Quel Logiciel de Gestion pour Association

100% Gratuit Choisir ?

Gatien Guemas – 22/10/2020

23,5%. C’est le pourcentage d’utilisateurs de notre Tool Advisor Association pour qui le prix le plus bas est le critère numéro 1 pour choisir son logiciel pour association. Certaines associations recherchent un logiciel de gestion pour association gratuit. Est-ce possible ? Quelles sont les limites des logiciels gratuits ? Comment faire son choix ?

Après les analyses des solutions de facturation gratuites, des logiciels de visioconférence gratuits et de comptabilité gratuites, nous poursuivons notre analyse des logiciels BtoB en nous attaquant aux logiciels d’association 100% gratuit. 

Logiciel de gestion pour association 100% gratuit : est-ce possible ?

Réponse courte : oui. Contrairement aux logiciels de comptabilité où les solutions gratuites sont très peu nombreuses, la plupart des logiciels pour la gestion d’association propose une offre gratuite.

Nous ne parlons pas d’offres d’essais ou d’offres gratuites limitées mais bien d’offres entièrement gratuites. Cependant, toutes les fonctionnalités ne sont pas présentes. Les logiciels de gestion pour association 100% gratuits proposent souvent une version payante avec plus de fonctionnalités. 

Avant de voir où se situe la frontière entre les logiciels de gestion pour association gratuits et les logiciels payants, nous détaillons les fonctionnalités que vous pouvez retrouver chez les différents logiciels.

Les fonctionnalités des logiciels pour association

Gestion des membres

La fonctionnalité de base de l’ensemble des logiciels pour association est la gestion des membres. Grâce aux logiciels pour association, vous pouvez stocker l’ensemble des informations relatives à vos membres. Le logiciel est souvent un “mini-CRM” pour fluidifier votre relation les adhérents. Il vous permet de :

  • Réunir toutes les informations sur des fiches membres ;
  • Envoyer des communications ;
  • Avoir une visibilité sur le règlement des cotisations ;
  • Connaître l’historique d’achats et les interactions.

Gratuits ou payants, les logiciels étudiés par Tool Advisor respectent tous le RGPD, c’est un des critères pour être présent au sein de notre comparatif des logiciels de gestion pour association.

Gestion des adhésions

Les logiciels pour association vous permettent de gérer les adhésions simplement et en toute sécurité. Les logiciels proposent des modules de paiements sécurisés (par Paypal ou Stripe la plupart du temps). Les prestataires prélèvent souvent une commission sur chaque transaction, indépendante de la volonté des logiciels

La personnalisation de la gestion des adhésions est plus ou moins développée. Selon les logiciels, vous pouvez : 

  • Personnaliser les formulaires ;
  • Proposer des tarifs personnalisés ;
  • Ajouter des messages en fonction du type d’adhésion ;
  • Gérer les réductions ;
  • Ajouter une jauge d’adhésion maximale.

Le transition du fichier excel au logiciel pour association facilite la gestion des factures et des reçus et vous fait gagner un temps précieux.

Collecte de dons

Vous pouvez collecter des dons pour votre association grâce à des modules spécialisés. Don ponctuel, don récurrent, montant minimum ou automatisation des reçus fiscaux, les logiciels de gestion pour association sont un atout considérable pour vos campagnes de récolte de don. 

Les logiciels vous évitent de passer par une plateforme de crowdfunding ou par la méthode plus classique du fichier excel.

Billetterie

Les logiciels de gestion pour association proposent également une partie billetterie pour gérer vos évènements physiques simplement. Vous pouvez personnaliser les tarifs et les réductions, gérer vos transactions en ligne et éditer un billet unique par participant. 

Boutique en ligne

La création d’une boutique en ligne est un autre moyen pour les associations de récolter des fonds tout en proposant des goodies, du matériel ou des vêtements à leurs adhérents. 

