Réussir sa Recherche de Logiciel

En 14 Étapes

Gatien Guemas – 22/09/2020

Vous commencez à nous connaître. Chez Tool Advisor, on aime bien les guides détaillés avec un maximum de conseils.

Nous ne vous proposons pas le top 10 des KPI mais plutôt un guide avec plus de 60 KPI actionnables. De la même manière, nous avons regroupé, détaillé et analysé plus de 20 aides à la création d’entreprise récemment.

Aujourd’hui, nous nous attaquons à votre recherche de logiciel avec un guide complet pour vous aider à gagner du temps et à réussir votre recherche de logiciel.

Spoiler alert : non nous ne vous dirons pas de « passer par Tool Advisor » (quoique), nous vous expliquons avec des exemples concrets les actions à mener avant, pendant et après votre recherche de logiciel.

Formalisez votre besoin

Avant de taper « meilleur logiciel » sur Google ou de demander sur votre groupe Facebook préféré, posez-vous les bonnes questions et posez les bonnes questions aux personnes qui utiliseront le logiciel.

google

Identifiez d’où vient le besoin d’un nouveau logiciel. Est-ce un remplacement ou la recherche d’un nouveau logiciel ? Si c’est un remplacement, pourquoi le logiciel actuel ne vous convient plus ? Si c’est un nouveau logiciel, quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?

Les 8 questions que vous devez vous poser avant d’entamer votre recherche :

  • Quel est l’objectif principal que doit remplir le logiciel ?
  • Avec quels outils doit-il s’intégrer ?
  • Quel est votre budget ?
  • Est-ce qu’une formation en interne sera nécessaire ?
  • Quel est le délai d’implémentation souhaité ? En prenant en compte certains biais qui fausseront votre estimation.
  • Quels KPI vous permettront de juger de l’efficacité du logiciel ?
  • Qui sera responsable du logiciel ?

Connaître les réponses à ces questions vous permettra d’éviter les erreurs classiques comme les problèmes d’adoption du logiciel en interne ou les implémentations/migrations 3 mois après la date fixée par vous-même ou votre manager.

Pour parer à bons nombres de ces problèmes, la solution simple consiste à nommer un responsable de projet.

Nommez un responsable

Le responsable du projet aura la lourde de tâche de veiller à la bonne exécution des étapes clés d’un changement de logiciel. Il devra arbitrer entre plusieurs logiciels, plusieurs fonctionnalités ou plusieurs prix. C’est lui qui veillera aux respects des délais d’implémentation qu’il aura lui-même fixés.

temps

Il pourra centraliser les retours des utilisateurs, organiser des formations et proposer de la documentation. Attention tout de même à garder en tête que si ce responsable part, vous devez avoir les ressources nécessaires (suppléant ou documentation) pour utiliser le logiciel.

Anticipez vos besoins futurs

C’est une des erreurs classiques des entrepreneurs et décideurs lorsqu’ils recherchent un logiciel : le manque d’anticipation.

Checklist logiciel

Où sera votre entreprise dans 1 an ? Vos besoins auront-ils évolué ? L’implémentation de logiciel peut être un processus lourd et chronophage (notamment pour les CRM, les logiciels de comptabilité ou les logiciels de marketing automation).

Concrètement, si votre business plan (le réel, pas le business plan rêvé communiqué aux investisseurs ou vos amis en soirée) indique que votre équipe de commerciaux passera de 1 à 20 en 1 an, privilégiez directement le choix d’une solution pour 20 personnes comme Salesforce ou Pipedrive.

Un autre exemple pour illustrer le besoin d’anticipation est celui des experts comptables en ligne, si votre chiffre d’affaires et vos effectifs augmentent vous pourriez être contraint d’en changer rapidement.

Organisez votre recherche

Pour cela, rien de plus simple. Fixez vous des délais à respecter pour les étapes importantes : benchmark des logiciels, échanges avec les équipes commerciales des solutions sélectionnées, prise de décision, formations et implémentation effective.

Sur la partie recherche pure, essayer d’aller vite est de concentrer toutes vos recherches sur un minimum de temps pour garder en tête un maximum d’éléments.

Rapidité

Sur la partie recherche pure, essayer d’aller vite est de concentrer toutes vos recherches sur un minimum de temps pour garder en tête un maximum d’éléments.

N’assistez pas à trop de démonstration, ne prévoyez pas trop d’échanges téléphoniques ou de réunion avec un trop grand nombre de logiciels. Faites une sélection des 2-3 logiciels qui vous correspondent et ensuite échangez avec eux.

Échangez avec les logiciels

Certains logiciels nécessitent un échange avec des commerciaux d’autres non. Quoiqu’il en soit, soyez vigilants sur les points clés :

  • Est-ce que le logiciel a toutes les fonctionnalités recherchées
  • Quel est le prix final ? Prenez en compte les coûts de formation, les possibles augmentations au bout d’un an et les variations de prix en fonction d’un paiement mensuel ou annuel
  • Quelles sont les conditions d’engagement et de résiliation ?

Certains entrepreneurs et décideurs se concentrent trop sur le prix en oubliant les fonctionnalités. D’autres se laissent convaincre par de bons commerciaux et le prix peut s’envoler.

