Signature Électronique Gratuite

Est-ce (vraiment) possible ?

Gatien Guemas – 12/11/2020

Plus de 2700 personnes recherchent une solution de signature électronique gratuite chaque mois sur les moteurs de recherche. Le rapport qualité/prix est le critère le plus important pour plus de 42% des utilisateurs du Tool Advisor sur les logiciels de signature électronique.

Chez Tool Advisor, nous avons étudié les 10 meilleurs logiciels de signature électronique que vous pouvez retrouver au sein de notre comparatif. Parmi eux, seulement 3 proposent un essai gratuit ou une version gratuite.

Nous avons décidé de compléter notre analyse des logiciels de signature électronique en dédiant un article entier sur les solutions gratuites. 

Les essais gratuits de 15 ou 30 jours ne sont pas pris en compte. Nous vous présentons, en plus, 4 solutions de signature électronique gratuites.

Pourquoi certains logiciels de signature électronique proposent des offres gratuites ? Quelle est la valeur d’une signature électronique gratuite ? Comment faire son choix entre gratuit ou payant ? Quel est l’avis de Tool Advisor ? Nous répondons à toutes ces questions !

Quelles sont les différences entre signature simple, avancée et qualifiée

Avant d’attaquer les avantages et inconvénients des solutions de signature électronique gratuites, il est important de définir les différents types de signature électronique. 

Le type de signature découle souvent de la gratuité de la solution. Les différences sont importantes. 

La signature électronique simple

La signature électronique simple comprend toutes les signatures électroniques qui ne sont ni avancées ni qualifiées (oui facile je sais). Il n’existe pas de définition précise de la signature simple. 

Pour être une signature électronique avancée ou qualifiée, il faut respecter des normes là où la signature simple comprend toutes les autres solutions de signature électronique qui ne respectent pas ces normes. 

La signature simple peut être :

  • La numérisation d’une signature sur un document PDF ;
  • L’adhésion à des CGV/CGU ;
  • Une signature sur un état des lieux.

Les signatures simples sont les moins sécurisées et protectrices, le signataire peut tout simplement nier avoir signé et la force probante est moins forte que les signatures avancées et qualifiées même si vous pouvez ajouter des éléments comme l’adresse email du signataire ou son numéro de téléphone. 

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée doit respecter les normes ETSI et eIDAS au contraire de la signature électronique simple. Elle convient particulièrement lorsque les enjeux juridiques sont importants ou dans le cadre de transactions financières

La signature avancée permet : 

  • de vérifier l’identité du signataire ;
  • d’associer un certificat numérique au signataire ;
  • de prouver le consentement du signataire ; 
  • de garantir la non-modification du document.

Les exemples d’utilisation de signature électronique simples sont nombreux : épargne, assurance-vie, compromis de vente ou contrat de prévoyance. 

La signature électronique qualifiées

La signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée sous stéroïdes (on n’est vraiment pas sûr de cette illustration). Elle doit, elle aussi, respecter les normes ETSI et eIDAS. 

La signature électronique qualifiée est beaucoup plus contraignante puisque le processus de vérification de l’identité du signataire est un processus lourd effectué par une autorité de certification ou un prestataire de certification électronique

La signature électronique qualifiée est utilisée dans des cas très spécifiques d’actes authentiques ou d’actes avec les organismes publics

Il n’existe pas de solution de signature électronique gratuite pour la signature électronique avancée. Si vous voulez creuser le sujet, vous pouvez consulter les articles sur le sujet des spécialistes de la signature électronique sur le site de Signaturit ou le blog de Yousign.

signature simple avancée qualifiée

Pourquoi choisir une solution de signature électronique gratuite ?

Les solutions de signature électronique gratuite correspondent aux usages simples où l’expérience utilisateur et l’importance de la signature ne sont pas capitales. 

Une signature électronique simple à tout de même une force probante devant la justice si :

  • L’identité du signataire est vérifiée et que vous pouvez le prouver ;
  • L’intégrité du document est garantie et que sa modification est impossible ;
  • Le consentement du signataire avant la signature peut être prouvé.

En résumé : si juridiquement, les signatures avancées offrent plus de garanties sur le plan juridique ; selon votre usage et votre volume de signatures, la signature électronique simple peut convenir. 

Quelles sont les fonctionnalités absentes d’un logiciel de signature électronique gratuit ?

L’intérêt des logiciels de signature électronique payants ne se limite pas à la seule distinction signature électronique simple, avancée ou qualifiée. Les logiciels proposent des fonctionnalités pour fluidifier l’ensemble des processus qui nécessitent des signatures dans de nombreux domaines : 

  • Banque ;
  • Assurance ;
  • Immobilier ; 
  • Santé ;
  • Service achats;
  • Service commercial ; 
  • Ressources humaines.

Les solutions de signature électroniques gratuites ne proposent pas les fonctionnalités suivantes : 

  • Automatisations ; 
  • Alertes ;
  • Personnalisation ; 
  • Tableaux de bords ;
  • Stockage sécurisé des documents ; 
  • Dossier de preuve ;
  • Envoi groupé, séquentiel ou parallèle ; 
  • Utilisation d’une API ;
  • Outil collaboratif. 

Pour vous aider à y voir plus clair, les logiciels de signature électronique payants conviennent particulièrement aux domaines listées précédemment (banque, immobilier, assurance) où les volumes de signatures, l’importance de la sécurité et de la certification rendent indispensables l’utilisation de logiciels payants.

4 solutions de signature électronique gratuit

Mais tous les entrepreneurs ne sont pas banquiers, assureurs ou agents immobiliers, c’est pour cette raison que nous vous proposons une présentation de 4 solutions de signature électronique gratuites. Contrairement à notre comparatif, nous n’avons pas analysé en détails chacune de ses solutions. Il s’agit plus d’une présentation “simple” que d’une présentation “qualifiée”.