Certains logiciels proposent une boutique en ligne qui fonctionne comme un site e-commerce : 

  • Fiche produit ; 
  • Paiement en ligne ; 
  • Options de livraison ; 
  • Gestion automatisée de la partie facturation ; 

En complément d’une boutique en ligne, les logiciels proposent un tableau de bord pour garder un oeil sur vos ventes avec l’état des stocks, le nombre de ventes ou le montant de ventes.

Outils de communication

Evénements, campagnes d’adhésion, ouverture de boutique en ligne, demande d’aides… La communication est une problématique centrale pour les associations. 

Que votre association soit une association sportive, une association culturelle, une association politique ou une association étudiante, vous devez souvent gérer des communications à un grand nombre d’adhérents.

Les logiciels de gestion pour association ont bien compris cette problématique et propose des fonctionnalités pour vous aider. Attention, ces fonctionnalités sont rarement gratuites

  • Envoi d’emails ;
  • Envoi de SMS ;
  • Création de site internet sur le modèle du CMS ;
  • Module gestion de projet.

Il existe pour chacune des fonctionnalités listées ci-dessus des logiciels spécialisés. L’atout des logiciels pour association est de centraliser toutes ces fonctionnalités au sein d’un outil tout-en-un

Comptabilité

Les logiciels proposent une partie comptabilité inégale suivant les logiciels : il s’agit simplement de pré-comptabilité pour certains logiciels quand d’autres proposent l’établissement du bilan en plus du compte de résultat.

Vous pouvez saisir vos recettes et vos dépenses, gérer la TVA et choisir entre la comptabilité de trésorerie ou d’engagement. 

Les fonctionnalités listées ci-dessus ne font pas la différence entre le gratuit et le payant. Pour savoir si un logiciel de gestion pour association 100% est fait pour vous et pour connaître les limites entre gratuit et payant, c’est dans la prochaine partie que ça se passe.

Quelles sont les limites des logiciels de gestion pour association gratuits ?

Les limites des logiciels de gestion pour association 100% gratuits dépendent de deux choses : le nombre d’adhérents et les fonctionnalités

Le nombre d’adhérents

On ne gère pas une association avec 10 membres comme on gère une association avec 1000 membres. Les logiciels pour association adaptent leur tarifs en fonction du nombre de membres. 

Nous détaillerons la limite de membre et le passage du gratuit à payant pour chacun des logiciels dans la partie suivante. Sachez que si certains logiciels restent entièrement gratuits, la limite de la gratuité se situe souvent entre 30 et 50 membres.

Les fonctionnalités 

Certaines fonctionnalités ne sont jamais comprises dans les logiciel d’association gratuits comme l’envoi d’emails, l’envoi de SMS, la création de site internet ou les boutiques en ligne. 

Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, vous devrez obligatoirement souscrire à un abonnement payant ou vous tourner vers des logiciels spécialisés gratuit (Mailchimp pour l’email ou WordPress pour le CMS)

La commission sur les paiements

Lorsque vous avez besoin de gérer les paiements de votre association en ligne (adhésions, dons), les logiciels, sauf exception, prélève une commission. Cette commission traduit les frais facturés par les modules de paiement comme Stripe ou Paypal. 

Cette commission varie en fonction des logiciels, entre 1,4% et 1,9% + un montant fixe par transaction (souvent 0,25%).

Vous connaissez l’étendue des fonctionnalités des logiciels et les limites entre gratuit et payant des logiciels pour association, il est temps de vous présenter les principaux logiciels gratuits et leurs caractéristiques :

5 logiciels de gestion pour association 100% gratuits

Dans cette liste, nous incluons les logiciels entièrement gratuit et les logiciels qui proposent une offre gratuite. 

HelloAsso

HelloAsso 100% gratuit

HelloAsso se définit comme une solution de paiement pour les associations plus que comme un logiciel. La solution est entièrement gratuite et fonctionne grâce aux dons des associations.

Elle compte plus de 100 000 associations utilisatrices de sa solution entièrement gratuite. Contrairement aux autres logiciels de gestion pour association, l’entreprise ne prélève pas de frais sur chaque transaction. C’est donc un logiciel de gestion pour association 100% gratuit

HelloAsso se concentre sur la partie paiement et les fonctionnalités suivantes sont absentes : CMS, envoi d’emails, envoi de SMS, boutique en ligne et comptabilité. 