Concentrez vous sur le gain et non sur le coût

N’hésitez pas à mettre 50 euros de plus par mois dans un logiciel qui vous fera gagner du temps (et donc de l’argent).

Concrètement, un logiciel de comptabilité qui diminue par 2 votre temps passé sur votre compta, un CRM qui permet à vos commerciaux de passer 15% d’appels en plus grâce à de l’automatisation ou un logiciel emailing qui a une meilleure délivrabilité sont des investissements rentables.

C’est à ce moment là que vous devez comparer les objectifs annoncés lors de la formalisation de vos besoins avec les gains proposés par les logiciels. En se projetant un peu en avant, vous mettrez également en perspective ces mêmes objectifs au moment où vous ferez le bilan de votre utilisation du logiciel.  

Arbitrez

La recherche de logiciel n’est pas une science exacte (même si on y travaille). Vous allez souvent devoir arbitrer entre deux ou trois logiciels en fonction du prix, du design ou des fonctionnalités.

Arbitrer

Demandez l’avis d’utilisateurs, vous pouvez en trouver grâce aux avis en ligne ou sur les sites des logiciels, c’est ce que nous faisons et les personnes répondent facilement à vos questions quand vous demandez gentiment.

Évidemment, roulement de tambour, vous pouvez aussi passer par Tool Advisor pour vous aider.

Vérifiez que le logiciel répond à vos attentes initiales

Mettez en perspective les éléments obtenus lors de la formalisation de votre besoin avec les caractéristiques du logiciel. Vérifiez chaque point avant de prendre votre décision.

C’est un garde-fou nécessaire pour être sûre de faire le bon choix. Les attentes et objectifs peuvent parfois évoluer entre le début de votre recherche et votre prise de décision.

Testez le logiciel si possible

65% des logiciels que nous avons étudiés proposent une offre d’essai ou une offre gratuite. Profitez-en !

Testez toutes les fonctionnalités, décelez les bugs. Votre offre d’essai ne doit pas être utilisée « passivement ». L’objectif numéro 1 n’est pas d’apprendre à utiliser le logiciel mais de vérifier les éléments importants pour vous.

Communiquez le changement

Dans le monde idéal des entrepreneurs et décideurs, vous avez fait le bon choix. Ne négligez pas les étapes qui suivent. Elles sont nécessaires à la bonne adoption du logiciel par l’ensemble de vos équipes, qu’elles l’utilisent ou non.

Vous devez annoncer et expliquer aux personnes concernées le changement de logiciel et l’impact espéré sur votre entreprise ainsi que les changements que cela induira dans le quotidien de vos équipes.

Communiquer

Formez vos équipes

L’importance de la formation dépendra du logiciel mais ne négligez surtout pas cette étape qui a un impact positif pour une implémentation de logiciel réussie :

  • Adoption plus rapide par vos équipes
  • Mise en place de processus rigoureux d’utilisation du logiciel
  • Utilisation de l’ensemble des fonctionnalités

Une mauvaise formation peut entrainer une mauvaise utilisation du logiciel. Elle peut aussi entrainer une utilisation trop sommaire où toutes les fonctionnalités ne sont pas utilisées.

Un peu de temps « perdu » en formation entrainera un gain de productivité non négligeable sur la durée.

Prenez les retours

Ce conseil est valable durant toute votre utilisation du logiciel. Demandez aux utilisateurs ce qu’ils souhaitent voir évoluer, les points forts et les points faibles de la solution choisie et les suggestions d’améliorations.

Si certains points sont bloquants pour vous, communiquez-les au logiciel directement. Ces derniers sont souvent ravis d’avoir un retour qui leur permet de connaître les bugs ou les fonctionnalités attendues.

Documentez votre utilisation du logiciel

L’implémentation d’un logiciel doit s’accompagner de la mise en place d’une documentation interne à votre entreprise.

Nous ne vous parlons pas des éléments déjà présents sur le site du logiciel dans une FAQ ou des ressources en ligne. Vous devez documenter de votre côté votre manière d’utiliser le logiciel avec des outils comme Notion.

Modèles, automatisation, processus, droit d’administration, bonnes pratiques, ajout de nouveaux utilisateurs… Le logiciel doit être utilisable en toute autonomie par vos équipes ou votre successeur. Si un utilisateur à besoin du responsable pour changer quelque chose ou pour utiliser le logiciel, c’est que la documentation n’est pas assez complète.

Faites le bilan, calmement

Cela fait maintenant 1 an que vous avez utilisé le logiciel, c’est parfois le moment de vous réengager pour une autre année. Avant cela, vous devez faire le bilan de votre utilisation du logiciel.

Êtes-vous satisfait ? Le logiciel répond-il (toujours) à vos besoins ? Les objectifs sont-ils atteints ? Les utilisateurs du logiciel au sein de votre entreprise sont-ils satisfaits ?

N’ayez pas peur de reconnaître vos erreurs et de vous remettre à la recherche d’un nouveau logiciel. Si vous suivez ces 14 étapes, il y a peu de chances que votre choix soit le mauvais.

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auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Google Analytics, Calendly pour prendre des rendez-vous l’indispensable Suite Google.

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