Hellosign

hellosign logo

Hellosign est un logiciel de signature électronique qui propose une version gratuite limitée qui comprend 3 signatures électroniques simples par mois. Cette version n’est valable que pour un seul utilisateur. Le logiciel est étudié en détail dans notre comparatif.

Pour ce prix là, vous n’aurez pas le droit aux intégrations, automatisations ni à la signature électronique avancée. La version gratuite d’Hellosign est à destination des entrepreneurs avec un petit besoin de signature électronique mensuel (3) mais qui souhaite tout de même un logiciel spécialisé.

Eversign

eversign logo

Eversign propose également une version gratuite limitée. Le logiciel payant offre, dans sa version gratuite, 5 signatures électroniques par mois et 3 envois automatiques par l’API. Eversign est uniquement disponible en anglais.

Le logiciel américain jouit d’une belle popularité sur le marché de la signature électronique à côté de ses concurrents Docusign et AdobeSign.

PandaDoc

pandadoc logo

PandaDoc propose la version gratuite la plus “généreuse” parmi les logiciels de signature électronique. Le logiciel américain propose un nombre illimité de signature dans sa version gratuite.

Ce n’est pas tout, le nombre de documents envoyés est également illimité et vous pouvez accepter les paiements par carte bancaire et Paypal au moment de la signature. PandaDoc n’est cependant pas disponible en français. 

La version gratuite de PandaDoc ne comprend pas les modèles de documents, l’utilisation de l’API, les intégrations, la personnalisation et les automatisations. 

SecuredSigning

securedsigning logo

Le dernier logiciel de notre liste des solutions de signature électronique gratuites est encore un logiciel américain Securedsigning. Moins connu que les logiciels précédemment cités, l’entreprise propose une version gratuite pour un utilisateur et pour l’envoi de 3 documents par mois. Techniquement, le nombre de signatures électroniques gratuites est illimité mais avec 3 documents envoyés maximum par mois, on ne peut pas dire que c’est vraiment illimité. 

SecuredSigning est un logiciel en anglais qui propose tout de même les intégrations Google, Dropbox et Onedrive dans sa version gratuite ainsi que les alertes et les templates illimités. 

Nous vous déconseillons l’utilisation de solutions comme SmallPDF et SodaPDF qui, parmi les nombreuses fonctionnalités (compression, fusion et conversion de PDF) proposent la signature électronique mais il ne s’agit pas de logiciel de signature électronique gratuit à proprement parler. 

Récapitulons

Parmi les solutions gratuites, seule Hellosign est disponible en français. Les limites mensuelles de signatures électroniques gratuites sont de 3 ou 5 signatures électroniques sauf pour PandaDoc qui propose une version illimitée. Tous les logiciels cités sont américains, aucun logiciel français ne propose de version gratuite. 

Notre avis sur les logiciels de signature électronique gratuits

94% des entrepreneurs ou décideurs qui utilisent notre outil pour découvrir le logiciel de signature électronique qui leur correspond cherchent un logiciel en français ou ont besoin de plus de 5 signatures électroniques par mois. Nous ne conseillons donc que très peu de solutions de signature électronique gratuites. 

Les logiciels présentés ci-dessus peuvent vous convenir pour des besoins bien précis : faible volume de signature électronique, signature électronique simple et besoins basiques. 

C’est à vous de mettre en perspective les logiciels avec votre besoin et votre profil pour choisir le logiciel de signature électronique qui vous correspond. Vous pouvez trouver d’autres informations supplémentaires sur les prix des logiciels de signature électronique sur notre blog.

Comment choisir son logiciel de signature électronique ?

Pour choisir votre logiciel de signature électronique, ne cherchez pas le meilleur logiciel mais celui qui vous correspond et posez-vous les bonnes questions. 

Avez-vous besoin de la signature électronique simple, avancée ou qualifiée ? Quel est votre volume mensuel de signature électronique ? Avez-vous besoin d’automations, d’intégrations et d’une API ?

C’est peut-être le moment d’anticiper de futurs besoins plus conséquents et d’opter pour une solution sur le long terme. 

Vous pouvez suivre un processus simple pour être sûr de faire le bon choix :

Formalisez votre besoin 

Notez les informations importantes pour connaître précisément les caractéristiques du logiciel de signature électronique recherché. 

  • Nombre d’utilisateurs ;
  • Besoin de l’API ;
  • Besoin d’intégrations (calendrier, Google Drive, CRM, Dropbox) ;
  • Automatisations ;
  • Personnalisation
  • Fonctionnalités qui peuvent faire pencher la balance.

Anticipez vos besoins futurs

Quels seront vos besoins dans 6 mois ou un an. Un logiciel de signature électronique gratuit est-il vraiment la bonne solution ? Le but de cette question est d’être sûr de vos besoins et ne de pas devoir changer votre fusil d’épaule dans quelques mois.

Comparez, testez et arbitrez

Cette phase est une des plus importantes. Le choix de votre logiciel de signature électronique (gratuit ou non) ne s’arrête pas à votre première utilisation. Essayez toutes les fonctionnalités pour voir si le logiciel correspond à votre usage et n’ayez pas peur d’en tester plusieurs. Il sera plus facile ensuite de faire le bon choix.

Choisir la meilleure solution de signature électronique gratuite prend du temps. C’est pour cette raison que nous avons créé Tool Advisor. Nous mettons à votre disposition un questionnaire rapide qui vous oriente vers le logiciel qui vous correspond en 2 minutes.

Gardez une dernière chose en tête lors de vos recherches : le meilleur logiciel de signature électronique gratuit ou payant n’existe pas mais un logiciel qui vous correspond, il y en a forcément un.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Google Analytics, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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