AssoConnect

AssoConnect 100% gratuit

AssoConnect est, avec HelloAsso, le leader des logiciels pour association. La startup parisienne propose le logiciel le plus complet avec de très nombreuses fonctionnalités : gestion des adhésions, gestion des paiements, comptabilité, CMS, communication et administration. 

Cependant, toutes ses fonctionnalités ne sont pas présentes dans la version gratuite du logiciel. La boutique en ligne et la gestion de projet ne sont pas comprises dans la version 100% gratuite du logiciel. 

De plus, si vous dépassez 30 membres et 100 écritures comptables (par exercice), vous devrez basculer sur la version payante. 

MaCotisation

logiciel pour association gratuit

Le logiciel de gestion pour association MaCotisation propose également un logiciel très complet avec une version gratuite. Le logiciel propose les fonctionnalités suivantes dans sa version classique : collecte de dons, paiement en ligne, CRM, envoi d’emails, gestion des paiements et boutique en ligne. 

La limite de la version gratuite chez MaCotisation se situe au niveau de l’envoi des emails, vous êtes limités à 500 envois par mois. De plus, la commission sur les paiements de la version gratuite est supérieure (2,9% contre 1,4%) à celle de la version payante. 

AssoClub

AssoClub est un logiciel pour association qui propose une version gratuite si votre association ne dépasse pas les 20 membres/contacts. 

La version gratuite comprend le module comptabilité, secrétariat, gestion d’évènement et gestion des adhésions. 

Pour bénéficier des fonctionnalités d’envoi d’emails/SMS, de gestion des paiements et de boutique en ligne il faudra passer sur la version payante. 

Garradin

Garradin est, avec HelloAsso, le deuxième logiciel 100% gratuit de notre liste qui fonctionne sur le modèle du don. Le design a un peu vieilli mais les fonctionnalités sont nombreuses : 

  • Gestion des membres sans limite de membres ;
  • Gestion des cotisations ;
  • Comptabilité à double entrée ;
  • Stockage de documents ;
  • Envoi d’emails (si vous faites un bon pour le fonctionnement de Garradin).

Nous n’avons pas encore analysé en détail ce logiciel qui devrait avoir sa fiche détaillé prochainement.

100% gratuit ou payant : comment faire son choix ?

Tout dépend de vos besoins et de votre association. Gardez en tête qu’il y a souvent une limite de membres dans les versions gratuites qui peut vous faire basculer sur les versions payantes. 

Comparez les logiciels de gestion pour association 100% gratuits en fonction de vos besoins. Les fonctionnalités ne sont pas les mêmes pour chacun des logiciels. Pour vous aider, nous vous proposons un tableau comparatif pour récapituler les différences entre les logiciels pour associations gratuits. 

Les fonctionnalités comprises uniquement dans les offres payantes ne sont pas indiquées mais anticipez votre besoin et la croissance de votre association. Migrer d’un logiciel à un autre peut être compliqué et il peut être plus judicieux de partir tout de suite sur une version payante. 

HelloAsso AssoConnect MaCotisation AssoClub Garradin
Frais sur les paiements 1,9% + 0,25€ 2,9% 0,6% + 0,10€ X
Limite de membres Aucune 30 Aucune 20 Aucune
Gestion des adhésions
Comptabilité X
Boutique en ligne X X X
Site web X X X

Si vous n’avez toujours pas réussi à faire votre choix de logiciel de gestion pour association, n’hésitez pas à utiliser notre Tool Advisor. Nous conseillons des logiciels gratuits et des logiciels payants mais une chose ne change pas : nous vous indiquons le logiciel qui vous correspond automatiquement.

auteur-tool-advisor Gatien Guemas

Fondateur de Tool Advisor

Ses trois logiciels préférés : Notion, Google Analytics, Calendly pour prendre des rendez-vous et l’indispensable Suite Google.

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