fonctionnalités pour automatiser la saisie et rapprocher les transactions avec leurs reçus.
Les avantages de Cleemy
Cleemy a l’avantage de faire partie de la suite Lucca, qui comporte non seulement l’application Cleemy pour les notes de frais, mais aussi de nombreux autres logiciels pour la finance et la gestion d’entreprise.
Une piste à envisager si vous cherchez un écosystème complet, avec des logiciels non seulement simples à utiliser, mais qui apportent aussi des solutions concrètes à des problématiques précises – ici, gérer les données relatives aux notes de frais de ses salariés.
Les prix de Cleemy
Lucca présente un autre gros avantage : celui de proposer ses logiciels “à la carte”, pour les entreprises qui ne seraient pas tentées ou ne pourraient simplement pas souscrire à la suite complète. Pour utiliser Cleemy, comptez minimum 5,7 € par déclarant et par mois.
5) Jenji, le seul logiciel pour note de frais gratuit
Si l’on vous dit qu’il existe un logiciel pour note de frais 100 % gratuit, vous y croyez ? Bon, comme on l’a déjà dit dans le titre, la question est vite répondue… Mais ce qu’il faut retenir, c’est que l’on tient avec Jenji le logiciel le moins cher de cette sélection.
Les avantages de Jenji
Jenji propose toutes les fonctionnalités essentielles à la gestion des notes de frais pour les indépendants, et dans sa version payante, des fonctionnalités avancées pour optimiser les dépenses professionnelles de sa TPE/PME. De quoi satisfaire tous les niveaux d’exigence !
Les prix de Jenji
Si Jenji Solo est gratuit (vraiment pas cher, donc), il faut souscrire à Silae Expense pour avoir accès à l’archivage à valeur probante, à l’imputation analytique, au workflow de validation, aux champs personnalisés, au système d’alerte RH, etc.
6) Mooncard, la solution intégrée de gestion des dépenses
Comme d’autres logiciels de cette sélection, Mooncard n’est pas un simple logiciel pour gérer les notes de frais de ses salariés en déplacement, mais une solution intégrée de gestion des dépenses en entreprise, du paiement à la comptabilité.
Les avantages de Mooncard
Mooncard est intuitive et présente le gros avantage de fluidifier l’intégralité du processus de note de frais, et de permettre aux équipes finance d’avoir une visibilité complète sur les dépenses et le respect des règles en la matière.
Les prix de Mooncard
On ne peut pas vous dire si Mooncard est plus cher ou moins cher que ses concurrents, pour la simple et bonne (enfin bonne… tout dépend du point de vue) raison que le logiciel n’affiche pas ses prix.
7) iPaidThat, le logiciel de compta avec une appli pour la gestion des notes de frais
Présenté sur Tool Advisor comme un logiciel de comptabilité en ligne pour les TPE/PME, startups et directeurs financiers qui aspirent à gagner du temps sur leur comptabilité, iPaidThat est doté d’un module efficace pour la gestion des notes de frais.
Les avantages d’iPaidThat
iPaidThat permet d’augmenter la productivité en automatisant un maximum d’étapes de la gestion des notes de frais. Tous les documents sont certifiés, horodatés et archivés sur les serveurs de l’éditeur pendant 10 ans minimum… Adieu le papier !
Les prix d’iPaidThat
Malheureusement, il n’est pas possible de souscrire uniquement au module de gestion des notes de frais d’iPaidThat. Mais si vous envisagez déjà d’y souscrire pour upgrader votre logiciel de facturation en ligne, voilà un argument de poids.
Pour souscrire à la formule “Essentiel” (qui inclut la gestion des notes de frais pour un utilisateur), comptez 59 €/mois.
8) Factorial, l’outil RH tout-en-un
Factorial est un outil RH très complet qui s’adresse plutôt aux PME et ETI, et qui inclut des fonctionnalités pour la gestion des notes de frais permettant d’automatiser le processus et de mieux contrôler les dépenses de l’entreprise.
Les avantages de Factorial
On aime Factorial pour ses nombreuses fonctionnalités, son ergonomie et son design, mais aussi pour le gain de temps qu’il offre aux entreprises qui l’utilisent… Vous l’aurez compris, gagner du temps fait partie des choses qui nous rendent heureux dans la vie.
Les prix de Factorial
S’il semble possible de souscrire à des modules “à la carte”, on n’a malheureusement pas accès aux tarifs… Aaah, les entreprises et leur culte de la demande de devis !
Le comparatif des logiciels de gestion des notes de frais
On vous l’a dit : on est hyper sympa. Pour récapituler, voici donc un tableau comparatif des prix des logiciels pour la gestion des notes de frais.
| Pour qui ? | À partir de | |
|---|---|---|
| N2F | Toutes les tailles d’entreprise | 4,8 €/mois (1 utilisateur) |
| Expensya | PME, ETI, grands groupes | A priori, 5 €/mois/licence |
| Spendesk | PME, ETI, grands groupes | Prix non communiqué |
| Cleemy | PME, ETI | 5,7 €/mois/déclarant |
| Jenji | Toutes les tailles d’entreprise | 0 €/mois |
| Mooncard | PME, ETI, grands groupes | Prix non communiqué |
| iPaidThat | Entreprises en quête d’un logiciel de comptabilité en ligne avec module note de frais | 59 €/mois (1 utilisateur) |
| Factorial | PME, ETI | Prix non communiqué |
Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de gestion des notes de frais ?
Un logiciel de gestion des notes de frais, ou incluant un module pour les notes de frais, propose généralement tout ou partie des fonctionnalités suivantes :
- La saisie et la collecte des notes de frais, avec scan et enregistrement des reçus de paiement via une appli mobile et si possible reconnaissance automatique (OCR) ;
- La validation et l’approbation des dépenses, avec un workflow d’approbation personnalisable, avec système de détection des doublons et des fraudes ;
- Le calcul automatique (qui a le temps pour ce genre de tâches facilement automatisables ?!) des indemnités kilométriques ;
- L’archivage à valeur probante des justificatifs pendant au moins 10 ans ;
- La gestion des cartes de paiement physiques ou virtuelles ;
- La gestion de la TVA ;
- L’intégralité avec la gestion et la paie ;
- Un dashboard pour le suivi budgétaire et le reporting en temps réel ;
- Et dans certains cas, la compatibilité avec les cartes bancaires professionnelles.
Comment choisir son outil de notes de frais ?
Le secret, c’est qu’il n’y a pas de secret. Choisir son logiciel de notes de frais, finalement, c’est comme choisir n’importe quel logiciel pour son entreprise : il faut avant tout clarifier son besoin en listant les fonctionnalités dont on a absolument besoin.
Vous verrez qu’en faisant ça, vous allez automatiquement éliminer les solutions auxquelkes ils manquent des fonctionnalités essentielles pour vous, ou vous éviterez de souscrire à des logiciels dont vous n’utiliserez qu’une partie des fonctionnalités.
Ensuite, il faut estimer le nombre de collaborateurs susceptibles d’utiliser la solution (d’autant plus important en ce qui concerne les logiciels de notes de frais que l’on paye généralement au nombre d’utilisateurs), et se fixer un budget.
Pour terminer, plus qu’à faire coïncider besoin et budget avec les différentes offres pour parvenir à une shortlist… Bon courage pour faire votre choix !
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